Programas de gestión procesal y administrativa, software que predice resultado de litigios, legal-tech, blockchain, big data, machine learning, deep learning… Los despachos de abogados se enfrentan a una revolución imparable, una explosión digital que avanza a pasos agigantados y va a cambiar el modo de trabajar en una nueva era de maravillas digitales y herramientas hasta ahora impensables.
Fuera legajos, bienvenida inteligencia artificial. Confilegal ha recorrido los bufetes españoles para conocer como resuelven el desafío.
Pero que nadie entre el pánico, no todos los despachos necesitan ser punteros en herramientas digitales ni necesariamente quedarán obsoletos si no se incorporan a los cambios vertiginosos.
La idea de sentarse delante de un robot abogado todavía es ciencia ficción de la mala.
Según el Informe de Innovación de Lefevre-El Derecho, los avances tecnológicos se centran en cuatro grandes bloques: robotización, blockchain, Big Data, Inteligencia Artificial -«machine learning» y «cognitive»- y «design thinking».
Así, los despachos han conseguido reducir en un 75% el esfuerzo en la gestión de documentación (EY Abogados) y un 15% el tiempo dedicado a la evaluación de riesgos legales (Garrigues); pueden predecir con casi un 90% de éxito el signo de las resoluciones judiciales (Écija); crear ventajas competitivas implementando el blockchain en la toma de decisiones (Deloitte), y agilizar el trabajo más mecánico de los abogados mediante la inteligencia artificial en proyectos como Luminance (Pérez-Llorca) o aplicada al e-Discovery (DLA Piper) para búsquedas de gran volumen documental.
Además de «analitycs», o el uso intensivo de datos, todos estos sistemas que desarrollan capacidades propias de la inteligencia humana y liberan de carga a los profesionales han permitido dedicar tiempo a nuevos proyectos punteros.
Es el caso de la creación de softwares de gestión colaborativa como Ontier 360, el diseño de «intranets» adaptadas a las necesidades de los abogados del futuro (Uría Menéndez) y los programas de colaboración y asesoramiento a «start- ups» como Herbert Smith Freehills Startup School; iniciativas que generan verdadero valor en las organizaciones.
Según el Informe de Innovación de Lefevre-El Derecho, los avances tecnológicos se centran EEN robotización, blockchain, Big Data, Inteligencia Artificial -‘machine learning’ y ‘cognitive’- y ‘design thinking’
Aparte de los grandes despachos y multinacionales, en España, donde el 95 % de los despachos son bufetes pequeños, los abogados básicamente llevan años incorporando nuevas herramientas de gestión y de comunicación con sus clientes y sobre todo con la Administración.
Programas de gestión procesal y de gestión administrativa, digitalización de la documentación y almacenamiento en nube facilitan el día a día del despacho, simplifican tareas que anteriormente llevaban horas y gestionan con facilidad la actividad diaria.
OBJETIVO: PAPEL CERO
Así lo entendió hace tiempo el letrado Jesús Garzón, cuyo despacho –Garzón Abogados– utiliza el software jurídico MN Program, un programa específico para abogados que cubre tanto el campo procesal como el administrativo del bufete, desde seguimiento de casos y procesos a emisión de documentos, facturas, contabilidad, “e incluso tiene una pestaña de Lexnet.
Además permite filtrar el acceso, de manera que cada uno sólo accede a sus casos o a sus tareas administrativas”, describe Garzón.
Con el objetivo de llegar al papel cero, los documentos son todos digitales, aunque tienen algunos expedientes antiguos pendientes de digitalizar.
“Todo está almacenado en el despacho y en la nube, con un disco espejo, de esa manera se guarda todas las noches y no se pierde trabajo si hay incidencias con los discos duros”, dice Garzón, que afirma que su despacho es puntero, cuentan con dos pantallas de mayor tamaño para trabajar simultáneamente e incluso ahora les sobra espacio de almacenamiento.
“Trabajar en digital es mucho más rápido que en papel, además hemos aumentado la velocidad de acceso a la red y tenemos un disco duro líquido. De esa manera vamos ganando segundos que al final del día significan mucho tiempo ganado”.
CONTROL EXHAUSTIVO DE EXPEDIENTES
Zaballos & Laborda Abogados utiliza Abogafin, un software que ofrece todas las opciones para desarrollar el trabajo con el máximo de eficacia y de rigor profesional.
“Contiene, – cuenta Emilia Zaballos– no sólo la posibilidad de llevar un control exhaustivo de los expedientes de cada uno de nuestros clientes, con la inclusión de todas las actuaciones procesales, sino que además tiene múltiples funcionalidades complementarias de gestión de documentación, facturación y contabilidad, posibilidad de ‘mailings’ a clientes, procuradores y terceros, posibilidad de envío de SMS, impresión de etiquetas, etc. Nos permite asimismo integrar la información que nos llega a través de procuradores y otros profesionales independientes que puedan intervenir, como peritos o notarías».
Además de este programa, el despacho tiene un sistema de archivo de documentación digital a través de un NAS (Network Attached Storage), un disco duro en la red con sistema LINUX y gran capacidad de seguridad y almacenamiento, que permite acceder a cualquier tipo de escrito, modelo o documentación relacionada con los casos a través de un servidor interno estructurado por carpetas de trabajo y con toda la seguridad a la que obliga la normativa en Protección de Datos (almacenamiento interno de ‘backup’ encriptado y con sistema anti Cryptolocker).
Un sistema adicional de organización administrativa, permite al despacho una retroalimentación constante con Abogafin para mantener actualizados los expedientes compartiendo información a nivel interno, lo que es esencial para que los distintos miembros del equipo que intervienen en los procedimientos puedan tener acceso directo e inmediato a toda la documentación relacionada con los expedientes.
Programas de gestión procesal y de gestión administrativa, digitalización de la documentación y almacenamiento en nube facilitan el día a día del despacho
Emilia Zaballos se declara abiertamente partidaria de Lexnet: “Desde el primer momento hemos apostado por un sistema cuyas ventas con innegables: recoger y gestionar de forma telemática las notificaciones, remitir escritos o demandas a los órganos judiciales cuando no sea preceptivo procurador, el ahorro de tiempo, desplazamientos, la agilización de gestiones y reducción de la burocracia y sobre todo la posibilidad de acceso a una plataforma 24 horas al día 365 días al año, hacen de LexNet un servicio imprescindible”.
Junto a lo anterior, disponen de un método propio de almacenamiento a través de de un NAS (Network Attached Storage) o sistema de almacenamiento masivo en la red que les permite acceder a cualquier tipo de escrito, modelo o documentación relacionada con sus casos mediante un servidor interno estructurado por carpetas de trabajo.
“Creemos que nuestra sociedad está ya totalmente inmersa en la digitalización y que la transformación de los Despachos profesionales en este sentido es una realidad. Los clientes demandan inmediatez y facilidad en cualquier gestión, por lo que es estrictamente necesario que los profesionales jurídicos sean capaces de ofrecer los servicios más eficientes y las mejores herramientas tecnológicas para satisfacer las expectativas de los clientes”, termina Zaballos.
Las nuevas situaciones legales surgidas a raíz de los nuevos modelos de negocio digitales y modelos de negocio de la economía colaborativa, cambio en las demandas de los clientes, cada vez más habituados a realizar cualquier trámite o gestión de forma «online», la distinta mentalidad de los nuevos profesionales, más predispuestos a los cambios tecnológicos y los nuevos retos, como el de la seguridad, la implantación de novedades como «blockchain», «chatbox» o de la IA aplicada a despachos profesionales “han conducido al sector jurídico a una situación en la que su manera de hacer las cosas ha quedado rápidamente obsoleta”.
UN PROGRAMA A MEDIDA
El despacho de abogados Ceca Magán utiliza por su parte un programa hecho a medida, IM Gestión de despacho de Imagine Software que realiza el seguimiento mediante la obtención de informes creados al efecto. Según va avanzando el expediente se va subiendo la documentación a la base de datos (notificaciones, avisos, citaciones, sentencias, etc…) y se colocan cronológicamente. Se van sacando también informes de dedicación, de imputaciones, etc.
El despacho emite digitalmente facturas y suplidos, tienen toda la documentación digitalizada y utilizan la nube para el correo electrónico a través de Office 365, reforzado con copias de seguridad en otra ubicación.
“En 2019 está en proyecto el traspaso del programa de gestión a la nube”, informa Javier Durán, responsable de Servicios Generales del despacho quien afirma que creen firmemente que “hay que avanzar rápidamente en el futuro digital. Estamos construyendo poco a poco una arquitectura tecnológica que nos permita afrontar con garantías el reto de la digitalización y nos permita dar a nuestros clientes un servicio de calidad apoyado no sólo de grandes profesionales sino también de la tecnología necesaria”.
QUE NO CUNDA EL PÁNICO
María Jesús González Espejo y Laura Fauqueur, socias fundadoras del Instituto de Innovación Legal, organismo de apoyo a la transformación digital de los despachos de abogados afirman que “la primera asignatura es aprender a trabajar con mentalidad de tecnólogo, lo que aplicado al campo legal sería el Legal Design Thinking, para trabajar juntos juristas y tecnólogos con un objetivo común”.
Cada despacho debe analizar sus necesidades, puntos débiles, sus recursos, que escuche a sus clientes y con todo ello se le realiza un proyecto que debe implementarse –y esto es muy importante- en fases, según las necesidades de cada firma, sin caer en la trampa de comprar rápidamente la última tecnología – que a lo mejor luego no funciona tan bien- y que frecuentemente aparte del elevado coste con difíciles de implementar entre los trabajadores.
Para González Espejo, la revolución digital es ya imparable y la gran revolución de la Inteligencia Artificial será en 10 o 20 años.
“Yo siempre distingo entre los despachos tortuga, que esconden la cabeza y son la mayoría de los pequeños despachos águilas, que se dieron cuenta de los beneficios hace tiempo, y los despachos elefantes, grandes despachos con mucho dinero. Y luego están las boutiques especializadas que nacen ya con vocación digital, los más jóvenes, los que tienen más empuje en este aspecto”.
Laura Fauqueur señala que la Inteligencia Artificial tiene muchas facetas y subcategorías, desde el «Machine Learning», donde la máquina trabaja con los datos que tú proporcionas, al futuro del «Deep Learning», el software que piensa por sí solo.
No todos los despachos necesitan ser punteros en herramientas digitales ni necesariamente quedarán obsoletos si no se incorporan a los cambios vertiginosos
«El ‘Machine Learning’ del que disponemos ahora permite la gestión inteligente de documentos, identifica y etiqueta palabras clave, rastrea miles de documentos de diligencia de vida o due diligence, investigar al otro en fusiones y adquisiciones», cuenta Fauqueur.
Cuatro editoriales que operan en España tienen ya programas de software predictivos que en base a los datos de que disponen te pueden predecir el resultado de un litigio o al menos las probabilidades a favor o en contra.
Hay que tener en cuenta, dicen las expertas, que la Administración está aprovechando al máximo la tecnología de que dispone y “hay que espabilar, porque en temas fiscales y laborales está ya todo automatizado y aunque justicia va con más lentitud, la gestión procesal integrada es un objetivo de la ministra”.
LO MÁS NUEVO
El reconocimiento de voz inteligente, DigaLaw, desarrollado por la empresa española SpeechWare es capaz de transcribir grabaciones con una precisión del 98%-99% y de formatear textos automáticamente.
La inteligencia artificial de Kira Systems, se aplica a la revisión de contratos en procesos de «due diligence» (diligencia debida). Identifica la cláusula de cambio de control.
Luminance está también indicado para las «due diligences». Se trata de una herramienta basada en la inteligencia artificial que ha sido desarrollado por un grupo de expertos de la Universidad de Cambridge.
Esta herramienta, que han implantado grandes despachos españoles, ayuda a realizar de manera más rápida y eficiente el trabajo gracias al análisis de la información.
Data Forecast es una solución tecnológica basada en el big data que ha sido desarrollada por Ecija. Permite predecir en un porcentaje cercano al 90% el riesgo sancionador en materia de protección de datos, para lo que toma como base la información publicada tanto por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) como por el Centro de Documentación Judicial (Cendoj).
Eunomía, una nueva funcionalidad que ha integrado Quolaw, el gestor de despachos de vLex, es un asistente virtual paralegal que permite gestionar y planificar procedimientos jurídicos de manera totalmente innovadora, siendo el complemento perfecto para el software de gestión de despachos Quolaw.
