La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado la guía ‘Protección de datos y administración de fincas’, un documento que forma parte del conjunto de iniciativas adoptadas por la Agencia para facilitar y fomentar el cumplimiento de la normativa de protección de datos. Esta herramienta es fruto de la colaboración de la AEPD con el Consejo General de Administradores de Fincas (CGCAFE), entidad que engloba 38 colegios repartidos por toda España y 15.500 profesionales.
Salvador Díez es el actual presidente del CGCAFE, Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas, una entidad que este viernes organizó una jornada formativa de sus Juntas de Gobierno para trata diferentes temas.
Uno de ellos fue la privacidad y esa guía que se presentó con la intervención de Jesús Rubí, director adjunto de la AEPD, quien avanzó los cambios más importantes que va a traer el Reglamento Europeo de Protección de Datos “La idea es que nuestros colegiados conozcan con la suficiente antelación los cambios que introduce el nuevo Reglamento Europeo que entrará en vigor en nuestro país en mayo del año que viene”.
En esa relación de diálogo entre CGCAFE y AEPD se constató en su momento que hasta un 10 por ciento de las quejas que recibe nuestro regulador en protección de datos provenía de las citadas comunidades de propietarios “creo que el papel del administrador puede ser clave para que dichas comunidades conozcan de forma progresiva dicha nueva normativa. Tras la reunión que mantuvimos ambos interlocutores tuvimos claro que el siguiente paso era la elaboración de dicha guía centrada en nuestros profesionales y cómo deben gestionar esa privacidad”.
Del mundo de la protección de datos para el presidente de los administradores de fincas de nuestro país, lo que más preocupa es “que al final los propios vecinos de esas comunidades entiendan la normativa y su repercusión. Llegar al usuario final siempre es lo más complicado en este tipo de asuntos. Tenemos situaciones reales en las juntas de vecinos de particulares que acuden a la AEPD cuando en la documentación de esas reuniones se les cita como morosos y acuden al regulador a denunciar ese hecho”.
Sobre la intervención del propio Rubí, Díez destacó su acercamiento práctico a situaciones concretas “como el tratamiento de la morosidad, tanto en las actas y convocatorias como en lo más conflictivo que son los tablones de las comunidades de propietarios. También incidió en la videovigilancia, cuestión que en las grandes ciudades ante los problemas de seguridad son cada vez más habituales esos conflictos entre seguridad y privacidad de los particulares”:
La información referente a comunidades de propietarios es uno de los temas más consultados en el catálogo de preguntas frecuentes de la página web de la Agencia. La AEPD considera que publicar una guía orientada a abordar la protección de datos en las comunidades de vecinos a través de los administradores de fincas contribuye tanto a facilitar el trabajo de estos, ofreciéndoles una información ajustada a sus necesidades, como a mejorar el nivel global de protección de los ciudadanos. Según datos del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas, estos gestionan el 80% del parque total de viviendas en España.
Una herramienta clave para el profesional
‘Protección de datos y administración de fincas’ aborda en primer lugar cuestiones generales de la normativa de protección de datos que se aplican a los administradores de fincas, que actúan por cuenta de las comunidades de propietarios. En este sentido, se incluyen secciones dedicadas a las definiciones de conceptos básicos, a la inscripción de ficheros y el futuro registro de actividades, a la forma de organizar las relaciones entre la comunidad de propietarios y el administrador, y a las principales obligaciones de las partes.
Por otro lado, la guía analiza con detalle algunos supuestos específicos que se plantean con frecuencia ante la Agencia, tanto en forma de consulta como de denuncia: información sobre propietarios con pagos pendientes (publicación en el tablón de avisos de la finca de la identidad de los propietarios deudores y/o de las cuotas vencidas e impagadas), acceso y obtención de copias de la documentación de la comunidad, requisitos para la instalación de cámaras de videovigilancia o tratamiento de datos de empleados.
Aplicación del nuevo Reglamento europeo
El documento recoge la normativa de protección de datos vigente, incorporando también referencias al Reglamento General de Protección de Datos, que será aplicable a partir del 25 mayo de 2018 y que supone una gestión distinta de la que se realiza en la actualidad.
Esta guía puede complementarse con directrices y materiales adicionales destinados a apoyar a las entidades en su adaptación a la nueva normativa. Algunos de ellos pueden ser ya consultados y utilizados por las empresas, incluido el colectivo al que va dirigida esta guía. Así, la Agencia ha publicado recientemente la Guía del Reglamento europeo para responsables de tratamiento, la Guía para el cumplimiento del deber de información y la Guía para la elaboración de contratos entre responsables y encargados. Todas ellas están disponibles en la página web de la AEPD y pueden proporcionar un apoyo útil como complemento a esta guía y de cara al futuro marco normativo.
Fuentes de la AEPD confirmaron a este medio que “Protección de Datos y administración de fincas” es la primera de una serie de guías sectoriales que va a publicar la Agencia a lo largo de 2017, y que abordarán, entre otras materias, el tratamiento de datos en centros docentes, la videovigilancia o la presentación de quejas y reclamaciones en el ámbito de las telecomunicaciones. En cualquier caso, la Agencia Española efectuará una revisión de esta guía para adaptarla plenamente al nuevo Reglamento Europeo en los meses anteriores a su efectiva aplicación.
