10 claves para gestionar bien el tiempo del despacho
Gestionar bien el tiempo en un despacho de abogados puede suponer la clave del éxito o el fracaso del mismo. La eficacia, más que hacer las cosas bien, exige hacer lo que hay que hacer.
No existe una manera única de gestionar mejor el tiempo, pero sí una serie de principios que pueden ayudar.
PLANIFICAR ES DECIDIR QUÉ SE HA DE HACER
Dedicar tiempo a planificar no es perderlo, todo lo contrario, en la mayoría de los casos es ganarlo.
Una buena planificación tiene que estar basada en un programa donde se tengan en cuenta no solo las tareas a realizar sino también las posibles interrupciones, conflictos y retrasos habituales para lograr los objetivos marcados.
Hay que tener en cuenta lo que se denomina “doble planificación”, recogiendo el mejor y el peor de los escenarios posibles para poder usar la que mejor se adapte a las circunstancias.
Conviene recordar que todas las actividades diarias pueden ser planificadas.
Aunque no es necesario respetar ciegamente esta planificación si nos surge una actividad alternativa de mayor interés.
PROMETE MENOS Y CUMPLE MÁS
Especialmente en la fecha de las vistas, actos de conciliación, presentación de escritos, etc. Asegúrate de asignar a cada actividad un tiempo suficiente, pero no excesivo.
Evita la falacia de planificación sobrestimando el tiempo que piensas que te va a llevar un trabajo.
Con ello, asegurarás el cumplimiento del plazo, a pesar de los imprevistos . Si terminas antes conseguirás una imagen más positiva para el despacho.
RECUERDA SIEMPRE LA LEY DE PARETO
El 20 por ciento del tiempo de trabajo de una persona contribuye al 80 por ciento de los resultados.
Esta idea resulta, por otra parte, muy familiar a la experiencia de cualquier profesional, que sabe perfectamente que más o menos, el 20 por ciento de los clientes nos produce probablemente el 80 por ciento de los beneficios.
Por ello hay que atender a este 20 por ciento de modo muy especial.
DIVIDE LOS TRABAJOS GRANDES
En tareas que puedas manejar estableciendo horarios para cada tareas menores. Hacer varias cosas a la vez no es un uso eficaz del tiempo. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una cosa, terminarla y abordar otra con igual concentración.
Intenta evitar la Ley de Parkinson: Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización
HAZ UN SEGUIMIENTO DE LOS PROGRESOS
Siempre hay cosas más importantes que otras y son éstas las que requieren prioridad. Stephen R. Covey señala se pueden clasificar las distintas tareas y actividades diarias según estos dos criterios:
- Urgencia, aquellas actividades que requieren una acción inmediata.
- Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados.
Con la frecuencia (diaria, semanal o mensual) que estimes más oportuna o incluso combinándolas haz y sigue una lista de prioridades para conseguir los objetivos del despacho.
Prioriza siempre lo más urgente, aunque no te guste demasiado.
DELEGA LO QUE PUEDAS
A veces, enseñar a una persona a realizar tareas no supone perder el tiempo sino invertirlo en el futuro.
Dirigir un despacho no es hacer todas las cosas uno mismo, sino conseguir resultados a través de un equipo.
APRENDE A DECIR NO
No cojas encargos que no puedas realizar, no alarguse las jornadas de trabajo de manera continua (tanto si se le paga como si no).
Di no a las visitas inesperadas que puedan romper tu agenda y hacer esperar a clientes que sí están programados.
Tienes que aprender también a acortar las visitas inesperadas. Pídeles que vengan en un momento que te venga mejor. Muéstrate ocupado.
Mantente de pie, las conversaciones serán más cortas.
AGRUPA LAS TAREAS SEGÚN LAS CAPACIDADES REQUERIDAS
Por ejemplo, haz los trabajos más difíciles y/o tediosos al principio, en vez de al final
Analiza tus horas de mayor o menor rendimiento y reparte las tareas de acuerdo a ellas (planifica lo más fácil cuando menos rindas).
BUSCA ATAJOS
Identifica nuevas formas y/o técnicas para hacer las cosas que puedan suponer un ahorro de tiempo respecto a la forma en que siempre lo has hecho.
PROGRÁMATE ACTIVIDADES DE OCIO
Para rendir mejor laboralmente es preciso equilibrar la relación trabajo-resto de la vida.
Conviene programar los tiempos dedicados a la familia, los amigos, aficiones y proyectos especiales, en vez de dedicarles el tiempo que sobre.
Ellos son igual de importantes.
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