Cómo conocer la rentabilidad de tu despacho profesional

Los despachos profesionales, asesorías y gestorías se enfrentan cada día a un gran desafío. Son el punto de apoyo esencial para el entramado empresarial de nuestro país.

Se suele decir entre los asesores que saben más de un empresario que incluso su pareja. Y precisamente muchas veces esa relación duradera en el tiempo y estrecha, hace que no se pueda separar lo personal de lo profesional, con un resultado poco favorable para el asesor.

¿Cuántas veces, tú, director de un despacho profesional, te has preguntado si tus clientes son rentables?

¿O cómo mejora o empeora la rentabilidad del despacho en función del tiempo que llevan contigo?

Esta es sólo una de las dudas que se le plantean al director de un despacho (o deberían planteársele) cuando se para a analizar la rentabilidad de su negocio.

Y si embargo, en contadas ocasiones consigue encontrar tiempo para recopilar esa información y plantearla de tal modo que le permita tomar medidas o hacer cambios cuando sea necesario.

Qué aspectos del despacho se deberían analizar para conocer su rentabilidad

Como ya se ha comentado, el primer aspecto son los clientes. Es muy importante tenerlos clasificados tanto por su antigüedad como por la carga de trabajo que generan.

Los clientes más antiguos, aquellos que llevan toda la vida con nosotros, son aquellos que nos dan más quebraderos de cabeza.

Habitualmente son clientes del despacho “de toda la vida”, desde los comienzos y eso les confiere una especie de salvoconducto para hacer las cosas como se han hecho siempre, pedir cada vez más y más dedicación (porque nosotros crecemos, pero ellos también) y, por supuesto, mantener su cuota mensual o anual, como si se tratara de una especie de alquiler de renta antigua.

La única manera de abordar con este tipo de cliente una subida de la cuota, es con datos objetivos que le hagan comprender que el tiempo y los recursos que se le dedican necesitan una compensación económica.

CONOCER EL CAPITAL HUMANO DEL DESPACHO

Por otro lado, es esencial conocer el capital humano del despacho y saber gestionarlo de manera adecuada.

En muchas ocasiones, el personal se siente infravalorado y considera que muchas de las tareas diarias carecen de importancia y no aportan nada.

Habitualmente son tareas que se podrían automatizar con algún software de gestión del despacho. Y así ese talento no se vería desperdiciado y podría emplearse en labores de consultoría que mejoren la relación con los clientes y redunden en unos servicios con un “fee” [cuota]  más elevado.

Y mientras esto les sucede a algunos empleados, hay otros cuya carga de trabajo es tal que no consiguen canalizarla adecuadamente. De nuevo tareas administrativas que no aportan valor de cara al cliente, pero son necesarias, como la conciliación bancaria o la contabilización de facturas. Todas ellas se podrían automatizar de manera muy sencilla. Solución efectiva para una mejor organización del despacho y unos resultados óptimos.

Qué es el BI y qué herramientas existen para el análisis de la rentabilidad del despacho

BI es el acrónimo de “Business Intelligence” o lo que es lo mismo, Inteligencia de negocio, analítica aplicada a la empresa.

Esta disciplina favorece una correcta gestión de cualquier tipo de negocio ya que permite analizar los aspectos que influyen en la marcha de una empresa y aportan la información suficiente para descubrir lo que falla, tomar medidas para solucionarlo y potenciar aquellos aspectos que funcionan bien.

Por supuesto, esta analítica se puede aplicar a un Despacho Profesional con los mismos objetivos que a cualquier otra empresa.

A día de hoy existen en el mercado herramientas de BI específicas para el despacho profesional que son capaces de analizar aspectos tan esenciales como los clientes más y menos rentables del despacho, tanto en función de su antigüedad como en relación a los servicios contratados; miden la productividad de los empleados y su carga de trabajo por cliente, generan informes de estos y tantos otros aspectos como se quieran analizar o canalizan la comunicación con clientes y empleados  a través de una plataforma común. Y todo con información extraída del ERP con el que cada despacho trabaje, de manera totalmente transparente y en tiempo real.

Sin duda, una herramienta que permite al director del despacho tomar el control y poder hacer crecer su negocio optimizando los recursos y gestionando bien su cartera de clientes.