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Cumplimiento normativo tributario: Una coraza frente a responsabilidades fiscales

El autor de esta columna, Abel García, es socio del despacho Life Abogados.
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No todo vale con el «compliance». Igual que para conducir un vehículo hay que demostrar la pericia al volante, no saltarse las reglas y tener el carné correspondiente, en el «compliance» no sirve de nada quedarse en lo formal, sino que hay que bajar a la arena y hacer que se cumpla, integrándolo en la idiosincrasia de las organizaciones.

De lo contrario, sólo será papel mojado que no protegerá de riesgos o responsabilidades.

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Y es que el «compliance» no es un documento específico.

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Más bien se trata de una filosofía documentada en un conjunto de ficheros donde se deja constancia (auditoría) de la toma de decisiones de las distintas personas de la sociedad.

Lo ideal es que el sistema sea un software al que accedan los empleados con responsabilidades en el área (fiscal) donde consten todas las decisiones, el nombre de quién decide qué, los elementos que se hayan tomado en consideración para la decisión y la constatación y acreditación documental sobre el cumplimiento de los trámites fijados en el procedimiento para la toma de la misma.

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Así, por ejemplo, si para la compra de un activo esencial de una compañía se necesita un acuerdo de la junta de accionistas, la decisión del consejo de administración y el informe de un fiscalista independiente sobre la fiscalidad aplicable, en el «compliance» debe quedar constancia de todos y cada uno de los pasos, de forma que el responsable de llevar a cabo la compra no pueda ejecutarla sin previamente verificar que los pasos anteriores se han dado adecuadamente.

Siguiendo con este ejemplo, en el hipotético caso de que la compra de ese activo diera lugar a una contingencia fiscal, si la metodología de adquisición se hubiera seguido y se pudiese demostrar a través del «compliance», las sanciones que derivaran de esa contingencia serían más fáciles de defender, pudiendo incluso excluirse la responsabilidad.

Ahora bien, ¿cuál sería la fórmula más efectiva para asegurarse de que los empleados se encuentran suficientemente capacitados para llevar a cabo su trabajo y minimizar los riesgos?

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La forma para verificar la capacitación técnica pasa por una comprobación formal de los títulos originales de los candidatos al puesto, de sus calificaciones y de un certificado de su Universidad o escuela de negocios.

No obstante, para determinados puestos de responsabilidad se podrían exigir, adicionalmente, pruebas técnicas y psicotécnicas.

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Pero una vez hubiera accedido al equipo, el empleado debería estar sometido a un procedimiento de formación continua, con un “plan de formación” reglado y con una auditoría bienal para verificar que sus aptitudes continúan siendo las necesarias para el puesto desempeñado.

NORMA UNE 19602, UN REFERENTE

Tras la publicación de la esperada Norma UNE 19602, en el sector empieza a hablarse con fuerza del «compliance» tributario, palabra esta última que parece despertarnos del letargo.

Se ha establecido un marco de referencia estándar para echar un cable a las organizaciones a la hora de diseñar un sistema de prevención y gestión de los riesgos tributarios alineado con las normas y prácticas nacionales e internacionales en materia de compliance normativo y penal.

Los beneficiarios de esta iniciativa serían todas las empresas -independientemente de su tamaño o sector de actividad- que de manera voluntaria quieran implantar un sistema de gestión y control del riesgo tributario y crear una cultura organizativa sostenida en las buenas prácticas fiscales, muchas veces convertidas en quebraderos de cabeza para las compañías.

Máxime teniendo en cuenta que, en los últimos años, el sufrido empresario ha interiorizado que entre la marabunta de obligaciones formales y de documentación (de operaciones vinculadas, protección de datos, blanqueo de capitales, riesgos laborales, compliance penal, código de buenas prácticas….) vienen tomado protagonismo aquellas dirigidas a proteger a las empresas y directivos de las malas decisiones, minimizando en cierto modo su responsabilidad.

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En resumidas cuentas, el «compliance» tributario no es más que una certificación que pretende ayudar a las organizaciones a implementar políticas y procedimientos encaminados a minimizar las consecuencias que conllevaran determinados incumplimientos de carácter fiscal, incluidos los supuestos de defraudación tributaria.

La certificación implica la necesidad de seguir unos procedimientos reglados y, por ende, puede servir como medio de prueba para exonerar de responsabilidad en los procedimientos sancionadores de la Agencia Tributaria.

Es decir, si la empresa tiene un procedimiento, lo sigue, lo audita y lo puede acreditar, las infracciones o delitos de índole fiscal tendrían secuelas menos gravosas, tanto para ella como para sus directivos.

El «compliance» tributario no es sustitutivo del «compliance» penal, sino que lo complementa, por lo que resulta recomendable implementar ambos procedimientos de forma conjunta.

En este sentido, al margen de someterse a auditorías periódicas, también conviene acompañarlo de canales o medidas alternativas de denuncia de malas praxis, entre los que destacan los canales de denuncia o “wistleblowing”.

Una vez obtenida la certificación, estos sistemas protegerán a las compañías contra los delitos de defraudación tributaria, las liquidaciones tributarias dictadas por las administraciones públicas y los posibles supuestos de posterior derivación de responsabilidad a administradores y directivos.

Sin embargo, para disfrutar de las bondades del «compliance» es preciso acreditar que la organización ha puesto la diligencia debida tanto en la contratación de los responsables de las áreas administrativas y financieras encargadas del cumplimiento de obligaciones fiscales como en la confección de los estados financieros, debiendo acreditarse en todo caso la titulación y capacidad técnica de las personas integrantes en estas áreas.

Sea como fuere, nunca hay que perder de vista el objetivo de estas normas: reducir el número de delitos e incumplimientos de carácter penal y tributario, y facilitar la detección de malas prácticas por parte de las empresas.

Y es que estos sistemas de «compliance» tributario constituyen una coraza para evitar responsabilidades en materia fiscal.