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El confinamiento dispara el uso de la firma electrónica en despachos y empresas

La demanda de servicios de facturación electrónica aumentó un 50% desde que se inició el estado de alarma.
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La situación generada por el confinamiento provocado por la pandemia de coronavirus ha disparado los servicios de factura electrónica y firma digital.

Según cifras de la Fundación SERES, la demanda de servicios de facturación electrónica aumentó aproximadamente un 50% desde que se inició el estado de alarma.

Actualmente, más del 60% de los países del mundo hacen uso de la firma electrónica y se espera que la pandemia dispare este porcentaje.

La firma electrónica ofrece muchas ventajas para convertir a las empresas en un elemento tractor de la digitalización.

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Desde SERES se calcula que el porcentaje de empresas españolas que ha iniciado un proceso de transformación digital se sitúa entre el 40 y el 45%, “lo que supone que más de la mitad de las empresas está sin digitalizar».

En este contexto, mención especial requiere la ‘startup’ española de firmas digitales Signaturit, ya que experimentó un gran crecimiento en pleno confinamiento por el coronavirus.

En marzo llegó al medio millón de firmas, es decir, un 40% más que la media de enero y febrero de este año.

Signaturit es una compañía LegalTech, acreditada como prestador cualificado de servicios de confianza (QTSP), que ofrece soluciones innovadoras de firma electrónica, entrega electrónica certificada e identificación electrónica.

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Estas tecnologías facilitan cualquier proceso de firma o comunicación digital, con plenas garantías legales y de seguridad. Fundada en el año 2013 y con 10 millones en financiación que la mantienen muy activa.

Esta LegalTech española tiene actualmente 1.800 clientes, entre ellos entidades financieras como BBVA, Bankinter, Banco Sabadell, así como empresas como Acciona, Vueling, Mediapro y Manpower.

En el sector legal trabajan con diferentes despachos y firmas de servicios profesionales como Cuatrecasas, DWF-RCD, antiguo RCD, Das Seguros y EY. Esta compañía en 2019 duplicó su facturación del 2018 de 1,78 millones de euros.

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Curiosamente, algunos cambios normativos recientes ayudaron a incrementar la presencia de este LegalTech y de sus aplicaciones de firma electrónica.

Juan Zamora, CEO de la entidad, recuerda que la aprobación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en mayo del 2018 provocó que muchas empresas tuvieron que solicitar documentos de consentimiento a sus clientes y certificar que habían enviado toda la documentación correctamente.

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De izquierda a derecha: Javier Martínez, CTO y cofundador de Signaturit, y Juan Zamora, CEO y cofundador de Signaturit.

También señala que su ‘core business’ siempre ha sido prestar servicios digitales de confianza a distancia. En este momento tan complicado, la actividad de esta ‘startup’ está siendo de vital importancia para muchos sectores. Se están reduciendo los desplazamientos y ayudan a las empresas a que sigan con sus gestiones.

Esta compañía dispone de oficinas en Barcelona, Madrid y París. Ofrece sus servicios en 40 países, y ha sido recientemente reconocida como la primera empresa de tecnología española en el ranking del Financial Times 1000.

Tanto para las empresas que operan en este sector como en cualquier otra, la solución de firma electrónica de Signaturit, además de permitir la firma a distancia con plenas garantías legales, supone una ventaja clara a la hora de optimizar procesos de gestión de contratos, eliminando el papel y acelerando los ciclos de ventas.

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En el futuro es posible que las aplicaciones de esta ‘startup’ utilice blockchain. De momento esperan que mejore la seguridad jurídica y se regule mejor dicha tecnología para poder aplicar dicha tecnología a sus herramientas.

Un proceso seguro

El proceso a seguir es sencillo para el usuario, la empresa o el autónomo que contrate los servicios de Signaturit. Esta firma envía un documento a su cliente en un correo electrónico y adjunta un documento que, cuando el usuario va a firmar, le dirige a una plataforma en la que puede firmar como si se tratase de un papel.

De esta manera se transforma un proceso que era analógico y un poco rudimentario –tener que recibir un documento, imprimirlo, firmarlo, escanearlo, volverlo a enviar, o incluso tener que ir a una oficina de forma presencial solo para firmarlo…– a un modelo 100% digital donde lo único que se necesita es tener una dirección de correo electrónico.

Ahí se recibe un correo y permite firmar directamente sobre la pantalla de tu dispositivo como si fuera una firma en papel, pero dibujándola con el dedo, por lo que, en cuestión de segundos, se tiene el documento firmado con todas las garantías legales.

Signaturit, se adapta a todo tipo de empresas, desde un freelance a una compañía de gran tamaño, y se contrata por tipo de usuario y según el volumen de firmas que necesite.

De esta manera, «se puede ser un freelance que necesita cinco firmas al mes o una gran aseguradora que necesita 200.000 firmas y, en función de esto, pagas un precio u otro, y así también damos flexibilidad para que cualquier tipo de compañía pueda acceder a estas soluciones».

Volkswagen, también apuesta por la firma digital

En este contexto provocado por la crisis del coronavirus Volkswagen Group Retail se ha visto obligado reinventar sus procesos de ventas y acelerar su transformación digital.

Volkswagen Group Retail Spain (VGRS), que cuenta con una red de 58 instalaciones por todo el territorio nacional de las marcas Audi, Volkswagen, Volkswagen vehículos comerciales, SEAT y Skoda, ha ampliado su colaboración con iDocCar® para utilizar la firma electrónica de documentos en sus concesionarios, implementando la solución de Signaturit.

Esta tecnología permite respetar las reglas de distanciamiento social en los concesionarios que reabrieron el 18 de mayo, facilitando la firma de los contratos de venta de manera digital, con plenas garantías legales y de seguridad.

Para Joaquín Jover, Director General de VGRS, “es una prioridad y nuestra responsabilidad social proteger tanto a nuestros clientes como a nuestros empleados”.

VGRS ya contaba desde junio de 2019 con iDocCarⓇ, el software de gestión digital de procesos de la compañía Acerca Partners dedicado el sector Automoción.

Para preparar la reapertura de sus concesionarios, Volkswagen decidió contratar un nuevo servicio, “iDocCarⓇ SIGN”, que integra la solución de firma electrónica de Signaturit, para firmar electrónicamente tanto los contratos de venta de vehículos como el resto de documentos inherentes a la gestión y venta de coches.

Miguel Blanco, CIO de VGRS, señala que “la solución de una firma digital combinada con la plataforma gestión documental nos ha proporcionado una gran herramienta para acelerar nuestra estrategia global de digitalización”.

Para Juan Zamora, CEO de Signaturit, “este ejemplo demuestra la necesidad de las empresas del sector de la automoción de modificar sus procesos, no solo en un contexto de confinamiento, sino en el contexto de nueva normalidad”.

Los concesionarios están empezando a reabrir, pero ello no significa que puedan mantenerse los antiguos procesos de venta de coches. La situación ha cambiado y los consumidores también. Hay que adaptarse. Sin duda, la crisis del coronavirus ha acelerado la transformación digital de las empresas”.

Por su parte, Miguel Morenés, socio cofundador de iDocCarⓇ, apunta que “el nuevo cambio de paradigma ha acelerado la necesidad ahora ya obligatoria de digitalización de los procesos del sector. Gracias a la colaboración de las tres empresas, VGRS ha logrado anticiparse a las nuevas exigencias del mercado y está más y mejor preparado para afrontar el desafío que supone el contexto social actual y las necesidades del mercado”.