La aplicación de programas de buen gobierno, transparencia y cumplimiento normativo se han convertido en una necesidad para empresas de todo tipo, aunque especialmente en las cotizadas, tras la reciente publicación de la Ley de Transparencia. Independientemente de las obligaciones legales, la puesta en marcha de los mismos tiene efectos externos –hacia sus inversores, clientes o usuarios- y también internos -en lo referente a la motivación y confianza de los empleados-.
Establecer una cultura de transparencia y buenas prácticas en las empresas no consiste solo en redactar un programa de buen gobierno acorde a la legislación o incluso que vaya más allá de la misma.
Éste sería el primer paso pero totalmente insuficiente si en la organización no se crean las condiciones adecuadas para su correcta ejecución.
En este sentido, muchas empresas están encontrando serias barreras para la puesta en marcha de sus programas de buen gobierno.
Tres barreras
Éstas son, básicamente, tres: la falta de conciencia en el Consejo de Administración sobre la importancia de implementar estos programas; la ausencia de una cultura corporativa que fomente la transparencia y el cumplimiento normativo y, la sobrecarga administrativa que supone la puesta en marcha de dichos programas.
La primera de las barreras mencionadas es la falta de conciencia en el Consejo de Administración.
Si los miembros del Consejo de Administración no son conscientes del riesgo que puede suponer la no implementación de programas de cumplimiento normativo, buen gobierno y transparencia, y por lo tanto no los ponen en marcha de manera seria, las consecuencias pueden poner en riesgo su reputación, la confianza de los clientes y la ventaja competitiva de la empresa.
En un momento en que el factor reputacional cobra peso en la elección de los clientes hacia las compañías en la que depositan su confianza y en que los inversores no quieren riesgos que puedan poner en peligro su prestigio, considerar el buen gobierno como un valor fundamental en términos de negocio.
La segunda, relacionada con la primera, es la necesidad de establecer una cultura corporativa enfocada hacia los conceptos de buen gobierno, transparencia y cumplimiento normativo.
Para contar con un programa de cumplimiento realmente eficaz, las empresas deben promover, de manera vertical, una cultura que fomente la conducta ética y el compromiso de cumplir con la ley en todos sus eslabones, desde el CEO hasta los empleados que día a día están en contacto con el público.
Los fallos culturales en cualquiera de estos eslabones pueden plantear una amenaza sustancial que acarrea multas, sanciones y pérdida de reputación a la totalidad de la compañía.
Por último, la tercera barrera tiene que ver con la sobrecarga administrativa que puede acarrear la aplicación de un programa de buen gobierno.
Un flujo constante de tareas administrativas alrededor del mismo puede acarrear del rechazo total de quienes están encargados de aplicarlo o controlarlo si esto les supone dedicar horas interminables a fotocopiar, modificar y verificar documentos, enviar correos electrónicos y asegurarse de que se reciben y leen por las personas adecuadas, redactar actas y un largo etcétera.
Las consecuencias son que el programa de transparencia deje de cumplirse o que se descuiden otras tareas propias de la gestión empresarial.
La solución a estas barreras
La solución para todos estos obstáculos pasa por la tecnología.
El desarrollo de los programas de buen gobierno y de los controles sólidos que demanda la Circular 1/2016 sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas de la Fiscalía General del Estadoson posibles sin grandes esfuerzos si están apoyados por un software adecuado para hacer frente a la creciente carga normativa.
Uno de los problemas de la falta de conciencia del Consejo de Administración sobre el cumplimiento normativo es la dificultad de realizar un seguimiento de amenazas o riesgos.
Cuando se cuenta con un sistema automático integrado en el Consejo de Administración que los rastree, se reduce la probabilidad de que algo falle y se contribuye a que los riesgos sean más fáciles de revisar, controlar y medir.
La facilidad de gestión y de control redunda automáticamente en la mayor aceptación del programa de buen gobierno por el Consejo de Administración y, por tanto, en su transmisión hacia los diferentes estamentos empresariales.
Lo mismo puede decirse en relación a la eliminación de cargas administrativas.
Las herramientas automatizadas que proporcionan una visión general del gobierno corporativo a través de una plataforma única ayudan a identificar a tiempo los problemas y a impulsar mejoras.
Se calcula, por ejemplo, que las herramientas de gestión de reuniones pueden revolucionar la forma de seguimiento del cumplimiento y ahorrar a los administradores, al menos, 20 horas de trabajo por cada una de ellas.
Los programas de buen gobierno deben verse como una oportunidad beneficiosa para el negocio de la empresa la resistencia de aquellos que se ven afectados por él es un serio obstáculo.
La conclusión positiva es que la transformación tecnológica que vive el mundo de la empresa es, así mismo, una oportunidad para la que este tipo de programas se apliquen con eficacia y sean fácilmente asumidos por la totalidad de la organización.
