Javier Puyol es, sin duda alguna, uno de los autores más prolíficos en este campo y en el de las nuevas tecnologías; desde Puyol Abogados, firma que abrió recientemente, se ha convertido en uno de los referentes obligatorios. Confilegal.
Javier Puyol: «La elaboración de un código de cumplimiento normativo se justifica en las nuevas obligaciones legales»
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18/1/2017 06:00
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Actualizado: 18/1/2017 08:42
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Javier Puyol, magistrado excedente, doctor en Derecho por la UNED, y socio director de Puyol Abogados, es uno de los grandes expertos españoles en materia de cumplimiento normativo, o «compliance», como también se denomina a esta especialidad. Su último trabajo, el libro «Criterios prácticos para la elaboración de un código de compliance» -editado por Tirant Lo Blanch- es una buena prueba de que va a la vanguardia en este campo.
Se suele decir que lo evidente es lo que nadie ve hasta que alguien lo explica con claridad. «Criterios prácticos» es un buen ejemplo de esa afirmación. Porque es una guía exhaustiva para que cualquier empresa elabore su código de cumplimiento normativo interno. Lo que se necesita para afrontar esta asignatura que la mayor parte de las sociedades tienen que afrontar.
Como suele ser habitual en uno de nuestros mejores columnistas, el libro está escrito es un lenguaje claro y asequible. Podría haberlo titulado también «Todo lo que usted quiere saber sobre cómo elaborar un código de cumplimiento normativo y no sabía dónde encontrarlo… hasta ahora».
«La elaboración de un código de cumplimiento normativo se justifica en las nuevas obligaciones legales que se establecen para las empresas y demás personas jurídicas derivadas de las reformas operadas en el Código Penal sobre las bases de las Leyes Orgánicas 5/2.010, de 22 de junio y 1/2.015, de 30 de marzo, ambas modificadoras del Código Penal de 1.995», explica Puyol.
«A consecuencia de las mismas, y sobre la base de dicha regulación punitiva, se ha lanzado más que un mensaje, una auténtica obligación generadora de responsabilidad para las personas jurídicas, en el sentido de que han de desarrollar una labor preventiva en la comisión de delitos, anteponiendo los medios necesarios y adoptando aquellas medidas que sean convenientes en aras de evitar que se comentan los mismos en el seno, o por medio de su organización», añade abriendo la conversación.
¿Para qué sirve un Código de cumplimiento normativo?
Un código de cumplimiento normativo de empresa o de una persona jurídica está constituido por un documento redactado voluntariamente por la misma en el que se exponen los principios, los valores y los criterios éticos y de responsabilidad social empresarial que la empresa se compromete a seguir, y que lo abre a sus empleados, a sus colaboradores y a sus proveedores, a sus stakeholder, pero sobre todo al mercado en general.
Un código de conducta está orientado a recoger un conjunto de normas y reglas que determinan cual es el comportamiento ideal o el más adecuado para los empleados o profesionales que interactúan en el seno de una empresa, proyectando su influencia tanto en las relaciones internas como externas de la propia empresa, y ello sin olvidar otras facetas como pueden ser el hecho dar cumplimiento a los valores propios de la responsabilidad empresarial, o prevenir y tratar de evitar determinados comportamientos, que pueden ser constitutivos de ilícitos penales y administrativos, y que tanto afectan a la reputación y a la imagen de la empresa.
¿Cuál ha sido su objetivo con su publicación?
Dentro de los objetivos perseguidos por dicha publicación ha sido aportar desde una visión práctica el análisis de uno de los principales componentes del cumplimiento normativo en la actualidad. En numerosas ocasiones al hablar de cumplimiento normativo, o de “compliance”, se piensa de manera exclusiva en la responsabilidad penal de las personas jurídicas o empresas, cuando realmente lo importante, como antes indiqué, son los valores, los criterios y la visión de responsabilidad empresarial que la persona jurídica quiere asumir.
Son como dijéramos los pilares de la actuación sobre los que se ha de cimentar su actuación negocial y social. Sobre tales valores y principios se ha de asentar la responsabilidad penal, pero no aquella sobre esta.
¿Deben conocerlo todos los trabajadores?
Sin lugar a duda, la respuesta ha de ser afirmativa. Estamos hablando de valores compartidos y asumidos. La labor de difusión por parte de la empresa trasciende a ello para convertirse en una obligación y en una responsabilidad.
Para lograr esta finalidad, la empresa debe utilizar los canales adecuados de comunicación internos, de modo y manera que los trabajadores no sólo conozcan suficientemente el contenido del código de cumplimiento normativo, sino que los vivan y asuman como propios dichos valores en el ámbito de sus relaciones laborales, profesionales o comerciales.
Al hablar de cumplimiento normativo, o de “compliance”, se piensa de manera exclusiva en la responsabilidad penal de las personas jurídicas o empresas, cuando realmente lo importante son los valores, los criterios y la visión de responsabilidad empresarial que la persona jurídica quiere asumir
Desde su firma, Puyol Abogados, el autor se ha centrado de forma particular en dar respuesta a las dudas que la implantación del cumplimiento normativo está dando lugar. Confliegal.
¿Es de obligado cumplimiento?
La empresa ha de asumir en sus relaciones internas, pero también en las externas el cumplimiento los principios y valores que componen dicho Código. El mismo se corresponde con los compromisos que de manera voluntaria una empresa se compromete a desarrollar frente a la sociedad en general, pero desde un punto económico, con los mercados y específicamente con los ciudadanos.
No cumplirlos, llevaría consigo una pérdida de credibilidad en general, lo que supone, en definitiva, una quiebra de confianza en el desarrollo de sus actividades, con las consecuencias que de ello se derivan tanto desde un punto de actividad negocial o económica como puramente social.
¿Un código de cumplimiento normativo es como «la Biblia» del responsable del cumplimiento normativo?
Yo lo definiría como un punto de partida, del que la persona jurídica no debe separarse. Pero el responsable de cumplimiento normativo ha de procurar que, con su actividad constante, el crecimiento ético de la empresa sea sistemático y permanente.
Constituye una realidad cierta que nos encontramos en la sociedad del conocimiento, en la que cada día los mercados y los ciudadanos están más informados, y exigen a las empresas que sean más respetuosas con los compromisos asumidos, teniendo presente que la enorme competencia en el mundo de los negocios, se está decantando, cada vez más, por la información que una empresa sea capaz de transmitir públicamente sobre el cumplimiento de sus valores y de sus principios, que informan su actividad negocial y su visión de la sociedad.
Entre los criterios prácticos para la elaboración de un Código de esta naturaleza usted pone como primera condición el respeto a los derechos humanos, ¿por qué?
Los derechos humanos básicamente constituyen aquellas condiciones instrumentales que le permiten a una persona su realización.
Las empresas se cimentan sobre personas, y muy particularmente sobre los valores y principios que las mismas asumen y comparten. En la base de todo planteamiento de cumplimiento normativo, sin lugar a dudas, el punto de partida inicial se encuentra en el respeto a los derechos humanos. Si una empresa los observa, podrá construir códigos de cumplimiento adecuados y socialmente responsables.
En su defecto, estamos en presencia de pronunciamientos meramente formales, desprovistos de cualquier materialidad orientada a la responsabilidad empresarial, y esta situación es detectada finalmente por los mercados y consumidores, lo que conllevará un importantísimo descrédito para la actividad y la imagen o reputación de la empresa.
Se puede afirmar, que el cumplimiento y la observancia de dichos derechos, no sólo es recomendable desde el punto de vista social, sino que desde la perspectiva puramente negocial o económica, es muy rentable.
También la igualdad de oportunidades y la no discriminación. ¿Es cometido del responsable del cumplimiento normativo vigilar que eso se cumpla?
La igualdad de oportunidades es un modo de concebir la justicia social, según el cual un sistema es socialmente justo cuando las personas tienen potencialmente las mismas posibilidades de acceder al bienestar social poseen los mismos derechos políticos y civiles y el principio de no discriminación en el ámbito laboral se define como cualquier distinción, exclusión o preferencia basada en motivos de raza, color, sexo, religión, opinión política ascendencia nacional u origen social, que tenga por efecto anular o alterar la igualdad de oportunidades o de trato en el empleo y la ocupación.
Estos planteamientos, siguen teniendo manifestaciones concretas dentro del ámbito de las empresas que es necesario erradicar de una vez por todas.
Hay discriminación en el trabajo, por ejemplo, cuando una persona profesionalmente calificada, pero por el hecho de ser mujer no se le contrata para un empleo, o no se le promociona adecuadamente cuando le correspondería, o cuando los trabajadores son víctimas de acoso laboral por causa de su afiliación sindical, o por ejemplo, cuando un trabajador emigrante cobra un salario inferior al de un trabajador nacional por un empleo idéntico, etc.
Este conjunto de valores constituye un baldón inexcusable en las relaciones laborales y profesionales en el ámbito de la empresa.
El responsable de cumplimiento normativo debe velar porque exista dentro de su ámbito de actuación, y de manera efectiva, unas políticas que garanticen de manera adecuada la igualdad de oportunidades entre todos los trabajadores, evitando cualquier situación de hecho o de derecho que conlleve a cualquier clase de discriminación, en el sentido peyorativo del término.
Las relaciones de parentesco por consanguinidad o afinidad (padres, hijos, cónyuges, hermanos, suegros o cuñados, por ejemplo) producto de relaciones legales y/o de hecho, que existan entre trabajadores de la empresa y contratistas, proveedores, clientes u otras personas relacionadas son fuente potencial de conflictos de intereses
El código de cumplimiento normativo supone, en el fondo, un protocolo de buenas prácticas, en todos los sentidos, para la empresa el cual tienen que «metabolizar» todos los que forman parte de ella. Confilegal.
¿Por qué le da tanta importancia al hecho de que empleados que sean parientes puedan compartir alguna responsabilidad en el control de activos de la empresa?
Un conflicto de intereses surge cuando una persona, como empleado o profesional en el seno de una empresa o persona jurídica, se encuentra influenciado por consideraciones personales al realizar su trabajo. Así, las decisiones son tomadas sobre la base de razones erróneas, subjetivas y casi siempre equivocadas.
Debe tenerse presente en este sentido, que los conflictos de intereses, incluso cuando las decisiones tomadas son correctas, pueden ser muy dañinas y perjudiciales para la reputación de una organización, y erosionar la confianza que los mercados y los consumidores hayan depositado en ella.
Como muestra de ellos, las relaciones de parentesco por consanguinidad o afinidad (padres, hijos, cónyuges, hermanos, suegros o cuñados, por ejemplo) producto de relaciones legales y/o de hecho, que existan entre trabajadores de la empresa y contratistas, proveedores, clientes u otras personas relacionadas suponen potencialmente la producción de conflictos de intereses, siendo a tales efectos determinante la actuación del responsable de cumplimiento normativo a los efectos de evitar de que dichas situaciones lleguen a producirse o que, en el caso de que yo no resulte posible evitarlas, se realice una gestión adecuada de los conflictos de interés producidos, de acuerdo con los principios y reglas de transparencia que la misma empresa se haya impuesto voluntariamente.
¿Se puede deducir que estos Códigos no ven bien el nepotismo? También aborda la violencia en el trabajo. ¿Por qué lo considera tan relevante?
El nepotismo es una forma particular del conflicto de intereses. Aunque la expresión tiende a ser usada de manera amplia, se aplica estrictamente a una situación en la cual una persona usa su poder en el ámbito de la empresa o de la persona jurídica con el fin de obtener un favor, con frecuencia ello se concreta en un trabajo, para un miembro de su familia.
La prohibición del nepotismo no es un criterio de no-familiares, pero sí le prohíbe a un empleado o profesional usar o abusar de su posición en la organización para obtener trabajos o favores para los miembros de su familia.
El objetivo no es evitar que las familias trabajen juntas, sino evitar la posibilidad de que dicho empleado o trabajador pueda favorecer arbitrariamente a los miembros de su familia en el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas dentro de la empresa.
Idénticos argumentos pueden sostenerse con relación a la violencia en el lugar de trabajo, que como es obvio, es necesario erradicar con firmeza.
Por todo ello, es evidente que en el ámbito del cumplimiento normativo se tiene mucho que decir, y mucho más que actuar para prevenir y evitar, y en su caso, corregir, la producción de situaciones como las descritas, y que a la postre, tal como se ha dicho anteriormente, conllevan un enorme descrédito y desprestigio para la empresa, que obviamente redunda en perjuicio de todos.
De la misma forma, contempla el problema del alcohol y las drogas en la empresa. Es algo de lo que no se habla mucho. ¿Es un problema importante?
Si, sin lugar a dudas lo es. El nivel de cumplimiento con relación a la responsabilidad y el compromiso que la empresa tiene asumido sobre esta cuestión, también se tiene que evidenciar mediante planes y políticas específicas para atajar este problema, que no es exclusivo de las personas jurídicas, pero sobre el que existe la necesidad de actuar con firmeza.
Debe tenerse presente que, ante todo, la empresa es responsable de la seguridad y salud de los trabajadores y profesionales que prestan en ella sus servicios, no pudiendo pasarse por alto que la accidentalidad derivada del consumo de drogas y alcohol, es al menos es tres veces superior en el personal que consume dichas sustancias frente a la del personal que no consume.
Por ello es importante que la empresa asuma como principios de actuación la garantía de ayudar a sus empleados y profesionales a tener buenos hábitos de salud, y, por lo tanto, implantar estrategias destinadas a modificar las actitudes individuales y colectivas del mismo, al que es necesario concienciar y sensibilizar sobre sus hábitos y estilos de vida saludables, y transmitirles y hacerles entender los riesgos que el consumo de dichas sustancias conlleva.
En materia de cumplimiento normativo, el control sobre el cumplimiento sobre salud laboral y seguridad se está constituyendo en uno de los principios básicos de la actividad empresarial, donde socialmente, desde todas las instancias, se reclama a las empresas una especial atención y tutela con relación a la existencia y cumplimiento de estas políticas.
Se hace preciso generar un entorno de transparencia, en el que poder establecer elementos de control interno, que se han de comunicar a los empleados, proveedores, contratistas y todos aquellos con quien la empresa colaboré o las personas que actúen en nombre de la persona jurídica
¿La lucha contra el soborno, el fraude y la corrupción dentro de la empresa son también prioridades?
Ciertamente que lo son. Y desde el ámbito del cumplimiento normativo de la empresa o persona jurídica, debe emprenderse una lucha decidida para combatir tales situaciones.
Ello determina llevar a cabo políticas las que se informe a todos los grupos de interés, de manera regular, oportuna y fiable acerca de las actuaciones que se estén llevando a cabo, así como de los sistemas para la identificación, la gestión y el control del riesgo en esta materia.
Se hace preciso generar un entorno transparencia, en el que poder establecer elementos de control interno, que se han de comunicar a los empleados, proveedores, contratistas y todos aquellos con quien la empresa colaboré o las personas que actúen en nombre de la persona jurídica.
Es importante tener en cuenta, la existencia del deber de informar ante cualquier hecho constitutivo de delito, fraude o irregularidad a través de los canales que la propia empresa haya establecido a tal efecto. Y finalmente, otro elemento de singular importancia está constituido por el hecho de asegurar que las cuestiones relativas al fraude, la corrupción y el soborno estén siempre incluidas en los procesos de análisis vinculados a la compra de activos, a la participación en sociedades o al establecimiento de acuerdos para la promoción u operación conjunta de proyectos o actuaciones.
En todo caso, las exigencias derivadas hoy en día del cumplimiento normativo exigen que la empresa muestre siempre su mayor diligencia en la prevención y control, así como la pública denuncia, y la reparación de los efectos derivados de estas cuestiones.
¿Por qué son tan importantes las relaciones con los socios comerciales y los proveedores como para incluirlas en un Código de este tipo?
Debe tenerse en cuenta que los proveedores intervienen activamente en la creación de la cadena de valor de la empresa o de la persona jurídica, y en un sentido amplio, deben serle aplicados los mismos principios que rigen para aquella.
Desde la perspectiva de cumplimiento, a todo proveedor debe serle exigido que cumpla con la legislación vigente, evitando la incursión en cualquier conducta que, incluso sin violar la ley, sea éticamente reprochable y con ello pueda perjudicar la reputación de la empresa, y producir consecuencias perjudiciales para ella y su entorno.
No hay que olvidar que la responsabilidad penal de las personas jurídicas puede abarcar la actuación de sus proveedores, que en muchas ocasiones se encuentran dentro del perímetro de la empresa, y la responsabilidad empresarial exige la adopción de medidas adecuadas para prevenir y anticiparse a la posible comisión de delitos.
En este sentido, por ejemplo, cuestiones como la integridad empresarial, la competencia legal, el respeto a la privacidad y la propiedad intelectual, el respeto a los derechos humanos, o la sostenibilidad, cobran especial importancia, y constituyen temas que los responsables de cumplimiento normativo de la empresa, deben verificar y vigilar atentamente también.
Es importante tener en cuenta, la existencia del deber de informar ante cualquier hecho constitutivo de delito, fraude o irregularidad a través de los canales que la propia empresa haya establecido a tal efecto
Javier Puyol es el socio director de Puyol Abogados, una nueva boutique legal especializada en el mundo de las nuevas tecnologías y el cumplimiento normativo. Confilegal.
En su libro, que es exhaustivo, trata desde la imagen de marca, la propiedad intelectual, el uso y protección de datos de carácter personal, la información confidencial y privilegiada y la seguridad de la información. No se le escapa nada. ¿Se supone que con la implantación de los códigos éticos en las empresas se prevendrá la comisión de actos delictivos por parte de las empresas?
Todo es perfectible incluso los propios códigos de cumplimiento. Un proyecto de “compliance” puede ser excelente y sin embargo, la persona jurídica ser imputada.
No obstante ello, estas cuestiones que se apuntan, y que son recogidas en el libro, tratan de ser una guía, una hoja de ruta en la que se abordan estas cuestiones y otras muchas a las que los responsables de cumplimiento normativo deben prestar una especial atención en aras de mitigar toda clase de responsabilidades.
Muchas veces se piensa que el respeto a estos valores y principios está ordenado exclusivamente, en orden de la evitación de incidencias y contingencias de naturaleza penal en el seno de la empresa.
Pero todo esto va mucho más allá. Tener hechos los deberes en materia de cumplimiento normativo, y realizarlos cotidianamente de manera adecuada evita conflictos de toda clase en el ámbito de actuación de persona jurídica y refuerza considerablemente su imagen de marca y su reputación, cuestiones que hoy se hacen imprescindibles para la perdurabilidad y la sostenibilidad de una empresa.
Debe indicarse, asimismo, que la implantación de estos códigos éticos constituye una práctica normal que las empresas deben necesariamente asumir, como un elemento más de su estructura y su funcionamiento.
Usted es uno de los grandes expertos en cumplimiento normativo en nuestro país. ¿Están las empresas concienciadas en su implantación?
Le agradezco mucho la mención. Cuando uno se reúne con empresarios y abogados, constituye una idea muy repetida el hecho de por qué razón, la implantación de las obligaciones derivadas del cumplimiento normativo, va a tener más éxito que la llevada a cabo en otras materias con sanciones penales o pecuniarias elevadas, cuando el desarrollo de las mismas, no ha gozado del ritmo o de la velocidad deseada.
Y la respuesta debe encontrarse en que el establecimiento de normas de carácter represivo no garantiza la asunción colectiva de la norma, aunque inicialmente pueda parecer lo contrario. Para que las normas sean asumidas por la ciudadanía, y en este caso por las empresas se requiere algo más. Deben pasar, en primer término, al acervo común de las relaciones sociales. Los ciudadanos como consumidores deben asumirlas como propias.
Y al mismo tiempo, deben ser consideradas como necesarias en el desarrollo de las actividades económicas y negociales. Y este precisamente, es el caso de las derivadas del cumplimiento normativo.
Solo cuando el empresario, o responsable de la persona jurídica, asuma que, en el ejercicio normal y habitual de su actividad, el tener debidamente hechos los deberes en esta materia le va a propiciar la posibilidad y una mayor probabilidad de poder contratar y desarrollar su actividad, en este caso, la implantación de los programas de cumplimiento normativo tendrá un desarrollo más notable, que en la situación contraria, donde desgraciadamente, tal como sucede en la mayoría de las ocasiones, se va contemporizando en función de las vicisitudes que afecten a la persona jurídica en cada momento o situación.
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