El objeto de esta sesión, impartida por Rocío Ramírez, no es otro que profundizar con un enfoque eminentemente práctico en cómo la tecnología y la innovación pueden ayudarnos a ser más eficientes en la tramitación de los procedimientos judiciales.
Rocío Ramírez: «No nos sustituirá la tecnología, sino el abogado o compañero que use tecnología ofreciendo un valor diferencial»
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11/12/2023 06:30
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Actualizado: 10/12/2023 15:14
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Con más de dos décadas de experiencia en litigación masiva, Rocío Ramírez es una experta en la transformación digital del sector legal. Ella será la encargada de impartir, como Technical Product Manager en Wolters Kluwer Legal Software, el próximo webinario titulado “Innovación y tecnología para aligerar la carga de trabajo en la tramitación de procedimientos judiciales”.
Tendrá lugar el 14 de diciembre a las 17:30 h, y se celebrará de forma online. Puedes apuntarte haciendo clic aquí.
En el webinar Rocío compartirá sus valiosas percepciones sobre cómo la tecnología está redefiniendo el trabajo jurídico, desde la automatización de tareas hasta la mejora de la eficiencia y productividad.
Y para ir abriendo boca, desde este medio le hemos realizado algunas preguntas para conocer cómo la integración de herramientas digitales está cambiando el panorama legal y preparando a los profesionales para los desafíos del mañana.
¿Cuánto tiempo puede invertir al año un despacho o un departamento legal en tareas mecánicas, repetitivas, o que generan escaso valor añadido? ¿Existe algún cálculo aproximado?
Un porcentaje muy alto, sin duda. Cifra que se ve contundentemente incrementada cuando el despacho o departamento jurídico gestiona o tramita de forma recurrente la misma tipología de asuntos.
EL DOMINIO DE LA TECNOLOGÍA ES FUNDAMENTAL, AFIRMA RAMÍREZ
En este caso, hasta los escritos y documentos de mayor calado jurídico, y que tradicionalmente se consideran más “artesanos”, como pueda ser un contrato, una demanda o una contestación, al tener que replicarse constantemente, terminan convirtiéndose igualmente en una tarea repetitiva, mecánica y de escaso valor, que se circunscribe a rellenar los datos del asunto en una plantilla previamente articulada.
Las herramientas digitales son de inestimable ayuda para automatizar y mejorar eficiencias en este tipo de tareas. Y el sector es plenamente consciente de ello. En este sentido, en la edición 2023 de la encuesta “The Future Ready Lawyer” que cada año elabora Wolters Kluwer, casi todos los juristas entrevistados (87%) afirman que la tecnología ha mejorado su trabajo diario.
Dentro de la rutina habitual de un despacho o departamento jurídico, las tareas administrativas o de gestión suelen reiterarse de forma constante, y dada la mínima complejidad que ofrecen, terminan siendo atendidas por los profesionales de forma completamente mecanizada, como acción que se lleva a cabo casi sin reflexionar, repitiéndose la misma secuencia de acciones una y otra vez, lo que las convierte en firmes candidatas para su automatización.
Ejemplos de partidas de trabajo que terminan siendo gestionados de esta manera pueden ser el alta de expedientes; el archivo documental; la generación de hojas de encargo, de recibo de provisión o de factura y su remisión por correo; la contabilización de gastos y suplidos; el pago a proveedores; el control de pagos e ingresos; la solicitud de información y datos; la remisión de emails informativos; el procesamiento y archivo de notificaciones judiciales y resto de documentos; el agendado de señalamientos, vencimientos, y otras tareas; la presentación de escritos en plataformas judiciales o la remisión al procurador para su presentación; y así podría seguir enumerando muchas más.
Aunque son los perfiles administrativos, paralegales y juniors, los que en mayor medida dedican un alto porcentaje de su jornada a tareas de este tipo, los perfiles más seniors también entran en esta dinámica, y aunque suelen poner el foco en partidas de mayor calado jurídico o valor agregado, igualmente gestionan también tareas de esta tipología.
¿Y cuánto de ello se podría agilizar con las herramientas adecuadas?
El actual formato digital de la mayor parte de los escritos y documentos que componen nuestros asuntos y en los que se sustenta nuestro trabajo, ofrece posibilidades completamente implanteables en la era del papel, posicionándonos ante un nuevo escenario con opciones ciertamente infinitas. La codificación, normalización y estructura de la información y los datos de nuestros asuntos serán requisito previo y esencial para automatizar tareas, gestionar el conocimiento, y gobernar el dato.
Si bien es difícil pensar que muchas de nuestras partidas puedan ejecutarse sin necesidad de la participación de un jurista o miembro de su equipo, la realidad es que la tecnología ha planteado un cambio de paradigma, y ha abierto un nuevo panorama en este sentido, posibilitando la automatización de un alto componente de tareas.
Cuando hablamos de automatizar, nos referimos a producir sin necesidad de la intervención directa del interesado. Que algo funcione, todo o en parte, por sí solo. Por regla general, para automatizar una tarea, debe reunir tres características:
1. Que se repitan constantemente de manera rutinaria y habitual,
2. Que sea de escaso valor, y
3. Que sea de resultado predecible o controlable.
Cualquier tipo de tarea que reúna estos tres atributos, pueden ser automatizadas al 100%, liberando completamente a los profesionales y miembros de su equipo de ejecutar estas partidas, permitiéndoles poner el foco en otras tareas de mayor calado jurídico o de valor agregado.
En la partida de litigios, lo común es que cada asunto tenga especificaciones en su supuesto de hecho o en su desarrollo que determine que debamos enfocarlo y tramitarlo de manera única y diferencial, haciendo pensar que la automatización no es factible.
Pero si en vez de visualizarlo como una unidad, lo descomponemos en distintas partidas o tareas que requieran ser atendidas o diligenciadas para su correcta gestión, ya cambia la cosa.
Este enfoque nos posibilita identificar un alto componente de tareas comunes a todos nuestros asuntos que se repiten constantemente de manera rutinaria y habitual, principalmente las de índole administrativo o de gestión, como pueda ser la generación y envío de la hoja de encargo, envío de los escritos al procurador para su presentación (o presentación directa en Lexnet si su intervención no fuera preceptiva), el procesamiento y archivo de las notificaciones judiciales y resto de documentos de los asuntos, agendado de vencimientos y señalamientos, control del estado de los expedientes, informar al cliente sobre cualquier avance en su asunto, etc.
No tiene sentido que invertir esfuerzos y recursos en atender partidas de trabajo que las herramientas digitales pueden hacer por nosotros.
Esto tiene a priori una relación coste-beneficio bastante ventajosa. Atendiendo a su experiencia en el sector, ¿qué costes cree que le pesan más al abogado español a la hora de afrontar este proceso de transformación?
La implantación de tecnología no es simplemente contratarla, y que se nos habilite el acceso a la misma.
Para que un proceso de transformación digital efectivamente impulse la eficiencia y la eficacia de los abogados y sea la palanca que incremente nuestra productividad, exige que con carácter previo se realice un ejercicio para determinar cuáles son los puntos que queremos mejorar, y en esos aspectos, redefinir los procesos de trabajo y ejecución de tareas incluyendo en ellos a la tecnología como una herramienta más de trabajo.
Además, toda nuestra información, datos y documentos deberá ser volcada en el software o aplicativo que contratemos. Luego, habrá que rediseñar y redefinir nuestra manera de trabajar adaptándola al nuevo entorno. Y para las tareas que vayan a ser ejecutadas de forma automatizada por nuestro sistema, habrá que “darle indicaciones y enseñarlo”, incluyendo los parámetros, reglas, plantilla y documentos, así como cualquier otro aspecto requerido.
Así por ejemplo, si quiero ser más eficiente a la hora de enviar los escritos al procurador para su presentación, y cuento con un software que me permita automatizar el envío al archivar el escrito que haya articulado, para que la tarea se complete de forma completamente desatendida, antes habré debido indicar al sistema las distintas acciones que deba ejecutar, y dotarlo de los datos y documentos necesarios para ello, como la plantilla de email que quiero que autogenere con el texto deseado, la dirección de correo electrónico que debe incluir en el “Para”, el texto que quiero que por defecto se incluya en el “Asunto”, dar las instrucciones para que al email se adjunte el escrito en cuestión, se envíe y que el email enviado se archive en el expediente.
Y así para cada una de las tareas y procesos de los que queramos automatizar o respecto de las que queramos mejorar eficiencias. Se trata de re-pensar los procesos de trabajo y adaptarlos al nuevo entorno de gestión que la herramienta digital que hayamos contratado nos proporcione.
Este proceso requiere de un auténtico esfuerzo de gestión, de reaprender y a cambiar nuestra tradicional manera de trabajar, y salir de la “zona de confort”. Durante este periodo probablemente no seremos tan ágiles, frenando incluso nuestros habituales tiempos de gestión manual.
Y dentro de la vorágine diaria de los despachos en la que prácticamente no nos sobra tiempo para nada, pesa mucho pensar que se puedan acumular las tareas y que no se pueda atender la carga habitual de trabajo con la solvencia deseada.
Este proceso de reaprendizaje es necesario y nos posibilitará mejorar eficiencias y optimizar recursos. Será la palanca que impulse la agilidad de nuestras tareas, que nos permita gestionar mayor volumen de asuntos sin invertir recursos adicionales, nos posibilite reducir los costes de tramitación de nuestros expedientes, de incrementar su margen de beneficios y el crecimiento de nuestra actividad.
En mi obra “Legal Tech aplicado a la gestión de litigios en despacho. Transformación digital de los procesos de trabajo de abogados y procuradores”, lo explico de forma mucho más detallada. Y recomiendo su lectura a los profesionales que quieran entender cómo las tecnologías pueden ayudarnos a trabajar conforme a unos niveles de eficiencia que posibiliten servicios cada vez más competitivos y de mayor calidad.
El libro ofrece una aproximación práctica sobre diversos tipos de herramientas y soluciones que pueden resultar de gran ayuda para ejecutar multitud de trámites y tareas de escaso valor que, de manera rutinaria y recurrente, deben ser atendidas por los profesionales, con ejemplos concretos de casos de uso de automatización de partidas de trabajo, a través de tecnologías como las macros, la Inteligencia Artificial o el Machine Learning, entre otras.
Y ante esas posibles reticencias u obstáculos, ¿qué ventajas pondría encima de la mesa para tomar finalmente la decisión de abordar este proceso transformador?
La tecnología ya ha revolucionado de manera radical otros sectores e industrias. La musical con Spotify o YouTube Music, la cinematográfica con Netflix, Disney+ o Amazon Prime, o la de alojamiento turístico con Airbnb o Booking.
Estos son simples ejemplos de cómo esta Era Digital que nos arrolla está configurando un nuevo tipo de cliente mucho más exigente respecto a necesidades, hábitos y expectativas, y poder ofertar servicios jurídicos que atiendan esta demanda no es rentable con los métodos tradicionales.
Ya lo dijo Bill Gates, “en el siglo XXI habrá dos tipos de empresas: las que se digitalicen y las que no existan”.
La tecnología nos convierte en abogados más productivos posibilitándonos procesar gran volumen de tareas en un corto período de tiempo, ofreciendo contundentes mejoras de eficiencias respecto a los métodos tradicionales.
Esto significa que los abogados podamos:
- Manejar más casos en menos tiempo, incrementando la rentabilidad del despacho o de nuestro departamento jurídico.
- Manejar los casos por menos coste, aumentando competitividad y margen de beneficio.
Las herramientas digitales pueden realizar tareas repetitivas y tediosas, lo que permite que los profesionales podamos centrarnos en tareas más complejas y de mayor valor.
Debemos entender la tecnología como una herramienta más de trabajo, como aliada y no como amenaza. Porque en un contexto tan competitivo como el actual, no nos sustituirá la tecnología, sino el abogado o compañero de la competencia que use tecnología permitiéndole ofrecer un valor diferencial en la prestación de sus servicios.
En sus más de veinte años de experiencia en procedimientos legales, especialmente de litigación masiva, ¿tiene algún caso de éxito, a modo de ejemplo, en el que el uso de determinadas herramientas o procesos innovadores hayan sido determinantes?
Son muchos los casos de éxito, de ahí el inmenso valor que nos aporta la tecnología como una herramienta más de trabajo.
Por ejemplo, ante nuevo reto profesional de un despacho que asumía el encargo de gestionar una cartera de 30.000 pleitos, el objetivo era mejorar eficiencias en los procesos y automatizar tareas y flujos de trabajo para poder asumirse este nuevo proyecto con una dotación mínima de recursos. Para ciertas partidas de trabajo se llegó a incrementar la productividad del equipo en un 400%, reduciendo costes y rentabilizando recursos.
Otro caso de éxito ha sido el incremento de la productividad en el procesamiento de notificaciones judiciales, a través de funcionalidades como las macros, tecnología OCR y parámetros de lectura, permitiendo automatizar el flujo de trabajo que requiere el procesamiento de las notificaciones judiciales.
Estas mejoras han posibilitado duplicar e incluso triplicar la productividad del equipo. A través de estos parámetros y para determinados tipo de notificaciones judiciales, el sistema es capaz de automatizar la secuencia de acciones que requiere su procesamiento, como es detectar el tipo de notificación de la que se trata (sentencia, auto despachando ejecución, subsanación copias, requerimiento depósito, etc), archivar la notificación en su expediente, nombrando el documento conforme a operativa/criterios del despacho, agendar el vencimiento que la notificación incluya, actualización de la situación/hito/fase codificado en el expediente, envío de la notificación por email al responsable del asunto, y creación de la tarea para atender el vencimiento/requerimiento que deba ser evacuado.
Todo este flujo se dispara de forma automática y desatendida, requiriéndose únicamente su revisión por la persona responsable de la tarea. Y con IA la tarea puede ejecutarse por los sistemas sin necesidad de revisión.
Estos son solo algunos ejemplos, pero son muchos más los que podría referir.
Sin desvelar nada todavía, ¿qué aprendizajes o cuestiones de interés crees que podrán encontrar los asistentes al próximo webinario sobre cómo la tecnología y la innovación pueden ayudarnos a ser más eficientes en la tramitación de los procedimientos judiciales?
Principalmente entender porqué debemos valorar la transformación digital de nuestra actividad, identificar qué tareas pueden ser automatizadas en la tramitación de litigios, y conocer las distintas herramienta y funcionalidades que nos pueden ayudar en el proceso. Y todo desde un enfoque eminentemente práctico.
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