Este tipo de recursos tecnológicos son esenciales hoy en día para las empresas: aumentan la eficacia, la comunicación, la productividad y los resultados económicos.
Las herramientas de gestión facilitan el día a día de los despachos
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21/10/2021 06:48
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Actualizado: 21/10/2021 06:48
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La transformación digital es una realidad en todos los ámbitos empresariales y, por supuesto, en los despachos profesionales no podía ser menos.
Existen herramientas de gestión y softwares para despachos que hacen el trabajo diario mucho más productivo, aplicando automatizaciones precisas al 100 % y que evitan los fallos humanos.
En la actualidad existen softwares específicos para, prácticamente, cualquier tipo de empresa y también herramientas más “generales” de las que casi todas las empresas pueden beneficiarse de ellas, como los softwares de gestión empresarial.
En un despacho de abogados el tiempo es oro y por eso mismo, deben optimizar sus tareas al máximo. De esta manera también podrán ofrecer un servicio excepcional a sus clientes.
Porque el software de gestión empresarial para despachos permite automatizar labores tediosas como la gestión de nóminas, facturación, contabilidad… Tareas inevitables que quitan un tiempo muy valioso si no se gestionan de forma óptima.
Uno de esos softwares de gestión empresarial punteros, específicos de contabilidad, nóminas, fiscalidad y facturación es el de Diez Software, empresa de largo recorrido con más de 20 años de historia y ahora perteneciente al mayor grupo de software ibérico “Grupo Primavera”.
EL ERP, CENTRO NEURÁLGICO
El término ERP o “Enterprise Resource Planning” (sistema de planificación de recursos empresariales) es un programa que permite la gestión integral de la empresa, haciéndose cargo de las distintas operaciones internas de la empresa, desde producción o distribución y recursos humanos.
Es un auténtico centro neurálgico, un “cerebro central”.
Las ventajas de implementar un ERP completo de gestión empresarial son evidentes, lo mismo que si la primera opción es la adquisición de módulos específicos (facturación, contabilidad, nóminas…).
Un programa ERP cuenta, como norma general, con un módulo laboral, uno fiscal, uno contable, un gestor documental y un CRM o “Customer Relationship Management”; gestión de las relaciones con los clientes, en español.
A grandes rasgos, tener instalado un ERP completo permite, por una parte, tener organizada la información de los clientes y, al estar en la nube, acceder a ella desde cualquier lugar y mejorar la productividad gracias a la automatización de tareas como el envío de emails, facturas y la gestión de nóminas.
Debido a que son herramientas muy intuitivas, la visión de los datos es lo más global posible, posibilitando analizar desviaciones y reconocer oportunidades.
También se puede decidir quién accede a qué, para optimizar las tareas y proteger la información confidencial.
PROGRAMAS DE FACTURACIÓN
Los programas de facturación, por otra parte, son útiles para cualquier empresa puesto que todas y cada una de ellas tienen que emitir y recibir facturas.
Obviedades aparte, con este tipo de herramientas se pueden crear facturas de forma sencilla, utilizando automatizaciones que calculen los distintos impuestos, igualas, remesas, logística, gestión de almacén en el caso que sea necesario, etc.
Si se integra este programa con otro de contabilidad, por ejemplo, se pueden exportar todos los datos que se necesitan para realizar la contabilización de facturas emitidas y recibidas, los asientos de cobro y pago y las remesas bancarias.
PROGRAMAS DE CONTABILIDAD
Un programa de contabilidad es una herramienta de gestión empresarial muy útil y que prácticamente cualquier contable o administrativo necesita para realizar sus tareas diarias.
Con un programa de contabilidad se puede llevar a cabo la gestión contable de la empresa de una forma muy fácil, introduciendo asientos contables de forma parametrizable y sencilla. Con todos los periodos contables en línea, incluso entre diferentes ejercicios.
Con un software de contabilidad se puede disponer de toda la información contable de la empresa de manera gráfica, conocer los resultados del análisis contable, obtener ratios de rentabilidad y visualizar los resúmenes de balances, pérdidas y ganancias (PyG) y saldos acumulados de los 5 últimos años.
Con un software de contabilidad conectado con uno de nóminas se puede migrar toda la información de las nóminas para contabilizarlas de forma automática en la herramienta de contabilidad.
PROGRAMAS DE NÓMINAS
Los trámites de nóminas, así como de la Seguridad Social, también se automatizan de forma sencilla. Gracias a este tipo de herramientas se pueden crear las nóminas de todos los empleados de la empresa automáticamente ya que realizan un cálculo automático del I.R.P.F y aplican los porcentajes correspondientes en las mismas.
Además, los programas de nóminas ofrecen la carga automática de convenios con un simple clic, conteniendo conceptos salariales, pagas extra, cálculos de IT, antigüedad, precios, etc.
Suelen contar con una ventaja: una funcionalidad de aviso y actualización automática de todas las revisiones salariales que se produzcan en los convenios.
EL CRM, CLAVE EN LA GESTIÓN
El CRM también juega un papel crucial porque gestiona las ventas, el marketing, atención al cliente y todos los puntos de contacto.
De forma específica, almacena información de clientes, tantos actuales como potenciales, con todos sus datos, las actividades a las que se dedica, las personas de contacto, el número de visitas, las llamadas telefónicas y los correos electrónicos enviados y recibidos.
Un CRM, en suma, ayuda a las empresas a mantener un contacto más efectivo con los clientes, agilizar los procesos y, lo más importante, mejorar la rentabilidad.
Con un CRM un despacho de abogados puede compartir fácilmente información con sus clientes y hacerse más eficaz.
En definitiva, no disponer de alguna de estas ventajas tecnológicas en el mundo empresarial de hoy es competir en inferioridad de condiciones y disminuir de forma drástica el objetivo final: conseguir el éxito.
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