II Congreso de Compliance que ha reunido a cerca de doscientos expertos en Madrid.

¿Cómo gestionar el canal de denuncias dentro de la política de cumplimiento normativo de mi empresa?

02/12/2016 05:57

Actualizado: 02/12/2016 00:59

Cerca de doscientos profesionales se han dado cita convocados por ASCOM, (Asociación de Profesionales de Cumplimiento Normativo) y Thomson Reuters Aranzadi en el II Congreso de «Compliance» [cumplimiento normativo] que ha tenido lugar este jueves en Madrid, donde se debatió el desarrollo del canal de denuncias en el seno del modelo normativo.

Para algunos de estos expertos consultados por CONFILEGAL, los canales de denuncia interna son un medio de control para procurar dotar de mayor eficacia al sistema de prevención del delito.

Contar con el canal de denuncias forma parte de las medidas que se introducen en la empresa al implementar» un programa de «compliance», pero por sí solo no es elemento suficiente que pueda llevar a la aplicación de la atenuante, como tampoco lo sería por sí mismo la designación de un «Compliance Officer» [responsable del cumplimiento normativo].

Parece evidente que cada empresa, según sus características, tiene que establecer un sistema de gestión eficaz para evitar el delito, lo que requiere además de contar con ese canal de denuncias, detectar los puntos de riesgo, proponer las medidas adecuadas para procurar evitar su comisión, dar formación a los directivos y empleados y designar el organismo de control del cumplimiento.

Hemos pedido a profesionales que han acudido a este II Congreso de «Compliance» que nos hablasen de estos rasgos que deben tener este canal interno de denuncia

Francisco Bonatti, socio director de Bonatti «Compliance» y Penal:

Canal de denuncias debe ser accesible. “Tiene que estar diseñado de tal forma que la organización que lo tiene pueda acceder al mismo y a su mecánica para sacarlo el máximo rendimiento posible. Para ello la labor del Compliance Officer será clave en su gestión e independencia de otros organismos.

Proteger su confidencialidad. “Debe ofrecer las máximas garantías a las personas que denuncien las irregularidades de la empresa. La propia AEPD limita el uso del canal a estas denuncias anónimas. Que haya una tranquilidad de que los datos de ese usuario no se van a divulgar con facilidad y que puedan estar protegidos por el secreto profesional de un abogado que medie entre el denunciante y la organización.

Gloria Hernández, abogada experta en compliance regulatorio:

La empresa y la dirección deben apostar por él. “El canal de denuncias debe ser un elemento visible y que forme parte de la estrategia de la empresa. Debe ser útil para detectar fraudes e infracciones dentro de la empresa. En la actualidad en las empresas del IBEX 35 donde muchas tienen esta herramienta no la dan a conocer suficientemente a sus profesionales de su existencia. De ahí que su utilidad sea problemática”.

Hay que darlo a conocer y formar a los empleados en su uso. Es fundamental que si existe un canal de denuncias se promocione de forma conveniente. Se trata de sacarle la máxima utilidad posible y que se emplee para lo que se creó. Si se externaliza la gestión del canal los empleados se quedan más tranquilos respecto a la protección que pueden tener si denuncian alguna irregularidad.

Jesús Pindado, director de cumplimiento normativo de KNL:

Que forme parte de la ética de la empresa. Este tipo de iniciativas debe formar parte de lo que entiende la compañía por valores éticos. Hay que darse cuenta que no podemos separar la ética de la empresa de las personas. Esas personas son las que hacen la ética de la empresa. La promoción desde un punto de vista ético debe ser fundamental.

Debe estar dotado de los medios y la independencia adecuada. Si queremos que un canal de denuncias funcione debe ser parte activa de la actividad del Compliance Officer. Se trata de ser una herramienta que ayude a la investigación de las denuncias que lleguen por este canal. Algunas cuajarán y otras se rechazarán.

El papel de este profesional por su formación e independencia es clave en la gestión del citado canal. Periódicamente habrá que hacer un seguimiento de sus resultados y saber si realmente está bien alineado con nuestra política de cumplimiento normativo. Debe ser a la Comisión de Auditoria a quien se le dé cuenta de forma periódica del estado de dichas investigaciones.

Lidl, caso práctico de empresa con canal de denuncias

Armin Höfer, director jurídico para España. “Este canal de denuncias que lleva algo más de un año se estructura en tres vertientes, uno online, otro que gestiona un abogado interno y un tercero bajo la supervisión de un abogado externo para poder recibir esas denuncias. De esta forma cada profesional elige el canal mejor que se pueda adecuar a su situación de cara a esa queja o denuncia”.

Estamos contentos de la puesta en marcha de este canal. Hicimos alguna publicidad en nuestra web de la puesta en marcha. Se conoce a nivel interno y nuestros proveedores y clientes saben de la existencia como elemento que protege nuestra reputación.

Rubén Domínguez, Responsable de «Compliance». “Cualquier incidencia que llega se tiene consideración. Se trata de realizar un informe y su posterior seguimiento para saber si realmente estamos ante una posible infracción que pueda preocupar a la empresa.

En todas estas actuaciones salvaguardamos la confidencialidad y protección de datos e incluso de derecho laboral tanto para el afectado como para el propio denunciante. Somos conscientes que en un país como España la llamada “cultura del canal de denuncias” es más complicada de crear que en otros entornos vecinos”.

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