La misión principal de todo departamento jurídico es proteger a la empresa, identificando y mitigando los riesgos de forma proactiva.
Así pues, su función central consiste en gestionar los contratos a lo largo de su ciclo de vida: creación o redacción, negociación o revisión, aprobación, finalización y renovación o cierre.
Si los contratos no se gestionan de forma eficiente, tu empresa corre el riesgo de perder dinero y credibilidad.
De hecho, según la IACCM, la mala gestión de los contratos cuesta de media a las empresas un 9 % de sus ingresos anuales. Asimismo, KPMG asegura que una mala administración de los contratos puede provocar la pérdida de hasta el 40 % del valor de los contratos.
El argumento de la pérdida de dinero y reputación a causa de una mala gestión de los contratos justifica de sobras la optimización de los procesos contractuales a través de la tecnología. Si a ello se une la previsión de que el trabajo remoto se normalice en el sector jurídico, la adopción de un software de CLM ha pasado de considerarse de “deseable” a “vital para el negocio”.
¿Pero cuál es la tecnología esencial para digitalizar y gestionar los contratos y procesos?
Podemos clasificarla en cuatro grandes grupos:
Herramientas de automatización de documentos para la creación de contratos que pueden recortar un 25-30% los costes administrativos asociados a los contratos y reducir un 50% los ciclos de contratación.
Herramientas de colaboración en documentos para la revisión de contratos que pueden hacer más rápida la creación de contratos en un 33%
Herramientas de firma electrónica para la aprobación de contratos. Estas herramientas permiten completar hasta el 82% de los acuerdos en menos de 24 horas y hasta el 49% en menos de 15 minutos. Además, una herramienta de firma electrónica permite ahorrar una media de 30 € por acuerdo al reducir los costes directos y mejorar la productividad de los empleados.
Plataformas seguras para almacenar y compartir contratos, absolutamente indispensables para los departamentos jurídicos por la información confidencial y sensible que gestionan sin contar con que las malas prácticas tecnológicas pueden exponer a las empresas al riesgo de incumplir el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) por no proporcionar información relevante sobre su manera de tratar los datos y demostrar que cumplen la normativa.
En Wolters Kluwer Legal Software hemos desarrollado la guía “Gestión del ciclo de vida de los contratos” donde encontrarás información más detallada de estas cuatro soluciones clave en que deben invertir los departamentos jurídicos para aumentar su eficiencia y dedicar más tiempo a labores estratégicas que aporten un valor añadido.
En esta guía encontrarás las recomendaciones para elegir estas tecnologías:
