Gestionar varios casos con un alto volumen de información al mismo tiempo puede resultar complicado y es indispensable tener los expedientes perfectamente organizados. Para ello existen actualmente en el mercado soluciones que ayudan a mejorar los procesos y a ahorrar tiempo.
Pero además de tener los expedientes de casos organizados, la comunicación y el servicio al cliente es otra parte importante de la gestión de casos.
Como se desprende de la encuesta “El abogado del Futuro”, que cada año realiza Wolters Kluwer con el objeto de conocer las tendencias de futuro en el sector legal, el principal criterio de evaluación de un despacho es la capacidad para atender las necesidades de sus clientes seguido del precio y el grado de especialización.
Muchas partes de la relación con el cliente son susceptibles de automatización. Piénsese por ejemplo en la firma digital, en los sistemas para organizar y hacer seguimiento de los mensajes de correo electrónico y las llamadas o algo tan común como enviar una carta de cierre al cliente al finalizar cada caso. Una adecuada organización y automatización de partes de la relación con el cliente conllevará sin duda una mayor disponibilidad de tiempo para ofrecer valor añadido y asesoramiento jurídico.
Un tercer factor fundamental para la gestión de casos es sin duda la gestión del tiempo entendida como la capacidad de organizar y priorizar actividades de la forma más eficiente posible. Sistemas de recordatorio de fechas claves y plazos, sistemas de seguimiento de los procedimientos, sistemas para delegar tareas y hacer un seguimiento de su realización o sistemas para visualizar la carga de trabajo de tu equipo para delegar a la persona adecuada, pueden resultar muy eficaces.
Y, por último, cuando se habla de gestión de casos no podemos olvidar el factor de la seguridad y el cumplimiento de la normativa sobre privacidad. Resulta fundamental implementar sistemas que protejan al despacho de la pérdida de datos.
En Wolters Kluwer uno de nuestros objetivos fundamentales es potenciar la digitalización de los despachos y, con el propósito de ayudar a los abogados a identificar áreas de mejora en la gestión de archivos, el servicio al cliente, la gestión del tiempo y los procesos de seguridad, hemos creado una práctica lista de comprobación que te invitamos a descargar.
