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Opinión | El proceso de «forensic» en el ámbito del Compliance
Javier Puyol Montero aborda en esta columna el papel del "forensic" en el trabajo del Compliance Officer, para qué sirve y su eficacia. Foto. Confilegal.
18/12/2024 05:36
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Actualizado: 18/12/2024 19:39
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Una prueba de «forensic», conocida también como análisis forense, consiste en un proceso de investigación técnica que tiene como objetivo recolectar, preservar, analizar y presentar evidencias digitales relacionadas con incidentes o situaciones específicas, generalmente en el contexto de fraudes, delitos financieros, ciberataques, incumplimientos normativos o litigios legales.
Estas pruebas se llevan a cabo siguiendo estrictos protocolos que aseguran la validez y la integridad de las evidencias obtenidas, de modo que puedan ser admitidas en un proceso judicial o servir para auditorías internas o regulatorias.
La importancia estratégica de la prueba de «forensic» no puede entenderse únicamente como un mecanismo de validación de denuncias individuales, sino como un elemento estructural dentro del modelo de cumplimiento normativo.
En un entorno global cada vez más regulado y con mayores expectativas sociales y corporativas sobre la ética empresarial, las organizaciones no solo deben actuar correctamente, sino también demostrarlo de manera verificable.
Los canales de denuncia, como parte esencial de un programa de Compliance, son herramientas que permiten identificar comportamientos irregulares antes de que se conviertan en problemas sistémicos, o, generen repercusiones legales significativas.
Sin embargo, las denuncias, por su propia naturaleza, pueden ser anónimas, incompletas o basarse en percepciones subjetivas.
La prueba de «forensic» responde a esta realidad mediante un análisis técnico detallado que permite transformar denuncias iniciales en conclusiones fundamentadas, basadas en hechos objetivos y evidencias verificables.
Una de las dimensiones más críticas de la prueba de «forensic» es su habilidad para garantizar la objetividad y la imparcialidad de las investigaciones internas.
En muchas ocasiones, las denuncias recibidas a través del canal implican a miembros de la propia organización, incluyendo a veces a altos directivos.
Sin un enfoque técnico y neutral, existe el riesgo de que las investigaciones se perciban como parciales o sesgadas, lo que podría socavar la confianza en el sistema de denuncias y, por extensión, en el modelo de Compliance.
ELIMINA SUBJETIVIDAD
La prueba de «forensic», al basarse en análisis técnicos y procedimientos rigurosos, elimina cualquier subjetividad en la evaluación de los hechos, asegurando que las conclusiones se fundamenten exclusivamente en datos y evidencias.
Desde el punto de vista de las características técnicas, la prueba de «forensic» es única en su enfoque y profundidad.
Esta prueba implica el uso de tecnologías avanzadas y metodologías científicas, que permiten analizar evidencias físicas y digitales con un nivel de precisión que sería inalcanzable mediante otros métodos.
Estas capacidades técnicas no solo permiten esclarecer los hechos, sino también identificar patrones más amplios de riesgo o vulnerabilidad dentro de la organización.
Desde el momento en que se identifica una posible evidencia, se debe documentar cada interacción con ella, incluyendo quién tuvo acceso, cómo se almacenó y bajo en qué condiciones se analizó.
Esto no solo es importante para garantizar que las pruebas sean admisibles en procedimientos legales, sino también para proteger a la organización frente a alegaciones de manipulación o negligencia en la gestión de las investigaciones.
COMPONENTES DEL «FORENSIC»
El proceso de» forensic» abarca varios componentes esenciales, los cuales se va a proceder a concretar.
En primer lugar, está la recolección de evidencias, que implica identificar y asegurar fuentes de datos relevantes, como dispositivos electrónicos, sistemas informáticos, correos electrónicos, bases de datos y redes.
Este paso requiere utilizar técnicas especializadas para evitar la alteración de la información, como la creación de imágenes forenses de discos duros y la extracción de registros sin comprometer su estado original.
El siguiente componente es el análisis técnico.
Esto incluye examinar y reconstruir eventos, a partir de las evidencias obtenidas.
Otro aspecto fundamental, es la documentación y presentación de resultados.
Los hallazgos deben ser registrados de manera detallada y comprensible, explicando el método utilizado, las herramientas aplicadas y las conclusiones alcanzadas.
Esto es esencial para que la evidencia sea válida en un proceso judicial o ante los reguladores.
La presentación puede incluir informes escritos, gráficos, cronologías y testimonios de expertos, dependiendo de los requisitos del caso.
Por todo ello, la importancia de las pruebas de «forensic» en un modelo de cumplimiento normativo o Compliance radica en su capacidad para garantizar, que las empresas puedan detectar y gestionar incidentes de manera efectiva, minimizando riesgos legales y reputacionales.
PRUEBAS ESENCIALES
En el ámbito del Compliance, estas pruebas son esenciales para demostrar que la organización ha actuado con diligencia y transparencia en la investigación de irregularidades, lo cual puede mitigar sanciones regulatorias o legales.
Además, las pruebas de «forensic» ayudan a fortalecer los controles internos al identificar brechas en los sistemas de seguridad o fallas en los procesos de cumplimiento.
Esto permite a las empresas implementar medidas correctivas y preventivas, mejorando su capacidad para gestionar riesgos futuros.
En un contexto judicial o regulatorio, la capacidad de presentar evidencias forenses sólidas puede ser determinante para defender la posición de la empresa, o, respaldar sus acciones.
Adicionalmente a lo anterior, cabe señalar, que una prueba de «forensic» es un proceso exhaustivo y técnico que juega un papel crucial en la resolución de incidentes complejos, el cumplimiento normativo y la protección de la integridad organizacional.
Al proporcionar evidencias confiables y análisis detallados, estas pruebas fortalecen tanto la respuesta inmediata como la capacidad de prevención de las empresas frente a riesgos legales, financieros y operativos.
UNA PRUEBA JUSTIFICADA
La práctica de una prueba de «forensic» en las investigaciones internas derivadas de un canal de denuncias está plenamente justificada por una serie de razones fundamentales, vinculadas tanto a la naturaleza de las denuncias, como a la necesidad de garantizar, que las investigaciones sean llevadas a cabo con rigor, con imparcialidad, y de conformidad con la normativa vigente.
Desde un punto de vista práctico, existen una serie de cuestiones que deben tener en consideración a la hora de implementar el proceso vinculado a esta prueba:
a). El asegurar la objetividad y la imparcialidad de la investigación.
Las denuncias recibidas a través del canal de denuncias, en muchos casos, implican acusaciones serias de irregularidades o incumplimientos normativos, como fraude, acoso, corrupción o malversación.
Estas acusaciones pueden involucrar a empleados, directivos o incluso terceros vinculados a la organización.
La práctica de una prueba de «forensic» asegura que las investigaciones se fundamenten en datos objetivos y verificables, evitando cualquier percepción de sesgo o subjetividad que pueda socavar la legitimidad del proceso.
b). El reforzar la validez de las conclusiones.
Una investigación interna basada en la obtención y el análisis superficial de información puede llevar a conclusiones incompletas o incorrectas, exponiendo a la organización a riesgos legales y reputacionales.
La prueba de forensic, al emplear técnicas avanzadas y metodologías científicas, permite identificar, analizar y documentar evidencias con precisión, lo que fortalece la validez de las conclusiones, y, protege a la organización frente a posibles impugnaciones legales.
c). El cumplir con requisitos normativos y regulatorios.
En muchos sectores y jurisdicciones, la gestión de denuncias y las investigaciones internas están sujetas a estrictos requisitos legales y regulatorios.
Por ejemplo, normativas como el Reglamento (EU) 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD), o, la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, exigen que las organizaciones implementen medidas para garantizar la transparencia, integridad y diligencia debida en sus procesos internos.
La prueba de forensic se alinea con estas exigencias al proporcionar un análisis detallado, y, documentado de las evidencias.
d). El preservar la integridad de las evidencias.
En los casos donde las evidencias incluyen datos digitales o documentos sensibles, existe un alto riesgo de manipulación, pérdida o destrucción si no se manejan adecuadamente.
Del mismo modo, en el «forensic» constituye un aspecto esencial, la rigurosidad en la gestión de la cadena de custodia de las evidencias, incluyendo medidas específicas para preservar la indicada cadena de custodia de las evidencias, asegurando que estas se mantengan íntegras y sean admisibles en procedimientos legales o regulatorios, lo que asegura la integridad, autenticidad y admisibilidad de las pruebas recopiladas.
En todo caso, la preservación de estas evidencias es crítica y se lleva a cabo mediante cadenas de custodia que documentan quién tuvo acceso a los datos y en qué momento, garantizando su integridad.
e). El detectar vulnerabilidades sistémicas.
Más allá de investigar incidentes individuales, las pruebas de forensic permiten identificar fallos o debilidades en los controles internos que podrían estar facilitando irregularidades.
Esto no solo resuelve el caso denunciado, sino que también ofrece a la organización la oportunidad de implementar mejoras estructurales, y, prevenir futuros incidentes.
PROCESO ESTRUCTURADO
La práctica de una prueba de «forensic» sigue un proceso estructurado que abarca varias fases clave, cada una diseñada para garantizar la rigurosidad y la validez del análisis.
Estas fases son las que se indican seguidamente:
a). La recepción y evaluación de la denuncia.
El proceso comienza con una evaluación preliminar de la denuncia recibida a través del canal correspondiente.
En esta etapa, se analiza la naturaleza de la acusación, las partes implicadas, y la información proporcionada.
Con base en esta evaluación, se determina si es necesario realizar una prueba de forensic y cuáles serán sus objetivos específicos.
b). La definición del alcance de la investigación.
Es determinante establecer de manera clara y detallada el alcance de la prueba.
Esto incluye identificar las áreas de riesgo, las fuentes de evidencia que serán analizadas, y los objetivos que se esperan alcanzar.
c). La obtención de evidencias.
Esta fase implica la identificación, recopilación y preservación de todas las evidencias relevantes.
En el caso de evidencias digitales, como correos electrónicos, archivos electrónicos, registros de actividad en sistemas informáticos o dispositivos electrónicos, se utilizan herramientas forenses especializadas para crear copias exactas, como pueden ser las imágenes forenses, que permitan el análisis sin alterar los datos originales.
En el caso de documentos físicos, se asegura su correcta custodia y preservación.
d). El análisis de las evidencias.
Durante esta fase, los especialistas forenses emplean herramientas avanzadas para analizar las evidencias recopiladas.
Esto puede incluir, por ejemplo:
(i) la recuperación de información eliminada o encriptada;
(ii) el análisis de metadatos para identificar modificaciones o manipulaciones;
(iii) la identificación de patrones o anomalías en registros financieros o de actividades;
(iv) la correlación de datos entre diferentes fuentes para reconstruir eventos.
e). La documentación y elaboración del informe.
Los hallazgos se documentan en un informe detallado, que tiene que incluir una descripción de las metodologías empleadas, los resultados del análisis, las conclusiones y, en su caso, recomendaciones para mitigar riesgos.
Este informe debe ser claro y comprensible para audiencias no técnicas, como directivos o autoridades regulatorias.
f). La presentación y preservación de las evidencias.
Si los hallazgos deben presentarse en un proceso legal o ante reguladores, las evidencias y el informe forense se entregan de manera que cumplan con los requisitos de admisibilidad y formalidades legales.
EFECTOS
Los efectos de la prueba de «forensic» en las investigaciones derivadas del canal de denuncias son multifacéticos.
En términos inmediatos, fortalece la credibilidad y legitimidad del proceso de investigación interna, ya que demuestra que la organización no solo está dispuesta a investigar las denuncias recibidas, sino que lo hace de manera técnica, objetiva y profesional.
Esto envía un mensaje claro a los empleados sobre el compromiso de la empresa con la ética y el cumplimiento normativo, fomentando una cultura de confianza y responsabilidad.
Además, al validar o desestimar las denuncias basándose en pruebas concretas, la organización protege tanto a las posibles víctimas como a los acusados, evitando juicios precipitados o infundados.
En un plano más amplio, la prueba de forensic tiene un impacto significativo en la gestión del riesgo y la mejora de los controles internos.
Las investigaciones pueden revelar no solo conductas ilícitas específicas, sino también debilidades en los procesos o controles internos que permitieron que dichas conductas ocurrieran.
Esto permite a la organización implementar medidas correctivas para prevenir incidentes futuros, fortaleciendo su infraestructura de cumplimiento y reduciendo su exposición a riesgos legales, financieros y reputacionales.
La prueba de «forensic» tiene un efecto decisivo en la defensa legal de la organización.
En el caso de litigios o investigaciones regulatorias, las evidencias obtenidas mediante técnicas de forensic son generalmente consideradas admisibles y altamente confiables, siempre que se hayan recopilado y analizado de acuerdo con las normativas aplicables.
Esto proporciona a la organización una base sólida para defender su posición, mitigar posibles sanciones y preservar su reputación.
Un elemento distintivo de la prueba de «forensic» es su capacidad para proporcionar una narrativa coherente de los hechos.
A diferencia de otros métodos de investigación, que pueden centrarse únicamente en aspectos específicos o anecdóticos, la prueba de «forensic» busca construir una visión integral y contextualizada de los eventos investigados.
Esto incluye identificar las causas raíz de los problemas, los actores involucrados, las consecuencias potenciales y las medidas necesarias para evitar incidentes similares en el futuro.
Este enfoque no solo fortalece la credibilidad de las investigaciones, sino que también permite a la organización tomar decisiones informadas y estratégicas, basadas en una comprensión completa de los riesgos y vulnerabilidades.
Los efectos de la prueba de «forensic» en las investigaciones derivadas del canal de denuncias son tanto inmediatos como a largo plazo.
En el corto plazo, permite resolver denuncias específicas de manera eficiente, justa y basada en hechos.
Esto protege a las partes involucradas, evita decisiones precipitadas y asegura que las acciones correctivas o disciplinarias se basen en evidencias sólidas.
Además, al proporcionar una base objetiva para las decisiones, la prueba de forensic reduce el riesgo de litigios posteriores, protegiendo a la organización frente a posibles demandas por despidos injustificados, difamación u otros reclamos.
A largo plazo, la implementación sistemática de pruebas de «forensic» fortalece la infraestructura de Compliance de la organización.
Al identificar no solo las irregularidades individuales, sino también las debilidades subyacentes en los controles internos, la prueba de forensic actúa como un catalizador para la mejora continua.
TRASCENDENCIA
Este enfoque proactivo no solo reduce la probabilidad de futuros incumplimientos, sino que también demuestra a los reguladores y partes interesadas, que la organización está comprometida con el cumplimiento normativo y la mejora constante.
La trascendencia cultural de la prueba de «forensic» también es significativa.
Al demostrar que las denuncias se manejan de manera profesional, imparcial y técnica, la organización fomenta una cultura de confianza y responsabilidad.
Los empleados se sienten más seguros para reportar irregularidades, sabiendo que sus preocupaciones serán tomadas en serio y gestionadas de manera adecuada.
Esto no solo mejora la eficacia del canal de denuncias, sino que también refuerza los valores éticos y la integridad organizacional, que son pilares fundamentales de cualquier programa de Compliance.
Por todo ello, se puede considerar a la prueba de «forensic», como una herramienta de altísimo valor en las investigaciones derivadas del canal de denuncias, ya que proporciona un enfoque técnico, riguroso y objetivo para analizar y validar las denuncias recibidas.
Su importancia radica no solo en su capacidad para resolver casos específicos, sino también en su contribución a la mejora de los controles internos, la gestión del riesgo, la protección legal de la organización y la promoción de una cultura de transparencia y ética.
En un entorno empresarial y normativo en constante evolución, la prueba de «forensic» no solo representa un estándar de excelencia en la gestión de investigaciones internas, sino que también es un elemento clave para garantizar la sostenibilidad y la resiliencia de la organización a largo plazo.
Desde el momento en que se identifican posibles pruebas hasta su análisis y presentación final, cada paso debe documentarse detalladamente para garantizar que las evidencias no hayan sido manipuladas, contaminadas o alteradas.
Esto es particularmente crítico en casos donde las evidencias son digitales, ya que su fragilidad y facilidad de alteración pueden ser usadas como argumentos en su contra si no se demuestra una custodia adecuada.
La integridad de las evidencias no solo protege la validez de la investigación, sino que también salvaguarda la posición de la organización frente a posibles alegaciones de negligencia o mala praxis
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