Durante la última sesión del Legal Innovation Days de Wolters Kluwer Legal Software, los expertos José Luis Pérez, Pilar Jaquete, Lorena Salamanca y Manuel Pomares analizarán cómo las metodologías innovadoras y la tecnología pueden ser aplicadas para transformar de manera fundamental la organización y las operaciones de los despachos de abogados.

Rentabilidad y eficiencia: cómo está redefiniendo la tecnología los Despachos

Redacción Confilegal

20/5/2024 13:36

Actualizado: 20/5/2024 17:04

Durante la última sesión del Legal Innovation Days de Wolters Kluwer Legal Software, los expertos José Luis Pérez, Pilar Jaquete, Lorena Salamanca y Manuel Pomares analizarán cómo las metodologías innovadoras y la tecnología pueden ser aplicadas para transformar de manera fundamental la organización y las operaciones de los despachos de abogados.

Lo harán en una mesa redonda que se celebrará el próximo martes 21 de mayo a las 17:30 h y en ella compartirán estrategias y tácticas específicas que los despachos pueden implementar para aprovechar las oportunidades que ofrece la innovación y la tecnología. Además, presentarán estudios de casos de despachos que han adoptado con éxito estas innovaciones, explorando los desafíos que enfrentaron y cómo los superaron.

Con motivo de dicho webinar, hemos tenido la ocasión de charlar con Manuel Pomares, socio director de Pomares Abogados, y con Lorena Salamanca, fundadora y directora de Afiens, sobre sus experiencias y conocimientos acerca de los beneficios tangibles que la tecnología ha aportado a sus organizaciones, así como las estrategias que han implementado para adaptarse a un entorno en constante cambio.

Según vuestra experiencia, ¿qué beneficios tangibles ha aportado la tecnología a vuestras organizaciones en términos de eficiencia y rentabilidad?

Manuel Pomares: Históricamente, muchos. Por poner algún ejemplo, así de primeras, se me ocurre la ampliación de nuestra cobertura territorial facilitada por tecnologías como las reuniones telemáticas, que utilizábamos internamente desde 2017 para reuniones entre abogados del Despacho con distintas ubicaciones, pero que se popularizaron gracias a la pandemia del 2020.

Sin embargo, el gran beneficio tangible nos lo va a aportar la IA. Actualmente estamos desarrollando un proyecto propio con ingenieros ex de Google, que nos va a dar grandes alegrías. La herramienta, pese a que se encuentra en fase experimental, ya es capaz de hacer resúmenes de demandas y de sentencias. En breve, tendremos disponibles funcionalidades tan apasionantes como la detección, cómputo y anotación de plazos en la agenda, o la redacción de documentos jurídicos y escritos procesales.

Lorena Salamanca: La clave del éxito en nuestra trayectoria no consiste en prestar un servicio diferente, sino en pensar cómo hacerlo de la manera más eficiente. Para ello, la tecnología, tanto para una buena gestión interna como para la producción de los servicios, tiene un papel muy importante pues nos agiliza los procesos que, en muchas ocasiones, se hacen de forma artesanal por no pensar en las etapas de su producción y en una mejor manera de hacer las cosas.

Podríamos citar innumerables beneficios en el uso de la tecnología, entre los que destacan:

Reducción del 80% del tiempo empleado en gestión
Reducción de costes en un 70%
Incremento en el control de la gestión documental
Actualización Automática del conocimiento
Mayor calidad de información
Mayor transparencia en nuestros servicios
Reducción en la rotación de equipos
Mejora en los flujos de trabajo

Abordar procesos de cambio entraña riesgos y desafíos, pero no es menos cierto que la situación actual exige ser ágil y mostrar capacidad de adaptación. ¿Podríamos pronunciar aquello de «adaptarse o morir» aplicado a los despachos en nuestro país?

Lorena Salamanca: Sin duda alguna, en el sector jurídico, así como en el resto de los sectores de la actividad empresarial, las opciones son “adaptarse o morir”. Ya no solo debido a los avances en términos de transformación, sino a la velocidad a la que ellos se producen, la adaptación al cambio es indispensable para poder continuar vivo en el tablero de ajedrez.

De hecho, en un sector como es el nuestro, tradicionalmente puede que más lento y reacio que otros en cuanto al abrazo de la innovación, esta realidad puede ser actualmente, incluso más crítica. En mi opinión, las firmas que renieguen de la tecnología se arriesgan, no solo a ser menos competitivos en sus procesos, perdiendo con ello oportunidades comerciales y clientes actuales, sino que perderán competitividad en cuanto a la incorporación de talento emergente. Los jóvenes cada vez más seleccionan a sus empleadores, no solo por su tamaño y reputación, sino por el posicionamiento cultural que tienen ante el cambio y su grado de desarrollo tecnológico para afrontar los retos futuros.

Manuel Pomares: Sí, sin duda. Hay que adaptarse. Particularmente siempre hemos visto la tecnología como una gran oportunidad y no como una amenaza. Continuando con el ejemplo de la IA, se habla mucho del riesgo de pérdida de empleos en el sector legal. Al respecto, lo primero que habría que aceptar es que toda tecnología conlleva unos beneficios muy superiores a los perjuicios que puede conllevar. Ya pasó con el correo electrónico donde vimos quejas de empleados de correos, concretamente de los carteros que llevaban físicamente el correo postal.

La IA es una herramienta que mejora el desempeño de procesos, es un facilitador de determinadas tareas que hacen personas. Ahora muchas de estas tareas pueden ser delegadas en la IA, y esas mismas personas pueden dedicarse a otras labores que generen más valor. Sin ponernos demasiado grandilocuentes, pero sí con cierto tono de humor, podríamos concluir que la IA nunca sustituirá al ser humano porque aquélla no tiene alma. La IA solo sustituirá a seres humanos sin alma.

Más concretamente, ¿De qué manera creéis que está transformando la inteligencia artificial los procesos y el modo de trabajo en las organizaciones legales? ¿Qué otros cambios decisivos observáis en el sector?

Manuel Pomares: Estamos convencidos de que supondrá una oportunidad para los grandes despachos, que son los que más recursos dedican, pero también para los pequeños y medianos. Las grandes firmas tienen la oportunidad a través de la IA de acceder a nichos del mercado legal a los que hasta ahora no podían acceder por estructura de costes. Por su parte, los despachos pequeños y medianos pueden encontrar en la IA un partner ideal para crecer, asumiendo mayor volumen de trabajo sin crear una estructura proporcionalmente equivalente.

Lorena Salamanca: Estamos convencidos de que la IA debe ser tenida en cuenta como una oportunidad para mejorar la eficiencia, y no como una amenaza, pero creemos que, por el momento y actualmente, no está teniendo un papel decisivo en la transformación de los procesos legales. Seguro que lo tendrá, pero por el momento, se trata de una tecnología inmadura que hay que vigilar, analizar y comprender desde la prudencia.

En cualquier caso, soy de la opinión de que será muy útil para ahorrar tiempos y costes en la realización de tareas repetitivas y estandarizables que se basen en patrones históricos, pero nunca sustituirá la capacidad interpretativa que puede tener un equipo con un alto nivel técnico jurídico ante un entorno normativo cambiante, ni la capacidad decisiva en cuanto a personalizar la prestación de servicios a cada caso particular. Por citar una analogía, sucede como con las herramientas de traducción; el visto bueno final lo debe dar una persona con conocimiento en el idioma, la materia y el contexto. O como el piloto automático de un avión; ante un despegue, un aterrizaje o un entorno complejo o cambiante, la inteligencia humana jamás será sustituida.

¿Cómo pueden gestionar las organizaciones el escalado de estas soluciones tecnológicas, así como los cambios estratégicos, a medida que su organización ha crecido o cambiado? No sé si podéis compartir alguna experiencia personal o profesional.

Lorena Salamanca: Para nosotros ha sido fundamental el hecho de disponer de una cultura de gestión de proyectos y de procesos. Consideramos que antes de incorporar una solución tecnológica es fundamental sentarse y reflexionar acerca de que hacemos, como lo hacemos y como debemos mejorar. Para ello, una buena gestión de procesos y proyectos ayudan a la incorporación de las soluciones tecnológicas idóneas para cada organización, pues cada despacho tiene su modus operandi y su propio modelo de negocio.

Para una firma como Afiens, especializada en la externalización de servicios legales, tanto a despachos como a departamentos jurídicos internos, la estandarización de procesos era fundamental, y para ello buscamos en el mercado las soluciones más idóneas para llevar a cabo nuestra misión. Nuestro lema es que la tecnología tiene que estar al servicio de tus necesidades, y no al revés.

Por último, y teniendo en cuenta la creciente complejidad técnica de las herramientas, considero indispensable contar con un departamento interno de IT, que esté en permanente interlocución con el departamento de operaciones, pero separado. Los abogados deben ser abogados, y delegar los asuntos técnicos en profesionales cualificados para ello. De esa forma no verán la tecnología con reticencia y escepticismo, sino como una verdadera oportunidad para eficientar su actividad.

Manuel Pomares: En nuestro caso la gestión de este escalado tecnológico lo estamos llevando a cabo gracias a tres factores:

La contratacion y gestion del talento: sin las personas adecuadas, con un perfil muy adaptativo, no es posible implementar cambios tecnológicos;
El diseño y mejora constante de las operaciones: debe existir en toda la Firma una búsqueda constante de la mejora, partiendo de la premisa de que todo es mejorable. Lo que funciona hoy no tiene porqué funcionar mañana.;
La participación activa en la creación y desarrollo de tecnología: entendemos que no basta con esperar a que otros desarrollen soluciones tecnológicas y luego implementarlas. Es difícil pero, en la medida que sea posible, hay que intentar ser parte del cambio. Eso permite ser pioneros y participar en la creación de nuevas soluciones tecnológicas.

¿Qué aprendizajes valiosos se podrán llevar los asistentes al próximo webinar para sus organizaciones?

Manuel Pomares: Hay que ser conscientes de que cuando una tecnología se pone de moda aparece el “fomo”, que dificulta la detección de aquello que puede aportar un mayor o menor valor a los procesos propios.

Lo importante es que traten de participar en el cambio, que sean proactivos con respecto a la tecnología. ¿Cómo? Pues en primer lugar, experimentando, probando tecnologia que hayan creado otros. Y a continuación y si es posible, participar en la creación y desarrollo de nuevas tecnologías. Sin miedo. Lo peor que puede pasar es que no resulte. Pero el aprendizaje en este campo siempre será útil.

Lorena Salamanca: Que la tecnología debe ser considerada como un elemento más a incorporar en la organización, complementaria pero no sustitutiva; que debe existir una buena gestión de recursos humanos. Involucrar a todos en la cultura de innovación y adaptación al cambio, pero de una manera ordenada, colaborativa, e interdepartamental; y también nos ayudará a entender las necesidades de nuestros clientes. Situarles en medio de la estrategia, e incorporar solo aquello que aporte valor.

Puedes apuntarte al webinar haciendo clic aquí.

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