En los últimos años, los despachos han virado su estrategia hacia la automatización, herramientas IA y la integración de plataformas de gestión de clientes —Customer Relationship Management, en siglas CRM—.
Sin embargo, en muchos de ellos ha llegado la innovación antes que la estrategia.
Es por ello que el portal Law.com ha recogido las 5 razones claves que están haciendo que los despachos pierdan valor y cómo corregirlas, según la experiencia de Tim Haught, vicepresidente y encargado del departamento de servicios en Forrest Solutions, una firma líder en outsourcing —práctica empresarial donde una compañía contrata a un tercero especializado para realizar tareas o funciones que no son su actividad principal—, diseñadas para reducir costes y mejorar la productividad.
Según el autor, no solo basta con invertir en herramientas: es imprescindible dedicar tiempo y recursos en definir la estrategia administrativa y en las personas que la hacen posible.
Aquellos que entiendan la innovación como algo más que la compra de tecnología serán quienes consigan transformar ese esfuerzo en una ventaja competitiva real y duradera.
La estrategia se percibe como un centro de coste, no de valor
El autor del texto explica que mientras la innovación se apodera del mantra de los despachos, pocos cuentan con un plan operativo que especifique quién es responsable de qué, como funcionan las dependencia y qué resultados son
Tareas propias del departamento de administración, que ahorrarían recursos y multiplicarían los resultados de la innovación.
Así, el autor advierte en el texto que «cuando falta la estructura, cada nueva herramienta se convierte en un experimento puntual».
Sin embargo, «cuando está presente la estructura, la adopción se acelera, los errores disminuyen y los resultados para los clientes se vuelven predecibles».
Por ello, invertir tiempo en diseñar la estrategia no es un coste, sino un centro de valor.
La estrategia se diseña sin entenderse por qué se hace
Otro error que percibe Haught es qué muchos despachos deciden emprender estrategias sin especificar quén es el responsable de cada paso, como se gestionan las excepciones o si los datos están debidamente tratados.
Desde su perspectiva automatizar procesos es un acierto, pero sí se comprende qué se está automatizando.
Para subsanar este error, el autor señala que es esencial documentar los flujos de trabajo, identificar por qué existen ciertos pasos y alinearlos con las mejores prácticas.
La automatización es un medio, no un fin
La elección de una herramienta de Inteligencia Artificial es una decisión que lleva tiempo, pero el proceso no se acaba en cuanto se elige. Además
El objetivo no es reemplazar a las personas, sino liberar su tiempo para tareas de mayor valor añadido. La automatización bien gestionada refuerza la precisión; mal gestionada, introduce riesgos silenciosos.
La confianza, el principal factor que tienen en cuenta los clientes
Los despachos no solo venden asesoramiento jurídico, venden fiabilidad. Un error en una factura o en un documento no solo genera ajustes económicos, sino que erosiona la credibilidad interna y externa.
No es casual que los bufetes con funciones administrativas de control de calidad reporten mayores niveles de satisfacción entre sus socios: la excelencia operativa también es cultura.
Gestionar el cambio marcará la diferencia
El futuro no se decidirá por aquellos que compren tecnología y los que no, sino entre los que saben integrarla y los que se limitan a adoptarla.
Así, Haught lanza un mensaje claro: «el sector legal no necesita elegir entre gente y tecnología: necesita conectarlas».
Y para ello estarán los profesionales de la administración, quienes actuarán como puentes entre el resto de departamento ya que convertirán la innovación en ejecución.
En definitiva, en un mercado donde todos venden herramienta y soluciones, la verdadera diferencia está en quienes se ocupen de que funcione.
