Lilian Mateu, consultora en gestión del cambio, experta en metodologías Agile y el Método Kanban y especializada en el sector legal
Lilian Mateu: «El Método Kanban tiene como objetivo encontrar la forma de hacer más eficiente el trabajo profesional»
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14/11/2022 06:45
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Actualizado: 13/11/2022 21:30
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Wolters Kluwer Legal Software presenta la séptima sesión del ciclo de conferencias LegalTech, llamada “Metodologías Ágiles para la Gestión del Cambio en el sector legal: el método Kanban”, de la mano de Lilian Mateu, consultora en gestión del cambio, experta en metodologías Agile y el Método Kanban y especializada en el sector legal, que tendrá lugar el 17 de noviembre a las 17:30 horas.
Lilian Mateu es formadora del programa oficial certificado Legal Kanban Practitioner (LKP) de la Kanban University. Esta formación permite a los profesionales del sector legal, trabajando tanto en despachos y departamentos legales internos, como en empresas Legaltech, iniciarse en el conocimiento y aplicación de del Método Kanban para promover una gestión del cambio evolutiva y el diseño, gestión y mejora de los servicios.
Superar la resistencia al cambio es un desafío. Los profesionales necesitan ser ágiles para reinventar el modelo de los servicios legales, construyendo equipos y organizaciones más maduras y listas para sobrevivir en el día a día de un futuro incierto y en constante cambio. En este contexto, la experta habla con Confilegal para explicar a los lectores qué es el Método Kanban, cómo aplicarlo y los beneficios que aporta.
El cambio de visión en la gestión de nuestro equipo y organización empieza por uno mismo ¿Cree que estamos concienciados sobre la necesidad de adaptarnos a estos tiempos de cambio constante o todavía quedan muchos anclados en la “fase de negación” de la realidad?
Estamos inmersos en tiempos de cambios constantes y acelerados, y lo que está por llegar seguramente es inimaginable, tanto a nivel tecnológico, como social y de mercados. El reto ya no es solo la necesidad de adaptarnos a los cambios constantes a todos los niveles de nuestro entorno, sino la velocidad en que los mismos se suceden.
En mi opinión, la gran mayoría de profesionales en el sector legal es consciente de la necesidad de desarrollo de una capacidad personal de adaptación, así como otras habilidades, como paso previo a poder construir de forma conjunta equipos y organizaciones adaptativas y resilientes, preparadas para asumir cualquier reto que se nos presente.
Sin embargo, si es cierto que, como personas, a menudo nos cuesta encontrar la forma de desarrollar una capacidad de adaptación al cambio, tanto en el plano personal como profesional. Los humanos nos resistimos a adoptar aquellos cambios que nos pueden afectar como personas, pero no nos resistimos a los cambios en sí mismos y menos a los que puedan conseguir que nos sintamos mejor.
Cuando los cambios a los que debemos adaptarnos afectan a nuestra identidad, a nuestra posición social o a nuestras capacidades, nos sentimos inseguros y desarrollamos miedo y ansiedad, y, en consecuencia, resistencia. Me estoy refiriendo a los cambios en los títulos, roles, responsabilidades, en los procesos y en formas de trabajo. Y, por supuesto, en la incorporación de nuevas formas de relacionarnos y en el uso de nuevas tecnologías.
Si, además, pretendemos incorporar estos tipos de cambios, de forma estructural y drástica nos vamos a encontrar con fuertes resistencias y negativas a todos los niveles. Es por ello que la adaptación a estos tipos de cambios debe ser evolutiva e incremental.
Es probable que el público del sector legal no esté muy familiarizado con el Método Kanban u otras metodologías Lean y Agile, muy relacionadas con sectores productivos o de desarrollo de software. ¿Nos podría explicar cuáles son las características principales de este tipo de metodologías?
Efectivamente, el Método Kanban tiene, entre sus orígenes y fundamentos, los pilares del Sistema de Producción Toyota, desarrollado en la industria japonesa productiva y adoptado en occidente bajo el término de pensamiento o filosofía “Lean”.
En relación a la influencia de la cultura japonesa “Kaizen”, destacaría la búsqueda evolutiva de la mejora continua. Esta cultura defiende que cuando la incorporación de cambios conlleven una mejora, a cualquier nivel y en cualquier momento, deberían aceptarse.
Otra característica fundamental es la consecución de la eficiencia apalancada en tres pilares básicos: 1) la reducción de la sobrecarga del trabajo, buscando un necesario equilibrio entre la demanda del mismo y la capacidad para realizarlo, 2) la reducción de la variabilidad de los procesos, más difícil en el sector de los servicios que en el sector productivo y 3) la reducción de las actividades sin valor, muy habituales y a veces imprescindibles en los servicios jurídicos.
Por otro lado, el Método Kanban integra gran parte de los valores y principios de las metodologías “Agile”, que nacen y se desarrollan en el sector tecnológico, desde finales del siglo pasado.
Destacaría como característica principal, la necesidad constante de adaptación de los servicios que prestamos a las expectativas y necesidades de nuestros clientes, incorporando, en cualquier momento, los cambios que sean necesarios para cumplir este fin.
Asimismo, la necesidad de focalizarnos en una entrega de valor rápida, con el consiguiente abandono de sistemas de contratación rígidos y excesivos. Y, finalmente, la consciencia de que nuestros servicios se basan en interrelaciones entre personas y, por ello, deberíamos fomentar la colaboración real tanto a nivel interno, entre personas y equipos, como externo, con nuestros clientes.
¿Qué particularidades aporta este Método para la gestión de despachos y departamentos legales?
El Método Kanban, no obstante, nace y se desarrolla en el sector del software, tiene como objetivo, desde sus inicios, encontrar la forma de hacer más eficiente el trabajo profesional y el conocimiento, en cualquier sector y en cualquier tipo de equipo u organización.
Los profesionales del sector legal están anclados en formas tradicionales de gestión del trabajo, basadas en un modelo de negocio apalancado en la facturación por horas de trabajo.
Me parece importante destacar que el modelo de eficiencia que propone el Método Kanban, se basa en la eficiencia del flujo del trabajo y no tanto en la eficiencia de los recursos. En este sentido, es clave la influencia que pueden llegar a tener en nuestro sector para impulsar y facilitar una evolución del modelo tradicional de negocio del sector jurídico.
Estamos viendo cada día más cómo los clientes buscan propuestas de servicio a precio cerrado y no tanto basado en las horas facturables. Los clientes, cada vez más maduros buscan y requieren rapidez y eficacia en la entrega del servicio y procedibilidad, en términos de coste y tiempo.
La gestión de los servicios jurídicos, sin duda, no es comparable en muchos aspectos a la gestión de servicios de software, logística, marketing, etc. Existen diferencias a muchos niveles, es evidente.
La particularidad que nos aporta el Método en nuestro sector, frente a otras metodologías, es su alta flexibilidad para su implementación en la gestión de servicios de un alto grado de variabilidad y complejidad.
Supongamos que tengo un despacho con uno o dos socios ¿Podemos incorporar este Método también a una organización pequeña?
Los Principios rectores del Método Kanban persiguen la mejora de la entrega del servicio y una gestión del cambio evolutiva y acordada. Como tales, estos principios directrices son aplicables a cualquier tipo de equipo y organización.
A nivel individual, hablamos de Kanban Personal, su aplicación nos beneficia tanto a nivel de control y mejora de la gestión del trabajo personal, reduciendo ineficiencias y mejorando la capacidad de realizar más trabajo, como a nivel de satisfacción y orgullo profesional .
Si bien es cierto que el Método desarrolla su mayor potencial cuando es aplicado a un equipo y evolutivamente a toda una organización, el objetivo principal es la entrega de servicios profesionales adaptados a las necesidades de los clientes, ya sean de un despacho pequeño como de un despacho de gran tamaño.
La creación de un modelo de gestión visual de trabajo que propone Kanban es sencillo de implantar a un nivel inicial. No obstante, una buena implementación para alcanzar niveles superiores de complejidad y beneficios requiere de Formadores y Coaches formados y especializados, y claro, ello supone un coste que no es asequible para cualquier organización.
¿Cómo se beneficia el cliente de aplicar estos cambios en nuestro despacho o departamento jurídico?
El beneficio fundamental que obtienen los clientes es una recepción más rápida y predecible del trabajo que necesitan y solicitan. La visualización del trabajo , además , permite un mejor control del mismo y una mejor gestión colaborativa de los riesgos.
La creación de sistemas de trabajo denominados “pull” en los que se consigue la realización del trabajo de forma auto-organizada y sostenible, un equilibrio en el reparto de las cargas de trabajo en función de la capacidad de los profesionales y de los equipos, una disminución de los bloqueos de las tareas y de los cuellos de botella y una reducción del “multi-tasking” conlleva una mejora en la eficiencia y en la calidad.
Una buena priorización del trabajo, basada en el coste del impacto que ocasiona el retraso en la entrega de valor, nos permite focalizarnos en las actividades que realmente aportan valor a nuestros clientes
Si tuviera que concentrar las virtudes del Metodo Kanban en una sola idea fuerza ¿cuál sería?
El Método Kanban, por encima de todo, tiene como objetivo último la gestión del cambio cultural, necesario para poder implementar nuevas formas de trabajo que nos permitan evolucionar y aportar resultados diferentes a todos los niveles.
Buscamos el fomento de los valores de Transparencia, Colaboración, Equilibrio, Enfoque a Cliente, Flujo de Trabajo, Liderazgo, Entendimiento, Acuerdos y , por encima de todos, el Respeto a las personas.
Usted también imparte formación a profesionales que desean certificarse como Legal Kanban Practitioner ¿Qué ventajas puede aportarnos la profesionalización como expertos en este Método para el sector Legal?
Desde la Kanban University hemos desarrollado una programa formativo en el Método Kanban adaptado, en cuanto a contenido, materiales y objetivos, a los profesionales del sector legal, tanto a aquellos que desarrollan su trabajo en un despacho, como en un departamento jurídico, como en ASLP y empresas legaltech.
El curso certificado Legal Kanban Practitioner, que se imparte actualmente en formato online, tanto en castellano como en inglés, ofrece una formación básica totalmente práctica acreditada para aquellos profesionales que quieran implementar exitosamente el Método Kanban en sus equipos y organizaciones.
El aprendizaje y aplicabilidad del Método es aparentemente sencillo, pero la experiencia en todos los sectores, tanto de los Formadores como de los Consultores y Coaches, nos demuestra que solamente con una formación completa y adecuada a cada equipo y organización puede garantizar los beneficios efectivos que aporta el Método.
Aquellos equipos y organizaciones que intentan aplicar el Método Kanban de forma parcial, cómo por ejemplo, focalizándose sólo en la implementación de una herramienta tecnológica, fracasan en la obtención de resultados satisfactorios.
Por último, sin “spoilers” ¿Qué conclusiones valiosas cree que podrán extraer los asistentes al próximo webinar acerca de la aplicación del Método Kanban a sus organizaciones?
Los asistentes al webinar del próximo día 17 de noviembre podrán entender cómo la gestión visual del trabajo, junto con otras prácticas que propone el Método, y su implementación evolutiva, siguiendo el Modelo de Madurez Kanban, son la clave para mejorar nuestros servicios y accionar un cambio cultural.
¡Después de esta sesión podrán entender que el desarrollo de una capacidad de adaptación constante al cambio, tanto a nivel personal como organizacional, no solo es necesaria, sino que es posible!
¿QUIERES ASISTIR A ESTA SESIÓN DEL CICLO DE CONFERENCIAS LEGALTECH?
Para ello haz clic aquí. La asistencia es gratuita y las plazas son limitadas, por lo que se reservarán las plazas por orden de inscripción.
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