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Cómo debe ser el canal de denuncias: ¿Anónimo o confidencial?

Sobre estas líneas las autoras de la columna, las dos abogadas: María Carranza, auditora interna, especialista en "compliance" financiero; y Gema Miguel, igualmente experta en cumplimiento normativo.
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Se configura como uno de los elementos esenciales de los llamados Sistemas de Gestión de “Compliance”, siempre que el mismo se encuentre adaptado a las exigencias de la empresa y a su complejidad organizativa.

Pero, ¿qué es exactamente un Canal de Denuncias?

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Es el medio por el cual se puede comunicar actuaciones o acciones consideradas contrarias a la ley o las normas internas de la compañía cuando éstas son cometidas por otros empleados, directivos o colaboradores de la empresa.

Es sin duda una medida clave, no solo por la vertiente disuasoria que conlleva su implantación, si no por ser un medio inmediato de prevención y detección.

Pese a presentar esta vis de esencialidad, muchas PYMES siguen preguntándose si realmente es necesaria su implantación en este tipo de organizaciones.

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Seamos realistas, y es que el tejido empresarial español está liderado, sin lugar a dudas, por las pequeñas y medianas empresas, organizaciones que en un alto porcentaje cuentan con 5, 6, 7…empleados.

Entonces, ¿es factible un canal de denuncias en una organización de estas dimensiones?

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Nuestra respuesta: Por supuesto que sí, no solo es factible, sino que desde nuestra experiencia consideramos que es altamente recomendable su implantación, independientemente del tamaño de la organización.

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CÓMO SE CONFIGURAN

 Surgen en este punto otra serie de dudas. ¿de qué forma se configuran los canales de denuncias: anónimos o simplemente confidenciales?

Ante esta cuestión, no poco debatida, nuestra respuesta no puede ser tan taxativa, pues son varios los frentes abiertos al respecto que no arrojan, lamentablemente, luz al asunto.

Mientras que la confidencialidad implica necesariamente la identificación del denunciante, el canal de denuncias anónimo permite las denuncias sin ningún tipo de identificación; ahora bien, el canal de denuncias confidencial, debe garantizar la preservación de los datos identificativos del denunciante.

Como consecuencia del Dictamen 1/2006 sobre la aplicación de las normas de la Unión Europea relativas a la protección de datos a programas internos de denuncias de irregularidades en los campos contabilidad, controles contables internos, asuntos de auditoría , lucha contra el soborno, delito bancarios y financieros, 1 de febrero 2006, la AEPD aprobó una Consulta sobre “ Creación de Sistemas de denuncias internas en las empresas ( mecanismo de Whisteblowing) ”  concluyendo que las denuncias debían ser confidenciales y prohibiendo así las denuncias anónimas.

Y así viene siendo desde entonces hasta ahora, sin embargo, el Proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal que se encuentra en fase final de tramitación recoge, en primera instancia (veremos en qué queda), que los sistemas de “Compliance” puedan permitir las denuncias anónimas.

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CÓMO SE PUEDE HACER

Actualmente, la única forma de hacer un canal anónimo de denuncias es a través de su externalización.

Pongamos un ejemplo: la empresa A externaliza su canal de denuncias que será gestionado por la empresa B. Un trabajador de la empresa A, ante un incumplimiento, denuncia de forma confidencial ante la empresa B que, tramitará la denuncia de forma anónima haciéndola llegar a la empresa A.

Principal problema de este planteamiento de funcionamiento de este canal de denuncia: su alto coste, ya que supone tener contratado un plan 24/7.

¿Qué alternativa puede tener una pyme? 

O bien, implanta su canal de denuncias en su vertiente confidencial o se verá obligado a reajustar su presupuesto para cumplir con uno de los elementos fundamentales del sistema de gestión de Compliance.

No obstante, habrá que estar pendiente de los próximos acontecimientos para dar respuesta a lo que consideramos todavía una incógnita.

por María Carranza y Gema Miguel.

María Carranza y Gema Miguel con abogadas. La primera es Auditora interna, especialista en KYC y con amplia experiencia en "compliance" del sector financiero; Miguel es experta también en cumplimiento normativo, del cual posee la Certificación Profesional de CESCOM.