El manual, que se puede descargar en la web de la Fundación, se llama 'La organización básica de un despacho de abogados'.
Saber organizar un despacho de abogados, una actividad necesaria para que el negocio salga adelante
La Cátedra de la Fundación Mutualidad de la Abogacía publica un manual con recomendaciones básicas en la gestión de cualquier bufete jurídico
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26/4/2020 06:35
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Actualizado: 24/4/2020 23:15
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Saber gestionar bien un despacho de abogados pasa por conocer los requisitos de esta profesión existentes a nivel colegial, administrativo o tributario como la propia gestión del bufete, tanto a nivel individual o colectivo como las técnicas de marketing o la política de privacidad de la firma entre otras cuestiones a considerar.
Jóvenes emprendedores que quieren montar su propio despacho, o profesionales que quieren actualizar sus conocimientos en cuanto a la organización de su bufete son dos de los públicos a los que va dirigido ‘La organización básica de un despacho de abogados‘, manual editado por la Fundación Mutualidad de la Abogacía.
Patricia Moraleda, responsable de la Cátedra de Mutualidad y autora en el libro de la parte de previsión social, considera que este manual viene a ocupar un hueco importante en una profesión como es la de la abogacía.
“Óscar Fernández León guía al lector en las diversas formas de ejercicio de la abogacía, Aurora San Sebastián aborda los aspectos fiscales de la profesión, María de la Luz Lozano explica la responsabilidad civil y penal del abogado, Alfonso Pacheco detalla los aspectos más relevantes de la legislación en materia de protección de datos y Lidia Zommer pone el foco en el marketing y el necesario enfoque empresarial.”
Moraleda señala que “este libro tiene una edición en papel, que mandamos gratuitamente a cada una de las Universidades y Escuelas de Práctica Jurídica, que tienen convenio con la Fundación Mutualidad Abogacía, para que lo distribuyan entre alumnos y profesorado. Además, la edición digital se puede descargar desde la página web de la Fundación Mutualidad Abogacía”.
Gestión de despachos
Óscar Fernández, siempre quiso ser abogado. Desde la década de los ochenta lidera su bufete León Olarte Abogados en Sevilla. “No es lo habitual que desde joven pongas en marcha tu despacho, pero los de nuestra generación hemos sido más atrevidos que otros”.
Para este letrado, experto en gestión de despachos, cada letrado debe hacer su propia reflexión interna de cara a definir qué modelo de despachos quiere poner en marcha. “Antes aprendías la profesión como pasante en los bufetes, ahora al no existir esa figura el aprendizaje se hace en los bufetes con los contratos en prácticas”.
Óscar Fernández, socio director de León Olarte Abogados.
En esta obra, Fernández explica las formas de ejercicio y asociación, y las modalidades en el ejercicio profesional. “Creo que vivimos la era de la especialización a nivel de materia, pero para ello es importante tener una buena base profesional jurídica. Ahora áreas como laboral, protección de datos o fiscalidad están muy en boga”.
En otro pasaje, este experto examina las características de la profesión de abogado “tanto desde el punto de vista de la competencia, independencia, regulación y organización profesional, dimensión pública y social”.
En este escenario es clave la “confianza como pilar de la relación entre el profesional y el cliente, lo que genera el sometimiento a una responsabilidad personal y existencia de una retribución”.
También aclara cuáles son sus funciones “que van desde el consejo jurídico, pasando por la negociación y mediación y defensa de las partes en toda clase de procesos aunque la especialización del letrado se va imponiendo”.
En este módulo Fernández revisa los requisitos para el ejercicio de la profesión y las obligaciones previas al ejercicio profesional, tanto a nivel de colegiación, administrativas, tributarias etc.
Este jurista describe en este capitulo tres formas de ejercicio, en primer lugar, “el ejercicio individual por cuenta propia, el ejercicio individual por cuenta ajena y el ejercicio colectivo”.
Para este experto, a nivel individual, “se refiere al abogado, titular del despacho, dotado de una organización muy simple, que presta sus servicios a sus clientes, con los que mantiene un contacto muy personal y directo, se analizan los aspectos más destacados de esta modalidad”.
A continuación, centrados en el ejercicio individual por cuenta ajena, reflexiona y examina las dos modalidades o regímenes jurídicos que confluyen en esta actividad, «la relación laboral común y la relación laboral especial, sistemas cuya principal diferencia es el carácter del empleador”.
Por último,Fernández aborda el llamado “ejercicio colectivo de abogados, es decir, aquel basado en su agrupación bajo cualquiera de las formas lícitas en derecho, incluidas las sociedades mercantiles, analizándose las características de esta modalidad».
Otros aspectos en los que entra en materia este jurista tienen que ver con la exclusividad, independencia, regulación honorarios, sometimiento a la disciplina colegial, secreto profesional, inscripción colegial y responsabilidad civil. Igualmente, se analiza el ejercicio colectivo en régimen de colaboración multiprofesional.
Marketing en los despachos de abogados
Lidia Zommer es la directora de Mirada 360, consultora de marketing jurídico. Su aportación a esta singular obra es explicar la importancia del marketing en los despachos de abogados.
“Esta disciplina nos ayuda a entender al mercado, analizar los servicios jurídicos cuya prestación representa una oportunidad a nuestro alcance, a focalizar nuestra práctica en la especialización más valorada y a generar reconocimiento como expertos antes las audiencias necesarias, atrayendo oportunidades”.
Lidia Zommer es la directora de Mirada 360, consultora de marketing jurídico.
“Con el marketing se identifican necesidades que generan oportunidades de colaboración jurídica rentable, se diseñan estrategias que crean un valor superior para el cliente que las aportadas por la competencia y se establece e incrementa un vínculo de confianza profesional”, apunta Zommer.
Para esta experta ,“ante una más que evidente comoditización de algunos servicios jurídicos para cuya selección el criterio definitivo es el precio, el abogado que quiera tener un negocio rentable debe ser capaz de ser reconocido como un experto en su materia y de generar un vínculo personal con sus potenciales clientes”.
A su juicio, “uno de los desafíos más importante al que se enfrentan los despachos de abogados es la diferenciación de su propuesta de valor. Una diferencia compartida por muchos no es una diferencia, de modo que la confianza de los clientes no solo no es una diferencia sino el presupuesto básico de cualquier relación entre un abogado y su cliente”.
Zommer explica que “en la obra se presentan ejemplos de modos de diferenciar al despacho, en el sentido de aportar una respuesta eficaz a una pregunta fundamental: “¿Por qué los clientes deberían elegirnos?”.
En ese plan de marketing habla de definir objetivos “y para hacerlo de un modo eficaz éstos deben estar determinados de un modo SMART, esto es, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos».
Después de la determinación de la propuesta de valor, el posicionamiento deseado, los públicos prioritarios, los objetivos y los mensajes clave, el capítulo ayuda a planificar las acciones concretas de comunicación.
“Se trata que ese mensaje diferenciador llegue a las personas correctas en el momento adecuado, combinando, según los clientes a los que se dirige, distintos canales y formatos de comunicación de un modo coherente”.
En cuanto al plan de actuación de un despacho, Lidia Zommer describe “las acciones básicas de un bufete como la elección del nombre, la identidad gráfica y el diseño y programación de una web, el establecimiento de relaciones de colaboración con los medios de comunicación, relaciones públicas con asociaciones sectoriales, la impartición de conferencias, la búsqueda de reconocimientos, la organización de eventos”.
Junto a ellas, subraya, cada vez son más importantes “todas las acciones de marketing digital, incluyendo cómo atraer tráfico, con conceptos básicos de SEO, SEM y SMO, email marketing, la gestión de las relaciones con los clientes, la producción y publicación de los contenidos dinámicos en el blog corporativo, la utilización eficaz de redes sociales, destacando en todos los canales un uso creciente del formato audiovisual”.
Privacidad en los despachos de abogados
Por su parte, Alfonso Pacheco, abogado experto en privacidad, se ha encargado de explicar la parte de protección de datos y privacidad, clave en cualquier organización y más especialmente en los despachos de abogados. Este experto ha publicado recientemente un libro sobre protección de datos en despachos de abogados.
Con este capítulo “se pretende, dentro de los límites de espacio de la obra, ofrecer a los nuevos abogados una visión más completa y ordenada de este marco normativa y lo que supone para el ejercicio de la profesión, que les sirva de punto de arranque para su implementación en su despacho profesional, sin perjuicio de que acudan posteriormente a obras especializadas para ahondar en su conocimiento o busquen asesoramiento externo para ello”.
A lo largo de su exposición, Pacheco explica cuál es el marco legislativo actual y por qué el abogado tiene que cumplir obligatoriamente con esta normativa.
«Se explican principios que deben regir todo tratamiento de datos personales, la proactividad del abogado, las posiciones como responsable o encargado desde las que el abogado puede afrontar el tratamiento de datos”.
Otras cuestiones que aborda esta publicación tiene que ver con “las causas de legitimación que amparan esos tratamientos, con especial incidencia en aquellas más habituales con el ejercicio de la profesión y teniendo en cuenta las particularidades de los datos especialmente protegidos, se introduce cómo cumplir con el deber informativo”.
Alfonso Pacheco, abogado experto en privacidad.
También “explicamos en qué consiste el registro de actividades de tratamiento, se introducen los derechos de los interesados reconocidos por el RGPD, cómo atenderlos teniendo en cuenta la preponderancia del derecho constitucional a la defensa letrada y se introduce la necesidad de implantar medidas organizativas y técnicas que garanticen la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los datos e información que maneja el abogado».
Para Pacheco, “es mejor evitar los parches con medidas puntuales y apostar por tener una visión completa de cómo se realiza cualquier actividad en nuestro despacho para, a partir de ahí, determinar qué obligaciones tenemos, implementar protocolos, a qué riesgos está sometida nuestra actividad y así poder adoptar medidas técnicas y organizativas para reducirlos, establecer criterios de conservación y eliminación, etc”.
Este experto en privacidad recuerda que con los últimos cambios normativos y la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la nueva LOPD, “la normativa no obliga solo a cumplirla, sino que además debemos estar en disposición de acreditar que cumplimos, y eso se hace a base de documentar lo que hacemos y cómo lo hacemos”.
A juicio de este experto, la clave se encuentra en “implementar en nuestro despacho un sistema de gestión de la información, no solo de los datos personales, que garantice su integridad, disponibilidad y (muy relevante para nosotros, por ser la nuestra una profesión sometida a secreto profesional) su confidencialidad”.
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