Jorge Morell de Legaltechies; Rafael Madero de Pérez Llorca, Jordi Estalella, moderador y Ferrán Sala de Vlex.
Los despachos de abogados se suben a la ola de la transformación digital para seguir siendo rentables
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24/2/2018 06:10
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Actualizado: 24/2/2018 10:54
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La transformación digital de los despachos de abogados es algo ineludible que todas las firmas legales tendrán que abordar para seguir siendo competitivos. Esta es una de las conclusiones de esta V Jornada de Abogacía Virtual que ha organizado este viernes la Universidad Oberta de Catalunya en un entorno de gran expectación. La digitalización de los despachos y el uso de la inteligencia artificial fueron los dos grandes temas de dicho evento.
Para Eva Bruch, socia de AlterWork, este cambio tecnológico que viene aún no ha arraigado en muchas firmas legales, sobre todo las más pequeñas “ oyen hablar de machine learning o inteligencia artificial pero lo más preocupante es que no han empezado su transformación digital más básica como entidad”. En estos últimos cuatro años proliferan las empresas como Kira Systems que ofrecen soluciones tecnológicas para el sector legal.
A juicio de esta experta “es posible que se genere una brecha digital, entre las grandes firmas y medianas que trabajan ya estos temas y algunos tienen sus herramientas de Inteligencia Artificial (IA) y los pequeños que siguen sin avanzar”. En este entorno, las empresas ya reclaman a sus bufetes tecnología que ellos tienen para que sean más eficientes.
“La tecnología será un motivo de descarte entre despachos”, afirma.
Junto a las firmas legales tradicionales surgirán otras «online», como es el caso de reclamador.es, donde Pablo Rabanal, su director general explicó que cada mes interpone 2500 pleitos con los veintisiete abogados que dispone “Hay pocos despachos que puedan estar gestionando este volumen. Ha conseguido mejorar mucho los procesos internos y ahí están los resultados”, apunta Bruch.
Para esta experta, “los despachos pequeños y medianos deben dar el primer paso a su cambio digital. Se van a encontrar con portales y empresas online que son competencia directa y que siguen creciendo de forma digital”.
Hay que saber adaptar la tecnología al despacho
En esta primera mesa redonda se abordó el tema de cómo adaptar la tecnología a la empresa, analizando los casos de además de reclamador.es, de Cuatrecasas, como despacho de abogados y del directorio elAbogado.com, uno de los pioneros en este sector.
«La aceleradora de Cuatrecasas les ha ayudado además de para impulsar algunos proyectos concretos, de estar informados de cómo evoluciona el sector legal a nivel tecnológico”.
La intervención de Marti Manent, ceo de elAbogado.com, sirvió para explicar como se utiliza el llamado Small Data a nivel empresarial, una práctica que algunos despachos podrían hacerlo “se trata de analítica de datos propios, no externos, en pequeñas cantidades y sobre todo generado en datos que tu produces”, señala nuestra experta. Con esta práctica el despacho puede sacar tendencias y conocer mejor a sus clientes
Claves de la transformación digital
En su ponencia , Eva Bruch, explicó a los asistentes cómo se debe afrontar este proceso de transformación digital. “Estamos hablando de un proceso con cuatro pasos consecutivos que no pueden saltarse. Son correlativos de uno a otro”, explica a CONFILEGAL.
En primer lugar, Bruch destaca que “lo primero que se debe hacer es desterrar el presencialismo de los despachos de abogados y digitalizar la firma. A este respecto se puede trabajar en la nube, cloud computing para no tener tus archivos en ordenador. Al mismo tiempo se incrementará la protección de los mismos con una mayor seguridad”.
Desde esta premisa los abogados pueden trabajar “ donde quieran y cuando quieran y acceder a la información y al mismo tiempo dar acceso a los clientes en este nuevo escenario”.
Para esta experta “trabajar de esta forma implica un cambio cultural importante que se debe asumir desde la dirección. Si no tienes tus datos en digital no podrás seguir en este cambio tecnológico”.
Nuestra interlocutora revela que el coste de esta digitalización del despacho no es excesiva y puede ser escalable en función de la capacidad económica de cada firma “hay herramientas como Google Drive que no tienen coste para pequeñas firmas, despachos grandes necesitan más espacio, pero se puede empezar por algo pequeño y seguir creciendo”.
El siguiente paso tendría que ver con la relación con el cliente.
“Es el momento de desarrollar un CRM, herramienta informática que ayudará a la firma a gestionar y segmentar la información de cada despacho. Son fáciles de manejar y ayudará a organizar y revisar la información de los clientes”. También se pueden fijar objetivos de cara al cliente desde esta recogida de datos. “ Todo lo que hagamos se puede medir con esta herramienta de gestión”.
En tercer lugar hay que revisar los procesos “es el caballo de batalla donde muchos despachos medianos están ahí en estos momentos. Se trata de estructurar los procesos de cara a ver donde pierdes tiempo, ganas más dinero o donde hay cuellos de botella en el despacho”. Esta gestión de procesos puede tener una duración de unos doce meses aproximadamente.
La forma de empezar es por departamentos “que vean que funciona la nueva estructura y así pueden ver ese efecto que se puede trasplantar a otras áreas del bufete. Es la mejor manera de que vean que esta nueva estructura funciona y consigue resultados”.
Sobre este trabajo, los despachos siempre preguntan si se va a introducir tecnología para ese rediseño de procesos “la tecnología es una opción no es obligatoria, también quieren saber el tiempo que les va a llevar a los abogados de la firma acompañarnos en ese proceso de reestructuración, como tiempo no facturable en la práctica”.
En muchas ocasiones expertas como Eva Bruch encuentran en el despacho “ una mala distribución de los trabajos, el abogado hace cosas que no debería hacer. Lo que hacemos es mejorar la cadena de delegación y ocupar a gente que esté infraocupada en la firma. Habitualmente este tipo de comportamientos es por inercia. Siempre lo han hecho así y nadie lo ha cambiado”, advierte.
Nacen los responsables de gestión interna
A este respecto, en los últimos años los despachos de abogados han acuñado en muchos de ellos una función nueva que es la de responsable de gestión interna, de la que dependen todos estos procesos de trabajo “un ejemplo sería la labor que hace Emilio Gude en Ceca Magán Abogados. Una figura que se extiende en los bufetes porque es necesaria. En algunos despachos se plantean contratar ingenieros para que ayuden en la gestión de procesos”.
Este procedimiento culminaría con el rediseño de servicios.
«Una vez digitalmente transformado es cuando ya puedes utilizar las tecnologías avanzadas, como Inteligencia Artificial, «machine learning», etc., y crear servicios específicos verticales para lanzar al mercado”.
Y advierte que ya hay despachos que ya han lanzado este tipo de herramientas al mercado “ son herramientas utiles, que mejoran la comunicación con el cliente y ayuda a fidelizarlo respecto a la competencia. El componente tecnológico ayuda a mejorar el servicio y ser diferente”.
En ese rediseño de servicios “ hay que hacer lo que el despacho necesite y no copiar a la competencia que no es nada útil. Se trata de tenerlo todo estructurado y pulido, recogida de datos informáticos, para luego adaptar a la tecnología más adecuada para nuestro negocio”.
En la otra mesa de inteligencia artificial, los asistentes pudieron conocer el modelo tecnológico de Pérez Llorca de la mano de Rafael Madero, su CIO y responsable de nuevas tecnologías en la firma: “Es un despacho comprometido con la innovación. Hizo pruebas con Watson de IBM y otras tecnologías. Su planteamiento ha sido muy realista en cuanto al uso de estas herramientas. Es necesario un gran trabajo para que todo esto funcione”, aclara.
Nuevas profesiones que trae la revolución tecnológica
Por su parte, Jorge Morell, Fundador de Términos y Condiciones y LegalTechies destacó en su ponencia que entre 74.000 y 114.000 puestos de trabajo con el sector jurídico solamente en Inglaterra se destruirán según un informe de Deloitte que citó: “Muchas de las nuevas profesiones que señala podrán ser gestionadas por abogaos o un híbrido entre jurista y tecnólogo”.
La intervención de Ferrán Sala, director general para España de Vlex, ha servido para conocer VLex Analitics, una herramienta que a partir del análisis de sentencias y los datos de los juzgados, extrae patrones y permite prever por ejemplo plazos y probabilidades de éxito.
En su intervención, Sala destacó que no es posible predecir todo el sistema, pero si anticiparnos. Nos encontramos en una fase analítica que nos permite hacer lo que hasta ahora no podíamos: describir estadísticamente qué ocurre en los juzgados o identificar tendencias.
En este entorno legal, para Bruch, hay dos tipos de cliente que van a coexistir a corto y medio plazo. “Uno que va a un portal web concreto y no quiere hablar con abogados que no tiene tiempo, ni quiere hablar con ellos. Y otro que sí quiere mantener esa relación convencional con su abogado de siempre. El cliente quiere que seas eficiente y que resuelvas su asunto lo mejor posible con la mejor tecnología de la que dispongas”.
“Los despachos de abogados desarrollan una función nueva que es la de responsable de gestión interna, de la que dependen los procesos de la firma que se adaptan”.
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