eShare ha analizado los tres principales factores que, desde el punto de vista jurídico y administrativo, influyen en el compliance y buena gobernanza. La principal conclusión a la que han llegado es «que el buen gobierno en 2017 se apoya en los pilares de la transparencia y la responsabilidad», unos valores difíciles de alcanzar «sin las soluciones digitales necesarias para ello”, según Alister Esam, CEO de la compañía.
En este sentido, sostienen que para materializar estos objetivos de transparencia y responsabilidad son necesarios tres pilares: mostrar quién y cómo se han tomado las decisiones, realizar un seguimiento de su ejecución –para ver si responde al cumplimiento normativo- y, por último, establecer los adecuados sistemas de penalización si no se han seguido los protocolos establecidos.
1.Registro de toma de decisiones: El marco de responsabilidad que necesitan las organizaciones empresariales pasa por tener disponibles durante un cierto periodo de tiempo los detalles (documentos y deliberaciones) de las reuniones de los Consejos de Administración en que se toman las decisiones. Si estos son accesibles, es fácil comprobar de dónde vienen las decisiones y cómo son formuladas.
2. Seguimiento de ejecución: La transparencia pasa, a continuación, porque todos los implicados en las decisiones, y en su ejecución, manejen los mismos documentos en todo momento y quede constancia de cualquier cambio, progreso o dificultad que se hayan encontrado los encargados de ejecutar los acuerdos. Asegurarse de que la ejecución se realiza en base al cumplimiento normativo es fundamental.
3. Penalizaciones: La lucha contra las malas prácticas, y sus consecuencias para las finanzas y la reputación de la compañía, es más fácil de atajar si se hace desde dentro de la compañía.
Cumplir con estos objetivos básicos de buen gobierno podría ser posible sin herramientas digitales pero con el riesgo de un alto coste en términos de tiempo y esfuerzo; además, la posibilidad de que la información se pierda o existan fallos que dificulten su localización es alta. Así pues, las soluciones informáticas destinadas a facilitar el establecimiento de protocolos de transparencia y responsabilidad que respondan a los criterios establecidos por la Ley, especialmente la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado es la mejor manera para implementar prácticas de compliance y buen gobierno. Es importante saber que estas soluciones pueden servir como apoyo legal en casos en que la Justicia intervenga.
La base de este tipo de herramientas es la eficiencia en la convocatoria y desarrollo de reuniones, con instrumentos para la colaboración eficaz entre los miembros del Consejo de Administración y que posibiliten el seguimiento automático de las decisiones con un reporte actualizado en tiempo real.
La posibilidad de compartir documentos y gestionar los permisos de descarga y modificación para que el grupo trabaje siempre sobre la última versión del mismo texto es una práctica que posibilita la transparencia y la correcta gestión del conocimiento en la organización.
Según Alister Esam, “Colectivamente, estamos dirigiéndonos hacia un mundo con un mejor gobierno de las compañías. Pienso que los Consejos de Administración han comprendido que, si permiten a las personas operar en la sombra, las prácticas corruptas van a emerger. Si, por el contrario, se implementan las herramientas necesarias para fomentar y premiar una buena conducta, entonces las organizaciones van a ser mejor gobernadas”
