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¿Qué es y en qué consiste el «software» colaborativo?

Javier Puyol
¿Qué es y en qué consiste el «software» colaborativo?
Javier Puyol es el socio director de Puyol Abogados, una boutique legal especializada en el mundo de las nuevas tecnologías y el cumplimiento normativo. Confilegal.
22/1/2017 05:56
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Actualizado: 31/3/2022 13:43
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 En el trabajo colaborativo los aprendices trabajan en grupos desarrollando roles que se relacionan, complementan y diferencian en la persecución de una meta común, ya que la colaboración requiere una tarea mutua en la cual estaban juntos para producir algo que nunca podrían haber producido solos.

Consecuentemente con ello, los objetivos que persigue los aprendices están estrechamente relacionados, de manera que cada uno puede lograr sus objetivos sólo si los demás alcanza los suyos. El trabajo colaborativo tiene como objetivo fundamental desarrollar la dimensión social, tanto de los procesos de E-A como del propio aprendizaje de los alumnos.

El aspecto clave dentro de la dimensión social del aprendizaje es el valor de la relación entre iguales, lo cual descarta la idea de que para aprender es indispensable seguir instrucciones de alguien más competente, como el maestro.

De la unión entre los conceptos clásicos del aprendizaje colaborativo y del trabajo colaborativo y las nuevas tecnologías surge el planteamiento del aprendizaje colaborativo mediado por ordenador (Computer Supported Collaborative Learning-CSCL).

Su origen se remonta al uso de la modalidad de trabajo colaborativo en contextos de trabajo en la empresa, CSCW (Computer Support Collaborative Work), que posteriormente ha empezado a empezado a implantarse en el ámbito del aprendizaje escolar dando lugar al CSCL. Steeples y Mayes (1998). A las herramientas que soportan el CSCW se les denomina comúnmente «groupware».

Estos productos proveen oportunidades para el trabajo colaborativo desde localizaciones distribuidas y en tiempos flexibles, permitiendo a los participantes un contexto versátil de colaboración. Schrum y Lamb (1997) consideran al groupware como una nueva categoría de software que ofrece posibilidades para aumentar el uso efectivo de las redes de ordenadores para la formación y la colaboración[i].

«Software» colaborativo o «groupware»

De ahí, que el llamado “software colaborativo” o “groupware” se refiera al conjunto de programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto, con muchos usuarios concurrentes, que se encuentran en diversas estaciones de trabajo, conectadas a través de una red(internet  o intranet).

Las organizaciones establecen equipos tanto para responder a problemas que hayan ocurrido como para prevenir que en primer lugar ocurran. Carstensen y Schmidt (1993) exponen cuatro actividades generales que realizan los equipos: recomendar, hacer, inventar o poner en movimiento.

En general, las empresas buscan ser más productivas para sobrevivir en un mundo donde la competencia se ha globalizado. La clave para ello está en utilizar de manera óptima los recursos con los que se cuenta, incluyendo maquinaria, materia prima, conocimientos y recursos humanos, siendo estos dos últimos recursos los que más inciden sobre el llamado “software colaborativo”, el cual constituye una herramienta que permite mejorar la productividad de los grupos de trabajo, siempre y cuando exista una cultura de trabajo en grupo.

La principal diferencia entre el software para workflow y el software colaborativo radica en la forma en que se coordina el trabajo en equipo. En el «software» para «workflow», el trabajo es coordinado automáticamente por un programa de computadora, mientras que, en el software colaborativo, la semántica de la interacción está a cargo de los usuarios.

El «software» colaborativo que existe en el mercado incluye desde herramientas especiales de desarrollo, hasta aplicaciones diseñadas para grupos de trabajo específicos[ii].

Por ello, se puede afirmar que el «software» colaborativo constituye básicamente una herramienta que permite mejorar la productividad de los grupos de trabajo, siempre y cuando exista una cultura de trabajo en grupo. En el «software» colaborativo, la semántica de la interacción está a cargo de los usuarios.

El término «groupware» (en español conjunto de programas informáticos colaborativos) se refiere al uso de métodos y herramientas de software que permiten que los usuarios realicen trabajos colectivos a través de las redes[iii].

Colaboración: elemento cada vez más importante

Debe tenerse presente que la colaboración actualmente se está convirtiendo en un elemento cada vez más importante en la economía de hoy, el compartir información y conocimiento son componentes vitales de una verdadera relación de colaboración El groupware busca apoyar el trabajo que se realiza por grupos y equipos, teniendo en cuenta los aspectos de la colaboración que son necesarios para cosechar el máximo de ventajas.

Es una herramienta tecnológica muy útil en nuestros tiempos ya que podemos integrar nuestros conocimientos teóricos con la tecnología.

Cada vez más los grupos y las organizaciones tienen que adaptar sus procesos a los cambios rápidos que traen las nuevas tecnologías, las nuevas demandas del cliente, o los nuevos competidores. Como alternativa, muchas organizaciones utilizan sistemas de ayuda a las comunicaciones o «groupware» para apoyar sus procesos rápidamente cambiantes y no rutinarios. Pero estos sistemas requieren típicamente que los usuarios realicen mucho trabajo por ellos mismos para no perder de vista y entender los procesos en curso.

Algunos autores definen el «groupware» de manera poco precisa, como cualquier aplicación que trabaje en red y que permita que los individuos compartan datos puede caer en la categoría del groupware. Otros autores como el ya citado, Robert Johansen, define groupware como «herramientas computacionales especializadas diseñadas para el uso de grupos de trabajo colaborativos.»[iv]

En el uso del software colaborativo debe tenerse en cuenta que es muy importante concienciar a todos los participantes en el hecho de que cuanto más intensa sea la colaboración, es más fácil llevar a cabo la realización de toda clase de tareas aprovechando de una manera más eficaz las ventajas que proporciona esta nueva categoría de software.

Habitualmente se suele afirmar que los softwares de naturaleza colaborativos son sistemas de cómputo que permiten a usuarios trabajar en entornos comunes y de forma virtual, en los cuales comparten información y documentos entre sí, de manera ordenada y controlada. Así mismo permiten a empresas, personal de estas, y en general cualquier persona que tenga acceso estas herramientas, crear entornos de trabajo virtuales, en donde usuarios en diferentes lugares de locales o internacionales, puedan trabajar de manera conjunta a través de Internet.[v]

Beneficios

Existen muchos beneficios entre los cuales se deben nombrar los que han sido de mayor relevancia a nivel general:

a). Ahorro en tiempo, ya que no tiene que desplazarse físicamente una persona hasta una oficina en un lugar específico.

b). Comunicación más estrecha entre los miembros del equipo de trabajo.

c). Mejor control de las actividades de cada miembro del equipo, ya que se tienen evidencias por escrito de las actividades reportes, comentarios, etcétera.

d). Los reportes que ha tenido cada una de las personas participantes, sin necesidad de desplazarse físicamente para reportar lo hecho.

Los «softwares» colaborativos son también llamados groupware, el término «groupware» (en español, conjunto de programas informáticos colaborativos) se refiere al uso de métodos y herramientas de software que permiten que los usuarios realicen trabajos colectivos a través de las redes.

Por lo tanto, el «groupware» hace referencia a las diversas y variadas aplicaciones que contribuyen a una única y misma meta: permitir que usuarios separados geográficamente trabajen en equipo, como se había mencionado con anterioridad.

Las características más importantes de los softwares colaborativos o groupware son:

a). Proveer de un ambiente de colaboración, en el que realmente se perciba que el trabajo en grupo se lleva a cabo.

b). Mantener la información en un solo sitio común para todos los miembros.

c). Interactuar con otros usuarios, de forma escrita, voz o vídeo.

Es importante clasificar estos los software colaborativos como de tiempo y espacio. En base al tiempo se clasifican en sincrónicos y asincrónicos; y en base al espacio, pueden estar en el mismo lugar o en forma distribuida.

Las aplicaciones típicas de los sincrónicos (los cuales soportan aplicaciones en tiempo real) son: pizarrones compartidos, tele-conferencias, chat y sistemas de toma de decisiones. Algunos ejemplos de aplicaciones típicas de los softwares colaborativos asincrónicos son: e-mail, newsgroups, calendarios y sistemas de escritura de colaboración.

Populares

Los «softwares» colaborativos se están volviendo más populares dentro de las empresas y grupos de trabajo de estudios y toma de decisiones, ya que resulta mejor instalar esta gran herramienta y comprar o implementar un sistema de colaboración, a diferencia que a estar transportando el personal de un lugar a otro.

Los softwares colaborativos deben proporcionar tres funciones esenciales dentro de un grupo, llamadas las tres C’s:

a). La Comunicación, es la función más importante, ya que es el medio en que la información es compartida.

b). La Colaboración, utilizada para unir la cooperación y resolver problemas de negocios o alguna actividad empresarial, o a nivel de estudios. Proporciona la ventaja de resolver problemas de las reuniones físicas de trabajo entre varias personas: lugar y tiempo para la realización de la misma o la disponibilidad de información.

c). La Coordinación, es la acción de asegurar que el equipo está trabajando eficientemente y en conjunto para alcanzar una meta. Esto incluye la distribución de tareas y revisión de su ejecución.

Como principales ventajas y desventajas de la utilización de esta nueva tipología de software, se suelen señalar las siguientes:[i]

En cuanto a las ventajas que el mismo representa, pueden citarse las que se indican a continuación:

  1. Permite hacer un mejor uso de los recursos humanos al permitir la colaboración entre personas ubicadas.
  2. Necesita de nuestro conocimiento y uso para su programación y apoyo.
  3. Es accesible a todo el mundo ya que es software libre y no tiene un costo económico su utilización.
  4. Facilita el trabajo en grupo o colaborativo ya que permite tanto el trabajo local individual, como en red, ya sea local, como en internet.

Entre los beneficios, además, se suelen citar los siguientes[i]:

  1. Ahorro en tiempo, ya que no tiene que desplazarse físicamente su personal hasta una oficina en un lugar físico específico.
  2. Comunicación más estrecha entre los miembros del su equipo de trabajo.
  3. Mejor control de las actividades de cada miembro del equipo ya que se tienen evidencias por escrito de las actividades reportes, comentarios, etc.
  4. Los reportes de su personal que tiene que visitar a clientes pueden estar el mismo día en su sistema sin que el personal tenga que desplazarse físicamente hasta la oficina con una pérdida considerable de tiempo.           

En lo que se refiere a las desventajas que el mismo representa, pueden indicarse las siguientes:

  1. No posee largas opciones de asistencia en línea.
  2. No reconoce trabajos hechos en otros programas similares.
  3. La comunicación interactiva entre participantes es bastante deficiente, si se la compara con la comunicación directa.
  4. El uso de esta tecnología no es transparente para los usuarios, lo cual puede provocar cierta resistencia durante su implantación.

Por todo ello, puede afirmarse que la implantación del software colaborativo, constituye una auténtica revolución, en el desarrollo de las técnicas la laborales, que permite la realización de las tareas de forma colectiva y participativa, y que las consecuencias derivadas de ello son fácilmente evidenciables, en aspectos tan notorios, como la flexibilización de las pautas de trabajo, o un incremento más que notable en la calidad y el rendimiento en la realización de dichas tareas productivas.

 

[i] Cfr.: MOYA, Iván. “Software colaborativo”. Una aplicación práctica del Mundo virtual.

[i] Cfr.: CARRANZA, Alexis. “Software colaborativo en Internet”. 25 de mayo de 2.015.

[i] Cfr.: Tripod. “Trabajo Colaborativo”.

[ii] Cfr.: GONZALEZ GARCIA, Rubén A. y PRIEGO AZCUAGA, Juan C. “Ensayo sobre software colaborativo”. Universidad Juarez Autónoma de Tabasco.

[iii] QUINCHA, Sherley,. “El software colaborativo”. 26 de mayo de 2.015.

[iv] Cfr.: Wikipedia. Término “software colaborativo”.

[v] Cfr.: “Software colaborativo en Internet”.

[vi] Cfr.: CARRANZA, Alexis. “Software colaborativo en Internet”. 25 de mayo de 2.015.

 

[vii] Cfr.: MOYA, Iván. “Software colaborativo”. Una aplicación práctica del Mundo virtual.

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