Innovación tecnológica en los despachos: claves para el futuro del sector legal
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24/10/2024 05:30
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Actualizado: 24/10/2024 10:25
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El miércoles 30 de octubre, a las 17:30 h, se celebrará una sesión de debate sobre la implementación de la innovación tecnológica en los despachos de abogados. Wolters Klower Legal Software, proveedor de soluciones de software jurídico, ha preparado una mesa redonda en la que se discutirán las tendencias actuales de innovación y tecnología en el sector legal.
Al encuentro acudirán Sergi Giménez, socio en Augusta Abogados, Alejandro Gómez-Gracia, «Chief Operation Officer» en Thomás de Carranza Abogados y Guillermo López, socio en Take Easy Legal.
Los mismos podrán conversar acerca de los casos de éxito, en la implementación de metodologías y tecnologías innovadoras, que hayan podido conocer de primera mano. También hablarán de los desafíos que han enfrentado cada uno, y las estrategias seguidas para superarlos. Finalmente, mostrarán al público el impacto beneficioso en rentabilidad y eficiencia que las nuevas tecnologías ofrecen a las firmas.
¿Cómo valoraríais el actual nivel de innovación tecnológico en el sector legal? ¿Consideráis que los despachos españoles se sitúan en la vanguardia a nivel europeo o mundial? ¿Por qué?
Sergi Giménez: En mi opinión, el nivel de innovación tecnológica en España es representativo de la diversidad que tenemos en la forma de ejercer la profesión. Es cierto que hoy en día nadie se plantea ejercer la profesión sin un ordenador o sin acceso a Internet. Pero con este punto de partida se dan muchas situaciones distintas. Las necesidades y recursos de los abogados que ejercen la profesión de forma unipersonal son diferentes de las que lo hacen en despachos pequeños. Y desde luego, son incomparables con las de los grandes despachos. Afortunadamente existen en el mercado muchas soluciones que se adaptan a cada una de estas situaciones.
No me atrevería a decir que los despachos españoles se sitúan a la vanguardia a nivel europeo o mundial, porque no dispongo de la información necesaria. Pero sí que me atrevo a hacer dos comentarios.
Por un lado, tengo conocimiento de que los grandes despachos españoles llevan tiempo realizando inversiones importantes y dedicando esfuerzos personales para poder ser considerados punteros en este campo. Por otro lado, en conversaciones recientes con compañeros de despachos que podríamos calificar de pequeños (e incluso unipersonales) he detectado un gran interés por implantar los últimos avances.
Alejandro Gómez-Gracia: La innovación tecnológica en el sector jurídico va avanzando a pasos agigantados. Pero comparado con otros sectores como el financiero, el asegurador o el industrial, le queda mucho camino por recorrer. Las herramientas que se están poniendo a disposición de los despachos de abogados, procuradores y la administración de justicia están ayudando a mejorar la eficiencia, optimizar los recursos y a dar una mayor transparencia.
Los países anglosajones son pioneros en todo lo relacionado con cualquier avance tecnológico. Con respecto a ellos, España va algo rezagada, aunque poco a poco nos estamos poniendo a la altura. La Unión Europea en su conjunto está en un segundo lugar a nivel mundial. Pero dentro de la propia Unión hay diferencias entre los países que la componen.
Guillermo López: Teniendo en cuenta el entorno en el que Take Easy se relaciona, confirmamos que apenas han incorporado tecnología básica más allá del hardware y software por todos conocido. Asimismo, nos sorprende más aún la resistencia a la eliminación del papel, promocionada por la actividad jurisdiccional en la mayor parte de los casos. Además, no existe conciencia de avance, la sensación siempre es ir detrás de toda innovación, ya que «el derecho» siempre va detrás de la realidad.
Considerar por tanto que los despachos españoles están en la vanguardia a nivel europeo o mundial en la incorporación de tecnología sería equivocado, si nos ceñimos a la generalidad de ellos.
¿Destacaríais algún caso de éxito a la hora de mejorar la operatividad del despacho con nuevas tecnologías y metodologías?
Sergi Giménez: En el caso de nuestro despacho, llevamos un tiempo considerable experimentando y «jugando» con la inteligencia artificial para descubrir en qué aspectos de nuestro trabajo puede ayudarnos. Ello ha conducido a que en los últimos doce meses hayamos implantado algunas pequeñas soluciones que nos facilitan la vida. El caso de éxito más espectacular es el desarrollo de un «prompt» relativamente complejo. Este avance permite a nuestro equipo de litigación masiva emitir unos informes de gran valor estratégico para nuestros clientes de forma mucho más rápida. Se trata de un informe que, realizado de forma manual requería la dedicación de dos personas durante casi tres días. Ahora lo elaboramos en 18 minutos.
Alejandro Gómez-Gracia: Casos de éxito hay muchos, pero cada uno depende del tipo de despacho al que te dirijas. A rasgos generales, pienso que todo aquello relacionado con la optimización del tiempo, todo aquello que ayude a reducir tareas de control, administrativas o incluso, mediante el uso de la IA a la hora de revisar documentos, sentencias, leyes, etc., siempre aportará valor al trabajo y por ende al despacho que lo utilice.
Guillermo López: Hace años observamos que incorporando medios tecnológicos se consigue más tiempo y eficacia y mejor experiencia de cliente. Además, incorporando al cliente en los procesos del despacho, conseguimos que conozca más cómo trabajamos, y la importancia de nuestra actividad. Con ello creamos la fidelización que nos interesa, sin necesidad de aplicar campañas publicitarias constantes.
Como ejemplo, con el uso de nuestro software Kleos, el cliente recibe nuestras notificaciones importantes de manera mucho más segura. Evitamos tráfico innecesario de correos, llamadas, confirmaciones que siempre pueden estar monitorizados por los ciberdelincuentes.
Sergi, te especializas en derecho mercantil internacional y el asesoramiento de fusiones y adquisiciones. Dinos, al trabajar recurrentemente con multinacionales, ¿qué diferencias detectas en la apuesta por la innovación de negocios españoles y de otros países? ¿Hay algún país que acapare la mayoría de casos de éxito?
En este tipo de operaciones solemos trabajar con despachos y clientes estadounidenses, ingleses y europeos, además de algunos asiáticos. En esos niveles, mecanismos tales como los «data rooms» y «closing romos» virtuales se dan por sentados. Y en ocasiones se sorprenden cuando sus contrapartes españolas los desconocen o utilizan sistemas que ellos consideran rudimentarios.
Según mi experiencia, quienes marcan las tendencias a seguir son los despachos anglosajones. Seguramente, porque cuentan con una larga tradición en este sentido y porque disponen de recursos importantes. La utilización de IA en los procesos de «due diligence» y de redacción de contratos ha pasado ya la fase de experimentación, y se está implantando en esos países. Por el momento, tengo la sensación de que en España los despachos preferimos acomodarnos a lo que nos llega de fuera.
Alejandro, eres experto en la gestión legal inmobiliaria del despacho. ¿Qué tecnologías consideras que pueden mejorar la eficiencia y la rentabilidad en tu área?
Cualquier tecnología que acompañe a los abogados en el desempeño de sus tareas. Claramente, existen distintas prioridades en función del tipo de despacho.
No es lo mismo implantar recursos tecnológicos, en despachos que centran su actividad en asuntos mercantiles o societarios, donde los recursos pueden destinarse a la implantación de IA que ayude a la búsqueda de leyes y normas que apliquen a sus áreas específicas o para el control de juntas, impuestos, programas que ayuden a la automatización de redacción de documentos, etc., a implantarla en despachos que tengan una línea procesal muy potente donde el control de plazos, estudio de sentencias o seguimiento de los procedimientos marcan la diferencia y evitan posibles errores. Estos, en un porcentaje muy elevado, pueden suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso.
En Take Easy Legal protegéis las actividades y los procesos de información de las empresas. En el ámbito de la seguridad jurídica interna y externa, Guillermo, ¿consideras que las compañías están suficientemente protegidas frente a los ciberataques?
La verdad es que pese a estar aplicando una «evangelización en ciberseguridad» por nuestra parte, nos encontramos con que pese a la buena recepción de nuestro discurso, la mayoría de las organizaciones son «reactivas» al ciberataque. Ya van en desventaja. Sólo nos llaman cuando les ha ocurrido, por lo que han perdido no sólo información valiosa y, en la mayoría de los casos, datos sensibles de clientes y proveedores. En estos casos tienen que utilizar recursos económicos propios, quienes tienen la gran suerte de tenerlos. Ello paraliza su actividad de inmediato, y no vuelven a una cierta actividad normal hasta pasados más de 6 meses.
Por tanto, la respuesta es claramente no. Las compañías no están suficientemente protegidas. Todas las empresas están expuestas a ciberataques. Pero todas aquellas que no incorporan lo mínimo e imprescindible en tecnología de información, son susceptibles de corta vida en el mercado actual. Los dirigentes no saben realmente a qué están exponiendo a su organización, ni a las empresas con las que interactúa en el tráfico mercantil. Los clientes también deben tener protegidos los datos que confían a la organización.
Objetivamente, las empresas están gestionando la ciberseguridad a golpe de parches, en lugar de considerar un modelo que pueda ir adaptándose al crecimiento de la organización.
El empresario y el equipo directivo debe, además, procurar que toda la actividad de la organización sea monitorizada de manera constante. Para ello, la tecnología está a su servicio, y no parece que quieran adoptarla ni aun siendo obligatorio. Lo cierto es que con la aplicación de la directiva NIS2 todas las empresas españolas deberían haber puesto en marcha la incorporación de ciberseguridad jurídica y tecnológica en sus procesos desde el 16 de enero de 2023.
Para terminar, contadnos, ¿cuáles son los principales desafíos a la hora de que un despacho se convierta en un caso de éxito por su innovación tecnológica?
Sergi Giménez: Evidentemente la parte económica siempre es un problema para cualquier organización. Sin embargo, también es cierto que hoy en día la tecnología se ha abaratado mucho y que existen soluciones para casi todos los bolsillos.
Desde mi punto de vista, el principal desafío es el humano. Prácticamente desde que comencé a ejercer la profesión me fue asignada la cartera ministerial de «tecnología» en los diversos despachos que me han acogido.
Estamos hablando de una época en la que se utilizaba el telex, el telefax, el «corta y pega» era literal. Pocos abogados utilizaban ya los ordenadores, y solamente algunas secretarias disponían de máquinas de escribir con memoria. Con la inocencia propia de la juventud imaginé que mis compañeros abrazarían los PC’s con entusiasmo.
Rápidamente me di cuenta de que problema al que me enfrentaba no era de carácter técnico, sino humano.
En todos los proyectos que he liderado, el principal desafío siempre ha sido la resistencia al cambio. Comprendo las motivaciones de esa resistencia y no creo que eso vaya a cambiar en el futuro.
Curiosamente estamos en un momento en que los profesionales, sobre todo los jóvenes, no tienen ningún problema en aprender nuevas tecnologías para sus asuntos personales (Instagram, Tiktok, Bizum, etc.). Sin embargo, siguen mostrando resistencia a utilizar soluciones tecnológicas para ser más eficientes en su trabajo. Raro es el caso en que profundizan en las tecnologías que tienen a su alcance para sacarles más jugo, o incluso para darles usos nuevos que redunden en beneficio del despacho.
Alejandro Gómez-Gracia: Lo primero y mas importante, un cambio de mentalidad. El abogado sigue siendo un fiel consumidor del papel, del documento escrito y necesita adaptarse, aunque no en todos los casos, a las nuevas tecnologías.
Algo tan básico como el uso de la nube o la digitalización de documentación, puede suponer un reto. En algún caso tan grande, que a veces no se consigue dar este primer paso. A lo anterior se une lo relativo a protección de datos y ciberseguridad. Algo que complica en mayor medida cualquier cambio al formato digital.
Además, hay que tener en cuenta la capacidad de adaptación que pueda tener el abogado en cuestión de asumir ese aprendizaje, la capacidad de detectar que herramienta se adapta a las necesidades del trabajo diario y la capacidad de desarrollar procesos efectivos que mejoren los flujos de trabajo. Por si fuera poco, a todo lo anterior se une un tema económico.
Guillermo López: La integración adecuada entre experiencia y adaptabilidad de los profesionales que lo forman es uno de ellos. Desdeñar el pasado no es una opción. No vamos a descubrir que hace falta una alta formación jurídica en el desarrollo de soluciones para los clientes, pero tampoco debemos dejar atrás avances que reducen el tiempo de decisión en los procesos.
La incorporación de la Inteligencia artificial, blockchain o despachos con oficina virtual abierta al público son realidades omnipresentes con las que tenemos que investigar más y adaptar más a nuestra actividad.
Otro desafío fundamental, que lo es siempre, es la capacidad financiera para ser competitivos. Desde la gestión de la información hasta la seguridad y la toma de decisiones estratégicas requieren de capacidad económica.
Las grandes firmas tienen la suerte de discutir y decidir cómo, cuánto y cuándo van a invertir en innovación tecnológica, es innegable.
En cambio, la mayor parte de los despachos tienen que decidir entre mantener una posición económica estable a corto plazo al no disponer de suficiente capacidad para endeudarse o en invertir en mejorar en ello.
Los órganos jurisdiccionales tampoco llaman a una innovación urgente de los despachos que viven de litigios, ya que desde que se inician los trámites judiciales hasta que finalizan en instrucción o instancia supera con creces la expectativa de una justicia rápida y eficaz.
Sin embargo, esta realidad esconde la existencia de una alta exposición en el tiempo de datos gravemente sensibles en poder de todo tipo de despachos y terceras personas y el contagio de esta lentitud en la actividad se extiende a la adopción de herramientas de prevención de incidentes de ciberseguridad.
Si estás interesado en participar, haz clic aquí y completa los datos para formalizar tu inscripción. Te recordamos que la asistencia es gratuita, pero las plazas son limitadas y se asignarán estrictamente por orden de inscripción.
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