Incertidumbres y certezas: La quimera de la Administración sin papel

Las experiencias vividas y las situaciones sufridas recientemente, han generado una incertidumbre vital en nuestra ciudadanía que nos ha llevado a percibir la realidad con una óptica diferente a como lo hacíamos hace apenas unos meses.

La normalidad con la que nos movíamos en los procedimientos seguidos en multitud de áreas, y en especial en las que se habían construido durante años para sustentar los sistemas administrativos que daban soporte a multitud de actuaciones, se han visto superados de un plumazo, toda vez que los mismos se habían sustentado en desarrollos creados con una mentalidad analógica que no se adaptó progresivamente, como hubiese sido deseable, a las realidades tecnológicas y los entornos digitales empleados cada vez con mayor asiduidad por los usuarios administrados por esos Entes.

No es difícil adivinar el colapso que se avecina en diversos ámbitos en los que los administrados serán víctimas de las dilaciones que resuelvan expedientes o decisiones que se deben de tomar para satisfacer o dar respuesta a las demandas de los mismos.

EL CONFINAMIENTO, UNA BOFETADA DE REALIDAD

La quimera de la ”administración sin papel” en algunos ámbitos, ha evidenciado que la implantación efectiva y obligatoria de este “proyecto” se trataba más de una declaración de intenciones que de una realidad tangible, toda vez que se enfrentaba, de nuevo, a la mentalidad analógica de muchos responsables de áreas de los correspondientes órganos administrativos donde debería de haber sido implantada y utilizada.

El confinamiento ha supuesto una bofetada de realidad para dimensionar necesidades y posibilidades, toda vez que minimizar actuaciones presenciales nos lleva a la necesidad de perfeccionamiento de procedimientos que permita la realización de actividades en remoto (on line) con las garantías suficientes de seguridad y eficacia.

Tanto para la realización de actuaciones con la Administración como para el mantenimiento de acuerdos mercantiles o cualquier tipo de contrato en las que participen empresas o particulares será necesario habilitar canales seguros que certifiquen el origen de las peticiones, se puedan subir dichos acuerdos a plataforma para hacérselos llegar a todos y cada uno de los intervinientes, y se acredite el punto desde el que cada uno de ellos tiene acceso al documento (y el momento en el que acceden al mismo), y, en su caso, lo firma, para adquirir así una validez en la que se pueda acreditar autenticidad y trazabilidad, todo ello en pro de garantizar la intervención de un tercero no autorizado para hacerlo o que se intente hacer un uso fraudulento de dicho documento.

Es el momento en que las Administraciones se abran al reconocimiento y uso de herramientas y desarrollos realizados por entes ajenos a la propia administración, cuya funcionalidad está basada por principios técnicos auditables en cualquier momento, aportando garantías de inalterabilidad y de imposibilidad de manipulación en su generación, adaptando los procedimientos administrativos creados bajo premisas y mentalidad analógica a la nueva realidad y a las circunstancias con las que debemos convivir.

Los administrados deben de contar con soluciones intuitivas, ágiles, eficaces y efectivas, y si la Administración no dispone de las mismas, sería óptimo el reconocimiento de aquellas que les aporten terceras Entidades basadas no en adveraciones o sellos administrativos, sino en principios técnicos reconocibles no sólo por la parcialidad que supone una administración nacional (en cuanto a ventana territorial circunscrita a un único territorio), sino, y más en el mundo global en el que se desarrollan nuestra actividad hoy en día, basada en principios criptográficos/matemáticos o técnicos reconocidos y avalados a nivel mundial por cualquier experto.

SOLUCIONES DIGITALES SEGURAS

La importancia de soluciones digitales seguras y canales de comunicación propios en el ámbito empresarial y de las diferentes Administraciones, herramientas de mediación en la resolución de conflictos, plataformas educativas robustas y eficaces, etc, son necesidades que se plantean como inmediatas, más allá de los parches de urgencias adoptados por la mayoría de Entidades de toda naturaleza, que han dotado de soluciones imaginativas de urgencia a aquellos que necesitaban salir del paso en un momento cuya imprevisión demostró la falta de metodología real y protocolos preestablecidos con soluciones eficaces, aparcando la imperiosa necesidad de seguridad, y de protección de datos sensibles o de especial protección, en algunos momentos, ya que lo importante era seguir, asumiendo de manera voluntaria, o inconscientemente, las consecuencias no buscadas de las decisiones tomadas con el uso de las mismas, y olvidando en muchos momentos lo que siempre se debe de tener presente, las garantías del canal y de la solución por la que se opta.

No debemos de olvidar que los medios digitales, la red global de comunicaciones, ofrece grandes ventajas a los usuarios, pero a su vez les expone a una serie de riesgos, que son aprovechados por ciberdelincuentes que han identificado un nicho de actuación (y de negocio) el momento de debilidad que ha supuesto para todos la crisis del Covid-19.

Es por ello que urge la adaptación de procedimientos existentes, implementados con el desarrollo de metodologías y el establecimiento de protocolos, una vez que ya tenemos identificadas necesidades, ponderadas debilidades y establecidas prioridades, por lo que tanto Administraciones públicas, como empresas de toda naturaleza deberán de establecer con la mayor premura posible soluciones integrales efectivas que permitan el funcionamiento, en las condiciones de seguridad y con las garantías deseables a su actividad en un entorno digital imprescindible en el desarrollo de la actividad cotidiana (empresarial/negocial/administrativa) al que de manera inequívoca nos ha conducido la nueva normalidad en la que nos movemos.

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