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¿Cómo es la protección de datos en el ámbito de la Administración de Justicia? (II)

31/7/2018 06:15

Actualizado: 21/2/2023 12:58

Hoy en día, la aplicación efectiva del Reglamento (UE) 2016/679, unido al efecto LEXNET, han convulsionado a la Administración de Justicia, la pretendida informatización masiva de expedientes y causas judiciales, y la potenciación de los sistemas de comunicación ha traído numerosos aspectos ciertamente novedosos en el funcionamiento de la misma, pero también ha suscitado cuestiones diferentes e innovadoras, generando cuestiones que ahora es preciso conocer y resolver.

Estas disfunciones no determinan que el camino emprendido sea equivocado, pero si se hace preciso la creación, la configuración y la inversión en un modelo tecnológico que, de respuesta a las necesidades de los profesionales, y también de todos aquellos ciudadanos que se relacionan cotidianamente con la Administración de Justicia.

Entre las cuestiones a las que hay que dar respuesta, sin lugar a dudas se encuentra la protección de datos de carácter personal en el ámbito de la gestión ordinaria de los Tribunales.

Se hace preciso garantizar el derecho a la protección de datos de carácter personal, y hacer que la misma conviva y sea respeta frente a otros derechos fundamentales, como el derecho a la tutela judicial efectiva (artículo 24.1. de la Constitución Española), o el derecho de defensa (artículo 24.2. de la CE), derechos estos tan legítimos, y de tanta trascendencia como puede ser dicha protección de datos.

En consonancia con ello, debe tenerse presente que no existe algún derecho fundamental de carácter absoluto, y que los mismos se autolimitan en su aplicación y eficacia entre sí.

Del mismo modo, es necesario llevar a cabo una interpretación integradora de la protección de datos de carácter personal, sin exageraciones radicales, innecesarias y desproporcionadas, y al mismo tiempo, sin dejar de cumplir la normativa actualmente vigente.

La protección de datos en el ámbito de la Administración de Justicia debe partir de unos parámetros de normalidad, de cumplimiento de la legalidad vigente, de la necesidad de dar un cumplido servicio a los profesionales y a los ciudadanos que se relacionan con la misma, pero también debe tomar en consideración una perspectiva, que posibilite adecuadamente la operatividad eficaz y eficiente de su gestión.

Por tanto, son muchos los aspectos a considerar al evaluar la aplicación de la protección de datos de carácter personal, a este ámbito del funcionamiento de la Administración.

Se debe partir, tal como expone Mira Ros[i], del hecho consistente en que la informatización de los expedientes y archivos judiciales ha provocado el efecto cualitativo de convertirlos en una base de datos no sólo de uso interno dentro de la propia organización judicial, sino también de acceso externo mediante la posibilidad de su consulta telemática online.

La consulta online de los expedientes judiciales electrónicos obliga a un replanteamiento del sentido de la publicidad del proceso.

El debate actual sobre la publicidad de las actuaciones judiciales no está en quiénes tienen derecho de asistencia física a la vista ni en la cabida material del estrado, sino en la accesibilidad telemática a través de internet al contenido de los expedientes judiciales, su grado de visibilidad en la red.

¿Cómo debe articularse esa accesibilidad?

La cuestión es si esa accesibilidad online debe articularse como un sistema cerrado con alcance sólo a las partes del procedimiento o a quienes tengan un interés legítimo en él, o, por el contrario, como un sistema abierto al público en general, pero en todo caso, tal como ha quedado expuesto anteriormente, sin que pierda las dos líneas motrices de su actividad:

a). El respeto a los derechos legítimos de los titulares de los datos.

b). El respeto a los demás derechos fundamentales que puedan entrar en colisión con este derecho.

c). La necesidad de crear un modelo que sea comprensivo del respeto de los derechos fundamentales, y de la legalidad vigente, y al mismo tiempo, generar un sistema de funcionamiento que posibilite su gestión en el ámbito de la Administración de Justicia.

Por tanto, y a los exclusivos efectos de la protección de datos de carácter personal, tal como señala dicha autora, el problema es que la documentación judicial incluye circunstancialmente anexada información claramente confidencial, datos personales aportados por las partes para describir los hechos alegados y establecer el objeto del proceso que, simplemente por su incorporación a los archivos judiciales -en la mayoría de los casos sin que medie el consentimiento de su titular- no se transforman automáticamente en información pública, ni pierden por tanto la protección especial que les asigna el ordenamiento jurídico por ser expresión del honor e intimidad de las personas.

Publicidad de las actuaciones

Consecuentemente con ello, articula el régimen de la publicidad de las actuaciones judiciales frente a las exigencias jurídicas y prácticas derivadas de la protección de datos, sobre la base de tres principios bien definidos, que son los que se indican a continuación:

a). Primero, impidiendo la entrada en los expedientes judiciales de todo dato personal excesivo, que no sea adecuado, pertinente o necesario para el ejercicio de la potestad jurisdiccional.

La solución no consistiría en romper la ecuación de identidad entre la información que se inscribe en los registros judiciales y la que se publica en la Web, sino, al contrario, se trataría de que, por regla general, los archivos judiciales no contengan más que la información judicial que pueda difundirse en Internet, con las excepciones legalmente previstas.

b). Segundo, que la información judicial debiera filtrarse a priori, con independencia de quien sea el tercero interesado que la solicite, debiendo el Letrado de la Administración de Justicia dar solo un extracto de su contenido, que permita disociar todos los datos personales cuya divulgación no consentida, pudiera suponer un atentado al derecho a la intimidad personal o familiar, así como todas las actuaciones y circunstancias que no interesen al solicitante, conforme al tratamiento profesionalizado de la información.

c). Y tercero, la singularidad de las actuaciones jurisdiccionales y el derecho de acceso a las mismas (artículo 120, artículo 105, art. 123 de la CE) imponen -con urgencia ya- un repliegue y una reorganización de lo que debe ser el núcleo duro de la publicidad de las actuaciones judiciales.

Esta redefinición, debe consistir primero, en la información judicial que podría ser difundida en Internet, una vez disociados de los archivos judiciales, los datos personales ajenos a la finalidad estricta del ejercicio de la potestad jurisdiccional, y después una interpretación aperturista de los artículos 234 y 235 de la Ley Orgánica del Poder Judicial), en el sentido de que interés conocido (o cognoscitivo) equivalga al interés general por conocer, implícito en toda solicitud de información, sin tener que depender de que algún funcionario, de modo impersonal, aprecie específicamente un interés legítimo acreditado en quien solicita la información.

Proceso de reflexión

Todo ello conduce a la necesidad de iniciar un proceso de reflexión y de reinterpretación de las normas procesales y sustantivas que impactan y tienen influencia directa en el funcionamiento de la Administración de Justicia, en el sentido de hacerlas coherentes y congruentes sobre este nuevo ámbito normativo, de tal modo que garanticemos la finalidad de aquellas, con la preservación de derechos que lleva consigo la protección de datos, huyendo, sobre todo, de posiciones maximalistas o radicales, tal como ha quedado indicado anteriormente, a los efectos de preservar y dar un efectivo cumplimiento a todos los intereses que están en conflicto en el ámbito de los Juzgados y Tribunales.

Pero, es más, como recientemente se ponía de manifiesto por el propio Consejo General del Poder Judicial[ii] (CGPJ), los tratamientos y los flujos crecientes de datos personales no son una realidad ajena a la actividad de los Poderes Judiciales.

La reforma que ha representado la entrada en vigor y la aplicación efectiva del Reglamento (UE) 2016/679 en materia de protección de datos personales, afecta directamente a los datos de esta naturaleza que son tratados en los diversos órdenes jurisdiccionales sin excepción alguna, pues todos necesitan adaptarse a las nuevas exigencias normativas contenidas en este régimen jurídico, que si ciertamente no son nuevas, sin marcan una impronta diferente, al deberse tener en cuenta sus características, el peso específico que tienen las nuevas tecnologías en la sociedad, especialmente en lo atinente a las relaciones con el ciudadano o administrado, y sin olvidar el ámbito de aplicación territorial que ahora conlleva la nueva reglamentación en vigor.

También, debe tenerse presente que la misma afecta a todos los datos que el Consejo General del Poder Judicial y los restantes órganos de Gobierno del Poder Judicial tratan a diario para la realización de sus finalidades orgánicamente establecidas.

Todo ello, como reconoce dicho CGPJ, obliga a una revisión del marco de legalidad actualmente vigente para un adecuado encaje e implementación de la nueva normativa, así como a la asunción de nuevos desafíos.

No debe olvidarse al hilo de todo ello, que el Poder Judicial español, como los poderes judiciales existentes en el ámbito de la Unión Europea, que cada vez se transfieren y reciben cada vez más datos personales del exterior, a los cuales hay que hacer frente, y aplicarles el tratamiento, y la gestión que en cada caso sea necesario.

Debe tenerse presente como otro factor adicional a tener en consideración, a la globalización, que cada tiene un peso más específico y condiciona los tratamientos que se lleven a cabo en este ámbito, al llevar consigo la consiguiente e imparable internacionalización de la Justicia, lo cual genera un número creciente de transferencias internacionales de datos jurisdiccionales, y con ello surgen riesgos a los que hay que dar respuesta.

Además, constituye también un hecho más que evidente, la procedencia de la más que necesaria modernización y adaptación de los procedimientos e instrumentos de trabajo en la Administración de Justicia, con técnicas sofisticadas para el tratamiento intensivo de datos de todo tipo, deberá necesariamente tomar en cuenta la protección de la privacidad y la seguridad de dichos datos.

Para ello es necesario que se diseñen estándares operativos eficaces, y acordes con los tiempos que corren. Las técnicas de funcionamiento en esta materia en el ámbito de la Administración de Justicia no pueden estar desfasadas en relación con otros ámbitos de la Administración Pública, o con el funcionamiento normal o habitual de las propias empresas, pues ello constituye introducir y mantener rémoras o disfunciones que redundan en el mal funcionamiento de la propia Justicia.

Ante ello, igualmente se hace preciso que los diferentes operadores adapten sus métodos y hábitos de trabajo de forma coherente con los objetivos pretendidos, aunque de sobra es conocido el esfuerzo que han realizado tanto el Consejo General de la Abogacía, como el Procuradores, a los efectos de adaptarse e incluso impulsar los sistemas de tratamiento y comunicación en este ámbito de la Administración.

Consecuentemente con ello, la protección de datos de carácter personal en la Administración de Justicia debe contemplar siempre una perspectiva de presente pero también tener la capacidad de adaptarse a futuro inmediato, al son de la sociedad, de los avances tecnológicos, de la exigencia de los profesionales y de los ciudadanos de sistemas de gestión tuitivos con sus derechos, pero al mismo tiempo, con la exigencia de disponer de sistemas de gestión eficientes y seguros, donde exista una cultura suficientemente arraiga con relación a la protección de datos de carácter personal, pero sobre todo, donde exista una gran seguridad jurídica en su funcionamiento, disponiendo para ello de un enfoque multidisciplinar y práctico, a la vez que adecuado y plenamente comprensible para el público al que dicha protección de datos va dirigida.

[i]MIRA ROS, Corazón. “Algunas reflexiones sobre la protección de datos personales en el ámbito judicial”.

[ii]CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL. “Privacidad y Protección de Datos para la Justicia”. Escuela Judicial. Mayo de 2016.

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