Por qué es tan importante la hoja de encargo para los abogados

Habitualmente, la relación entre abogado y cliente tiene el carácter de un arrendamiento de servicios, contrato que no tiene específicos requisitos de forma para su validez. Aunque pueda formalizarse verbalmente, es muy aconsejable que conste por escrito en lo que se denomina hoja de encargo profesional.

Cuántas veces no hemos empezado a trabajar con unas instrucciones verbales y nos hemos arrepentido de no fijar las condiciones de los trabajos en la fase inicial. La relación entre el abogado y el cliente debe basarse siempre en la confianza y transparencia, motivo por el que la hoja de encargo es altamente recomendable, puesto que transmite una imagen de profesionalidad del abogado al cliente, mientras que de cara al abogado transmite tranquilidad, especialmente a la hora de cobrar los honorarios.

Tanto para clientes conocidos como para otros que nos han recomendado pero de los cuales no tenemos referencias, se puede dar el caso de empezar a trabajar y que luego surjan puntos de discusión en cuanto al desarrollo del proceso o su coste, aunque normalmente a esas alturas el abogado ya ha realizado gran parte del trabajo, quedando pendiente la ardua labor de cobrar los honorarios.

Vaya por delante que no hay un formato predeterminado, como ocurre con otros muchos modelos o plantillas que se acaban mejorando con el paso del tiempo y la experiencia. Por ello, cada abogado debe desarrollar su propia hoja de encargo y debe ajustar su contenido a cada caso o asunto concreto para evitar problemas o malentendidos posteriores. En una posible jura de cuentas o reclamación judicial, evitaremos muchos problemas probatorios con el soporte de la hoja de encargo, al ser necesaria la presentación de un escrito de aprobación de mandato por parte del cliente.

Se trata de una forma de establecer el trabajo que va a desarrollar el abogado dentro de un proceso o informe, sirviendo como presupuesto de cara al establecimiento de honorarios y la aprobación de los mismos.

En la hoja de encargo se definirá claramente lo que es objeto de la relación determinando las obligaciones y derechos de ambas partes, debiendo ser lo más exhaustivo posible, con las inclusiones y exclusiones que se consideren oportunas. Un ejemplo es establecer los trabajos en fase extrajudicial y judicial, con los honorarios que correspondan.

Uno de los elementos esenciales es el de los honorarios profesionales, en base a un precio fijo o por horas o conforme a un resultado o cualquier otro sistema que se considere adecuado y no esté en contra de la normativa vigente. En caso de que se pacten honorarios según resultado es importante definir el mismo y las consecuencias de su cumplimiento parcial.

Los criterios orientativos de los Colegios pueden ser una primera pauta. Tan esencial como lo anterior es la forma de pago y los plazos para su liquidación, no olvidando indicar la sujeción al IVA y las posibles retenciones.

Otro de los puntos importantes es la petición de provisión de fondos. Los abogados con mayor experiencia suelen hacer mucho hincapié en este asunto a favor de los abogados que están iniciando su actividad. La provisión garantiza que parte del trabajo se cobra por adelantado y establece un mayor vínculo o compromiso entre el abogado y el cliente.

Por otra parte, el contenido mínimo que debe tener la hoja de encargo es:

DATOS DEL ABOGADO Y CLIENTE 

Haciendo constar todos los datos personales de los mismos. Si es una sociedad profesional habrá que identificarla.

DETALLE DE LOS SERVICIOS QUE SE VAN A PRESTAR

Con el máximo detalle de las diferentes fases y trabajos a realizar en cada una de ellas.

DETERMINACIÓN DE LOS HONORARIOS

La cual debe realizarse con el mayor detalle posible y el cálculo de los mismos para cada una de las fases.

En caso de existir otra serie de costes asociados al servicio, como pueden ser los procuradores o los gastos de notaría, también deben establecerse detalladamente como parte de los gastos del proceso.

CLÁUSULA DE PROTECCIÓN DE DATOS

No deben de olvidarse ciertas advertencias al cliente, tales como la posibilidad de ser condenado en costas si se desestima su petición, que la insolvencia del ejecutado pueda implicar la imposibilidad de cobro de los derechos reconocidos en sentencia o, la posibilidad de delegar una parte del contenido del encargo en sus socios u otros abogados o profesionales.

Después del repaso anterior, creo que es bastante conveniente, sobre todo para abogados jóvenes, pero también para el resto de compañeros que desarrollan esta profesión, el tener siempre una hoja de encargo disponible y bien redactada, para dar la máxima información y credibilidad al cliente, al igual que tener un justificante de los servicios a realizar y un soporte para poder cobrar los mismos.

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