En un entorno que cuenta con grandes avances tecnológicos, muchas asesorías legales corporativas o departamentos jurídicos internos continúan sin cambiar sus métodos de trabajo tradicionales.
Unas veces por carga de trabajo, otras, por desconocimiento de las grandes ventajas que pueden obtener incorporando soluciones tecnológicas y, a veces, incluso por el temor a incurrir en grandes costes.
Lo cierto es que, hoy en día, continúan sin sacar partido a la tecnología y seguimos encontrando situaciones como las que a continuación se detallan:
- Guardar información sensible en el propio móvil, en carpetas locales o en almacenamientos compartidos en lugar de contar con programas específicos para este tipo de información que evitan las brechas de seguridad.
- En grupos societarios con numerosas organizaciones, contar con toda la información de la estructura societaria alojada en una estructura de carpetas. De esta manera, cada vez que se produce un cambio societario, se tiene que proceder a la actualización de toda la documentación asociada al mismo, en lugar de tener una herramienta que, a un solo clic, permita acceder a toda la información societaria actualizada y cumplir, de esta manera, con el requisito legal de la transparencia para accionistas y clientes.
- Firma, aunque sea sin mala fe, de transacciones o contratos por personas sin poder suficiente por no contar con herramientas que indican los flujos de aprobaciones.
- Falta de adaptación de algún contrato ante cambios legislativos importantes por el gran volumen de contratos afectados o, simplemente por error humano. Esta situación podría evitarse con la utilización de soluciones que identifican este tipo de cuestiones y, desde luego, con la necesaria digitalización end to end de todos los contratos.
- No contar con un único punto de almacenamiento de todos los contratos y documentos legales, lo que, ante una auditoría, supondrá una ardua y costosa tarea de localización, sobre todo en organizaciones de gran tamaño.
- Recibir peticiones y consultas de otros departamentos desde distintas vías como la consulta personal, el chat, email, etc. En definitiva, varios medios dispersos mediante los que, al no quedar traqueados los asuntos abiertos, impiden evaluar la carga de trabajo. Esta falta de trazabilidad, control sobre todos los asuntos que están abiertos, consultas pendientes de resolver y, en definitiva, evaluación de la carga de trabajo, se solventaría con una plataforma colaborativa que permita extraer datos del volumen de consultas, así como otros indicadores tales como las materias sobre las que versan o los tiempos de respuesta. Esto, además, ayudaría a los abogados in-house a prestar un servicio de manera más efectiva.
Al respecto, existen en el mercado soluciones tecnológicas que ofrecen a los departamentos legales la posibilidad de optimizar la prestación de sus servicios, maximizando su productividad y rentabilidad.
Así, el gran riesgo de la no adopción del “Legaltech”, entendido como la tecnología para mejorar la gestión y la prestación del servicio en el ámbito legal, es el de dejar de ser competitivos; quedarnos obsoletos en un mercado que avanza no sólo rápido, sino que, me atrevería a decir, a un ritmo sin precedentes.
Hace unos años el coste de las herramientas tecnológicas eran claramente un motivo disuasorio para su adquisición. No obstante, hoy en día existen opciones para los distintos tipos de despachos y departamentos jurídicos de empresas y resultan asequibles.
En definitiva, la incorporación de la tecnología en la gestión de las firmas es, por tanto, una cuestión de actitud, de comprensión de lo que aporta y, desde luego, de asumir que implica dedicar tiempo a conocer cuáles son nuestras prioridades de mejora y qué herramientas están disponibles en el mercado.
