Junto al material didáctico e información que ofrece la Agencia Española de Protección de Datos, como sus memorias, y guías informativas, los abogados que se especializan en la materia tienen una oportunidad de convertirse en asesores jurídicos de muchas entidades.
Eso es lo que ha hecho Alfonso Pacheco, abogado especializado en derecho tecnológico y privacidad con despacho en Baleares. Es uno de los impulsores del blog PrivacidadLógica, una de las referencias del sector.
En la actualidad está acabando un libro de corte divulgativo para ayudar a entender a los abogados la importancia de esta norma europea de obligado cumplimiento.
Todavía hay muchos letrados que necesitan una formación específica por si desean en el futuro ser asesores de sus clientes en esta materia tan compleja.
Para este jurista «el abogado tiene que ver la normativa en materia de protección de datos desde una doble perspectiva: como sujeto obligado a su cumplimiento y como área de negocio siempre que esté preparado”.
Con él hemos definido diez aspectos que cualquier abogado deba tener en cuenta para entender el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y su repercusión.
1.- Conocer bien la normativa y la de tu cliente: Hay que estudiar a fondo dicha legislación
Se requiere no solo conocimiento de la normativa específica para la protección de datos, sino también aquella normativa aplicable a la actividad de cliente, tanto general como sectorial, nacional, autonómica…
2.- Tu cliente marca la pauta. No hay dos privacidades iguales
No solo hay que conocer la normativa, sino la realidad de cómo desarrolla su actividad el cliente. La misma actividad no tiene por qué desarrollarse de la misma forma por dos sujetos responsables.
3.- Adaptarse a cualquier realidad de la empresa
No es lo mismo una gran empresa que una pequeña o mediana empresa, incluso que una micropyme. Ni tienen las mismas estructuras ni tienen las mismas disponibilidades humanas y económicas.
Establecer unos protocolos, controles y obligaciones para el cliente sin tener en cuenta lo anterior supone que no se cumplirán y, por lo tanto, las posibilidades de meter el remo se multiplican.
Nuevas vías de negocio
4.- Un trabajo de adaptación continuada. No podemos relajarnos
En el momento de la implementación se refleja la realidad actual de la organización, pero esa realidad es mutante:
Se abren nuevas vías de negocio, se cierran otras, se implementan canales alternativos de tratamiento de los datos, se adoptan nuevas tecnologías…
La foto debe responder siempre a la situación real de cada momento, lo que implica revisar y adaptar.
5.- Educa a tu cliente. Debe ser proactivo
Hay que concienciar al cliente de la necesidad de tener una conducta proactiva en el cumplimiento de la normativa y en la necesidad de esa constante actualización y de que es bueno contar con el asesor antes de hacer las cosas: evitará disgustos y pérdidas económicas y de tiempo.
6.- Hay que ceñirse a la ley aunque técnicamente haya más posibilidades
Hay que saber explicarle al cliente que no todo lo que física o técnicamente se puede hacer.
Ahora lo que prima es la privacidad por diseño y por defecto. Consulta a tu experto en privacidad antes de desarrollar tu bien o servicio. Todo debe estar alineado con el RGPD y su articulado
7.- Sé honrado con el cliente. Ofrécele lo que necesite
Si las actividades que desarrolla el cliente no implican, por ejemplo, el nombramiento obligatorio de un DPD no hay que insistirle en su obligatoriedad cuando no lo es, con independencia de que se le puedan presentar las ventajas de contar con él, pero también los inconvenientes.
8.- Se debe saber trabajar en equipo y ni pisar callos
En particular, muy importante trabajar en buena sintonía con los responsables del departamento informático/sistemas.
Hay que tener en cuenta que el cliente posiblemente tenga otros asesores externos (asesor fiscal, laboral), cuya parcela hay que respetar, con independencia de las relaciones que pueda haber de esas áreas con la protección de datos.
9.- Darle valor importante a la protección de datos dentro de la empresa
Hay que tener claro que la protección de datos no es el centro del universo, no todo debe girar en torno a la misma. Hay que darle la importancia adecuada.
Con la formación adecuada no es tan complicado adaptarse a este nuevo enfoque de la privacidad donde ahora empresas y profesionales deben ser proactivos.
10.- Conservar la información sobre privacidad el tiempo adecuado
No podemos quedarnos con ninguna información de los clientes.
Pasados los plazos legales de conservación de esa información hay que desprenderse de dicha documentación.
Se puede mantener por un plazo de cinco años la documentación de los clientes que se extiende a diez por los temas de la prevención del blanqueo de capitales. La cuestión está cuándo está cerrado definitivamente el expediente de cada cliente.
