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Los avisos legales, las políticas de privacidad y las políticas de uso

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Javier Puyol, abogado y socio de Ecix Group

Tal como señala Stephanie Falla, la política de uso y privacidad es un apartado que debe ir incluido en un sitios web, este debe estar bien identificado, para que sea accesible a los usuarios que visitan el sitio; existen sitios que utilizan el mismo espacio para aclarar las políticas de uso y privacidad ya que ambas se encuentran relacionadas.

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En este espacio lo que se pretende es establecer de manera muy clara los términos y condiciones de uso que el usuario puede dar a los contenidos, servicios y herramientas de las que dispone el sitio que está visitando.

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También, se utiliza para aclarar al usuario el uso y manejo que se le dará a la información que nos proporcione en el sitio. La política de uso y la política de privacidad son dos aspectos que se pueden manejar por separado, pero la mayoría de sitios suelen unir ambas políticas porque al final se encuentran seriamente relacionadas y en un mismo espacio.

Es necesario decir que no hay problema en manejar ambas políticas en un mismo espacio, esto facilita el acceso a la información y menos clics para que el usuario pueda leer en un sólo espacio sobre el uso que puede hacer del sitio y la privacidad de su información.

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También hay que hacer referencia a los llamados “Avisos Legales” o, en inglés, “Legal Warning” es una referencia a las notificaciones que se encuentran comúnmente en e-mensajes de correo electrónico y páginas Web, que establece los derechos del lector de un documento en particular y la responsabilidad del usuario y del autor.

El Aviso Legal de una web, según afirma Javier Prenafeta,  viene a ser el documento que recoge, básicamente, las cuestiones que la LSSI obliga a incluir en prácticamente toda web, especialmente las de empresas pero también en las bitácoras que incluyen publicidad y por tanto caen en el ámbito de aplicación de dicha norma.

También, ya de paso, se suelen añadir aspectos sobre propiedad intelectual, normas de uso, protección de datos y limitaciones o exclusiones de responsabilidad por los contenidos. Si además realizan comercio electrónico, sepan que por lo menos necesitarán unas Condiciones Generales de la Contratación así como cumplir determinados requerimientos en el proceso de contratación.

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Como es bien sabido, el Aviso Legal, a pesar de ser un documento legal, lo suele hacer la empresa que diseña y/o programa la web, como parte del servicio.

Prenafeta, asimismo, señala que el “Aviso Legal” debe ser fácilmente accesible (desde todas las páginas), y contener lo siguiente:

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1) Información general a la que se hace referencia en al artículo 10 de la LSSI. El listado es bastante claro, así que no hay mucho que comentar. En este apartado suelen descuidarse los datos de los registros. Las empresas (ya sea empresarios individuales, sociedades mercantiles, entidades de crédito y seguros, sociedades de garantía recíproca, instituciones de inversión colectiva, fondos de pensiones y agrupaciones de interés económico) deben incluir los datos de inscripción en el Registro Mercantil (ya saben, fecha, tomo, libro, folio, hoja,…), además de comunicarle a éste el nombre de dominio que utilizan habitualmente, pero hay otras entidades, como asociaciones, fundaciones, sociedades cooperativas, universidades, centros docentes, empresas de venta a distancia (entre las que se incluirían las que realizan comercio electrónico), empresas exportadoras, que también tienen registros específicos, cuyos datos igualmente hay que reseñar. También se suele olvidar hacer referencia a las autorizaciones administrativas del punto c). Hay una gran casuística: servicios de transporte, telecomunicaciones, energía, seguridad privada o gestión de residuos, por ejemplo, son algunas de las actividades que requieren autorización administrativa previa para su ejercicio.

2) Propiedad intelectual y uso de los contenidos. Por contenido se entiende el texto, imágenes, animaciones, bases de datos, programas informáticos, y demás elementos gráficos o sonoros de las páginas de su web. Constituye propiedad intelectual con carácter general, aunque probablemente también se haga referencia a marcas u otros signos distintivos (propiedad industrial) o incluso a los nombres de dominio registrados a su nombre. Si dicho contenido tienen un valor considerable o resulta crítico para su negocio, quizá debería ir a un Notario a que levante acta del mismo y constituir un depósito. Conviene dejar claro en el Aviso Legal quién es el titular de dichos contenidos, y los usos que permite.

Aléjese de convencionalismos y piense en su negocio y en lo que le interesa. No es lo mismo, por ejemplo, una empresa de publicidad o artes gráficas, que debería restringir la reproducción o modificación de sus trabajos, que una que se dedique al software libre cuya filosofía sea precisamente la distribución de sus desarrollos. En caso de imágenes de terceros, recuerde que debe contar con un permiso o cesión de derechos para poder incluirlas, aunque la mayoría de las bitácoras se salten esto a la torera.

Ya no se hace tanto, pero ya que está prohíba expresamente el uso de marcos, redireccionamientos, o cualesquiera actividades que supongan ocultar el origen de la información. Olvídese de limitar los enlaces profundos. Internet no sería nada sin estas cosas, nadie suele hacer caso y Ud. tampoco va a perseguir a quienes lo hagan.

3) Protección de datos. Con toda seguridad, Ud. recoge y trata datos relativos a personas físicas. El tema de la dirección IP es algo delicado, hay variedad de opiniones, pero personalmente creo que en la mayoría de los casos no se trata de un dato personal. No obstante, es probable que la web incluya un formulario de contacto, en el que se soliciten datos como nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, empresa y motivo de la consulta (solicite únicamente datos que sean pertinentes y no excesivos), y en cualquier caso siempre existe la posibilidad de que alguien le envíe un mensaje de correo electrónico a la dirección que facilita.

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En estos casos, la LOPD obliga a informar de las cuestiones que señala el artículo 5, así como de las posibles cesiones de dichos datos a terceros, debiendo solicitarse el consentimiento tanto para el tratamiento como para las cesiones. Hay excepciones, pero no siempre se aplicarán. Si incluye un formulario de contacto, reproduzca íntegramente esta cláusula en dicha página e incluya un botoncito de “aceptar”. De lo contario, el usuario no es informado debidamente (no tiene por qué visitar el Aviso Legal), y además tendrá una prueba de ese consentimiento. Recuerden que determinados datos (ideología, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual) requieren que el envío de los mismos se haga a través de un canal cifrado.

4) Limitaciones o exclusiones de responsabilidad. Puede parecer obvio, pero sólo puede limitar su responsabilidad en la medida que se lo permita la normativa que regula su actividad. Respecto a la LSSI, no establece un régimen de responsabilidad por contenidos, como se ha entendido erróneamente, sino los casos en que en ningún caso se es responsable. Esto es, fuera de esas exclusiones, la responsabilidad no es objetiva sino que, en su caso, deberá demostrarse. Con todo, es recomendable reproducir las exclusiones de la LSSI.

En lo que atañe a la política de uso debe aclarar al usuario con un texto bien redactado y de manera muy formal, los términos de uso que el usuario puede hacer del contenido, fotografía, herramientas y servicios que el sitio proporciona. Se debe ser claro en cuento al uso de licencias y derechos de autor, la manera adecuada para promover o manejar el contenido del sitio en otros medios. Este espacio busca aclarar todas las dudas de los usuarios con respecto al uso que este puede darle al sitio. Además, existen sitios web que utilizan este espacio, para aclarar sobre el uso de los servicios y herramientas que proporcionan al usuario. Dejando claro cuáles son incluso las consecuencias de un mal uso del mismo.

La política de privacidad se corresponde con el uso que los encargados del sitio le darán a la información que el usuario nos proporcione. Principalmente si hacemos uso de formularios en donde se solicitan datos personales del mismo. También, está política debe aclarar sobre el uso de sus datos para garantizar que no se le enviará spam ni información no solicitada por el usuario. En cuanto a la publicidad se le debe aclarar al usuario sobre la misma, de qué forma se utiliza y cuando la encontrará en el sitio. Siempre que la web reciba ingresos directos, por las actividades de comercio electrónico que realice, o indirectos, por la publicidad en su sitio web; debe cumplir la ley. La política de protección de datos personales, informa a los usuarios del procedimiento llevado a cabo por la organización para recoger los datos personales, permitiendo ver a éstos el uso que se les da, y las opciones que tienen las organizaciones respecto a su recogida.

Y en este sentido, Red.es señala que los datos personales recogidos en las webs se deberán tratar de acuerdo con lo dispuesto en la LOPD 15/1999, y deberán ser tratados de manera confidencial. Los usuarios pueden ejercitar los derechos de oposición, acceso e información, rectificación, cancelación y revocación de su autorización a la utilización de sus datos personales. Esta recogida de datos es general ya que en la mayoría de las páginas web que se visitan en la actualidad se recogen los datos relativos al usuario, ya que los datos personales son elemento imprescindible para la realización de cualquier gestión, o en la relación a distancia con distribuidor, comercio.

Por ello se puso en marcha la LOPD, con el fin de regular el tratamiento de estos datos personales. Dicha ley obliga a informar sobre el tratamiento de éstos y los fines por los que la empresa los requiere. Esta información es la que se refleja en los textos donde se recoge la política de privacidad. Además la ley también obliga a que se solicite el consentimiento para las cesiones de datos que se realicen entre las empresas.

En el entorno web, para que el usuario dé su consentimiento, es necesario que acepte las condiciones que normalmente suelen exponerse en la política de privacidad. Por ello, en todos los formularios que podemos encontrar en la red, debe llevar una pestaña donde podamos marcar que hemos leído y aceptado la política de privacidad.

En este mismo sentido, según indica Red.es no es obligatorio para todas las páginas web tener un aviso legal, pero si es necesario tenerlo en:

a). Páginas web de la empresa y blogs corporativos.

b). Blogs y web personales que muestran enlaces a web publicitarias o cualquier otra web que contenga  información relacionada con la temática del blog o web personal.

c). Webs de comercio electrónico, en las que se ofrecen bienes y servicios propios.

La LSSI obliga a indicar en un sitio visible y accesible una serie de datos. Esta información se denomina “Aviso Legal”, y se coloca al pie de la página o en una página exclusiva para ella, puesto que así es visible. Los datos que debe contener dicho aviso son:

a). El nombre o denominación social y datos de contacto, que serán: domicilio, dirección de correo electrónico, teléfono o fax.

b).Si la empresa está registrada en el registro mercantil, se deberá señalar el número de inscripción.

c). El NIF

d). Si la actividad precisa de una autorización administrativa previa, se deberá comunicar los datos relativos a la misma y la identificación del órgano de supervisión.

e). Si se ejerce una profesión regulada, se deberá comunicar los datos del colegio provisional, el número de colegiado, el título académico, y el estado de la UE donde se consiguió.

f). Política de privacidad: se debe informar a los usuarios el tratamiento de los datos personales. También hay que informar a los usuarios de sus derechos.

g). Otros apartados diferentes: también puedes informar a los usuarios sobre diferentes temas, tales como: cláusulas de propiedad industrial, responsabilidad, condiciones de uso de la web, aunque estos temas no son obligatorios.

Con relación a las páginas con Comercio Electrónico, Techlegal afirma que son las que realizan comercio electrónico (la oferta y la aceptación se realizan por vía electrónica) deben cumplir además con las siguientes obligaciones en su aviso legal:

a). Condiciones de Contratación: Recomendamos que las condiciones de contratación se inserten en el aviso legal de la página web y al inicio del proceso de compra, de forma que el usuario debe necesariamente aceptar estas condiciones para iniciar el proceso de compra. El contenido mínimo que deberían tener estas condiciones es el siguiente:

– Información clara y detallada de los precios de los productos o servicios, con mención expresa sobre la inclusión o no de impuestos o gastos de envío en el precio indicado en la web.

– Descripción clara y sencilla del proceso de compra que deberá seguir el usuario

– Obligaciones del comprador y vendedor

– Condiciones logísticas de la compra (forma, plazos y gastos de envíos, condiciones de devolución, etc.).

– Medios técnicos a través de los cuales podrá corregir errores en el pedido o en los datos el usuario

– Indicación de si el contrato es almacenado de forma electrónica

– Idioma en el que se va a celebrar el contrato

b). Con relación a la información posterior a la compra, debe tenerse en cuenta que una vez formalizada la compra, la LSSICE nos obliga a confirmar al comprador la realización de la operación, esta confirmación se puede realizar por dos vías:

– Mediante correo electrónico remitido en el plazo máximo de 24h.

– Mediante una pantalla de confirmación a la misma finalización del proceso de compra.