France Vidal nos aporta su visión sobre cómo estas innovaciones están impactando la eficiencia y seguridad en despachos y organizaciones jurídicas, algo que se tratará con mayor detalle en el próximo "Legal Innovation Days" organizado por Wolters Kluwer Legal Software.
France Vidal: Implementar sistemas de firma electrónica garantiza eficiencia y ahorro para despachos y asesorías
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19/2/2024 06:30
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Actualizado: 18/2/2024 21:03
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La transición hacia la era digital ha permeado todos los ámbitos de la sociedad, y el sector legal no es una excepción. La introducción de sistemas de firma electrónica e identidad digital está transformando radicalmente la práctica legal, agilizando procesos y optimizando recursos de manera nunca antes vista.
En esta entrevista, nos sumergimos en el tema de la digitalización legal con France Vidal, VP Legal & Compliance en Signaturit y experta en tecnología legal, quien impartirá el próximo webinario ofrecido por Wolters Kluwer Legal Software: “Sistemas de identidad digital y firma electrónica en la nube. Impacto en la seguridad de tu despacho”.
Tendrá lugar el 22 de febrero a las 17:30 h y es posible inscribirse de forma gratuita aquí.
Además, los asistentes podrán profundizar en los temas discutidos y plantear dudas en vivo sobre la implementación de estos procesos y los beneficios que ofrecen para la productividad y seguridad de sus despachos.
Hemos aprovechado la ocasión para preguntar a Vidal por su visión sobre cómo estas innovaciones están impactando la eficiencia y seguridad en despachos y organizaciones jurídicas, a modo de adelanto de lo que será el próximo webinar.
¿De qué forma está transformando la práctica legal actual la introducción de sistemas de firma electrónica e identidad digital entre los operadores jurídicos, especialmente los despachos y asesorías?
¿De qué forma? Radicalmente! Estamos hablando de un cambio total en los hábitos de tramitación de expedientes y formalización de documentos. Pasar dichos hábitos del mundo analógico al mundo digital supone dejar de perder tiempo en desplazamientos, en reproducciones papel, en mensajería costosas, etc.
Se trata de una transformación en la práctica legal similar a la experimentada con las bases de datos de legislación y jurisprudencia, que nos han permitido tener en todos los despachos una biblioteca completa imposible de constituir en su formato editorial clásico.
En este caso, y a pesar de haber vivido personalmente esta época, nos cuesta hoy hasta imaginar cómo abogados y asesores podían acceder a toda la información necesaria para realizar su trabajo teniendo que desplazarse a grandes bibliotecas para consultar la jurisprudencia del caso tratado o librerías para adquirir el manual que posiblemente resultaría obsoleto en pocos años. Pues, está pasando exactamente lo mismo con la firma electrónica y la identidad digital.
¿Y qué beneficios inmediatos puede esperar, en su opinión, un despacho de abogados al implementar estos sistemas de identidad digital y firma electrónica?
Es sencillo: eficiencia en las gestiones, optimización del tiempo, ahorro en gastos anexos a los servicios profesionales que no aportan valor, adaptabilidad a situaciones que imposibilitan el encuentro presencial con los clientes o partes a un contrato por ejemplo, y también un mejor control y seguimiento de los asuntos y expedientes tratados con trazabilidad de las distintas intervenciones y actos realizados digitalmente con su firma electrónico y/o identificador digital.
Otra de las cuestiones principales es la seguridad y privacidad de los trámites realizados «online». ¿Cómo permiten estos sistemas garantizar las transacciones seguras y cómo se adaptan a la regulación actual en materia de privacidad y protección de datos?
La firma electrónica y los sistemas de identificación digital han sido concebidos precisamente pensando en estas cuestiones de seguridad y privacidad, pero cuidado, no todas las soluciones y herramientas del mercado ofrecen dichas garantías.
Es importante escogen un proveedor que haya pasado por un proceso de homologación oficial que permite asegurar los niveles de seguridad necesarios, me refiero a la figura de los ‘Prestadores Cualificados de Servicios de Confianza’ (QTSP por sus siglas en ingles) que están sujetos al cumplimiento del Reglamento UE nº910/2014 conocido como “Reglamento eIDAS” respecto de los “servicios de confianza” que ofrecen.
Ser QTSP implica tener que ser evaluado anualmente por auditores certificados por ENAC en base a estándares técnicos del esquema eIDAS cuyas exigencias en cuestiones de seguridad de la información, seguridad física y lógica y privacidad, son equivalentes a las que se imponen a los bancos que ofrecen servicios on-line.
Díganos, ¿es muy complejo de implementar este sistema en despachos y organizaciones?
Ahora con las plataformas en formato Software as a Service (SaaS) es muy sencillo ya que no requiere instalación ni actualización por parte del usuario, siendo un modelo de computación en la nube controlado en remoto por el Prestador.
Luego en la implementación, se puede requerir aplicar configuraciones específicas de la solución según el modelo de negocio o caso de uso del cliente, para lo cual ofrecemos un soporte de puesta en marcha inicial y asistencia post venta. No hay por tanto ninguna complejidad para una persona un mínimo familiarizada con las tecnologías.
¿Cómo de escalable es este proceso? ¿Pueden sacarle partido sobre todo los despachos grandes o también los pequeños?
Muchas de las soluciones de Grupo Signaturit han sido concebidas precisamente con esa idea de que nuestros clientes puedan ofrecer servicios a sus propios clientes, bien porque es el propósito mismo de la herramienta como nuestra solución de gestión de notificaciones electrónicas muy apreciada de las gestorías y administradores de fincas, bien porque nuestras soluciones API se integran perfectamente a las plataformas de servicios «online» de nuestros clientes como un módulo adicional que les permitirá formalizar la suscripción o venta de sus propios bienes y servicios.
Este webinario tendrá carácter eminentemente práctico. ¿Se podrán plantear dudas, en vivo y en directo, sobre cómo implementar estos procesos o los obstáculos que observo en mi organización?
La idea es que el webinario tenga efectivamente un carácter práctico y que, de ahí, los asistentes salgan con una idea clara de los beneficios que podrán tener dichas herramientas para su negocio, pero para llegar a ello es necesario entender primero la teoría de la firma electrónica e identidad digital, es decir entender qué son estos conceptos tanto desde el punto de vista de su regulación como de su tecnología de aplicación.
El entendimiento de estos aspectos generará confianza en los usuarios porque podrán apreciar que las opciones de digitalización de procesos ofrecidas por Prestadores de Servicios de Confianza Cualificados son garantes de la validez legal requerida para cualquier tipo de transacción y tramite electrónico y que permiten alcanzar le grado de eficacia jurídica equivalente al existente en el mundo analógico o papel con el que han estado trabajando hasta ahora.
Sin desvelar nada todavía: ¿qué aprendizajes o cuestiones de interés cree que podrán encontrar los asistentes al próximo webinario para mejorar la productividad y la seguridad de nuestro despacho?
Como he indicado antes, lo primero cuando una empresa o un despacho se plantea digitalizar sus procesos internos y/o externos para sus clientes, es “confiar” en que la solución permite brindar la eficacia jurídica necesaria a los actos que desea digitalizar tanto en el momento de su celebración como para su conservación a lo largo de su vida jurídica.
Para ello, el webinario nos permitirá repasar los conceptos fundamentales de las firmas electrónicas en todos sus niveles y vertientes, entender en qué consiste la identidad digital con su evolución tecnológica que la soporta y casos de uso, y de forma más general, cómo los servicios de confianza permiten contribuir a mejorar la productividad y seguridad de los despachos a través de herramientas electrónicas “amigables” y fáciles de implementar.
Recuerda que puedes inscribirte aquí.
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