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Los 6 errores más comunes con las dietas en el IRPF

El autor de esta columna es Samuel de Huerta Hernández, director de Sepín Fiscal y abogado.
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A la hora de establecer un sistema de remuneración de dietas resulta fundamental conocer los errores que se cometen con mayor frecuencia en su establecimiento, generando un perjuicio para el perceptor que verá con sorpresa como la AEAT le gira una liquidación en regularización de las cantidades percibidas y/o sanción, y en el pagador con la correspondiente inspección de los gastos en personal contabilizados por la errónea interpretación y aplicación de la normativa.

El marco legal de las dietas se encuentra en el artículo 9 del Reglamento RD 439/2007, de 30 de marzo, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en relación con el artículo 17.1.d) de la Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto, al establecerlas como rentas “exceptuadas de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería”.

¿Cuáles son los 6 errores más comunes en IRPF con las dietas?

1.- CONSIDERAR QUE CON LA INCLUSIÓN EN LA NÓMINA SE PRUEBA SUFICIENTE SU NECESIDAD

El carácter indemnizatorio y la necesidad en su percepción, como resarcimiento de los gastos de desplazamiento y manutención, resultan fundamentales para considerar una partida de dietas en la nómina como renta exenta.

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Ambos conceptos no se colman suficientemente por la mera declaración en la nómina de un importe percibido como dieta.

A los efectos tributarios, para evitar sorpresas, se requiere un mayor esfuerzo probatorio.

Guardar facturas de la totalidad de los gastos realizados, una mínima organización por fechas y eventos, pequeñas anotaciones de los motivos del abono (desplazamiento, mantenimiento, etc.) en relación con el importe a percibir, entre otros permitirá considerar acreditada de forma individualizada cada una de las asignaciones realizadas e imposibilitará discutir su importe como renta no sujeta a gravamen.

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Cualquier factura justificativa de la dieta percibida que no se acompañe de esta “otra documentación” probablemente no adquiera la consideración de gasto a resarcir y, en consecuencia, se someterá a gravamen lo percibido.

2.- EMPLEADO Y EMPLEADOR SON LOS ENCARGADOS DE JUSTIFICAR LOS GASTOS RESARCIBLES POR DIETAS 

Ante una comprobación tributaria la obligación de probar la necesidad de los gastos a resarcir incumbe tanto a su perceptor como al pagador, en tanto no es una obligación de indemnización que pueda considerarse autónoma de la actividad económica desarrollada por el pagador.

Consecuentemente, a las anotaciones sobre justificantes del ingreso y de las dietas procederá dotarlas de un mínimo de coherencia y coincidencia no sólo de los desplazamientos y gastos de manutención, sino de las anotaciones de razones o motivos de ser entre el perceptor y el pagador.

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La inclusión de una partida de dietas en la nómina requiere la colaboración del perceptor, encargado en última instancia de elaborar el detalle en su anotación y facilitando que la pagadora pueda aportar, a requerimiento de la Administración Tributaria el correspondiente certificado de empresa o disponer de los justificantes de la totalidad de los gastos en desplazamientos, por fechas, motivos, duración, pernoctas, distancias recorridas, cuantías abonadas, etc. en relación con la actividad, evitando inspecciones tributarias.

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3.- ESTABLECER UNA DIETA FIJA 

Como se refería en el punto anterior, la naturaleza de la dieta es indemnizatoria, pues pretende paliar el gasto de mantenimiento y locomoción en que se incurre para llevar a cabo la actividad de la empresa, y ahí el sentido de su exención.

Dado que indemnizar es resarcir de un daño o perjuicio, lo razonable es que se produzcan previamente estos gastos para, en consecuencia, fijar la indemnización correspondiente en concepto de dieta, no siendo admitido la determinación del importe correspondiente a dietas en un tanto alzado, con carácter previo a que se produzca el gasto o por la misma cuantía todos los meses del año, lo que confronta de manera clara y directa con la finalidad perseguida por la norma.

Por tanto, en términos impositivos no es dieta el pago de una cantidad fija mensual de forma independiente a los gastos y, aún menos, aquella que no hace ninguna referencia a desplazamientos concretos o causas justificadas anteriormente aludidas.

Para Tributos, sin un gran esfuerzo probatorio, la dieta fija hace presumir que forma parte del salario y se someterá íntegramente a retención en el IRPF. [TSJ de Murcia, Sala de lo Contencioso Administrativo, rec. 39/2018, sentencia 325/2019, de 31 de mayo].

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4.- NO PROCEDE SU PAGO EN EL PERIODO VACACIONAL O DE DESCANSO DEL EMPLEADO O CIERRE DE LA EMPLEADORA 

Relacionado con lo anterior y nuevamente a la naturaleza indemnizatoria de las dietas y su necesaria correlación con los gastos procedentes de la actividad económica que se desarrolla, sin actividad no procede el resarcimiento de gasto alguno en concepto salarial de dietas y su sola inclusión en la nómina pone en tela de juicio la forma de remunerar a los empleados de la pagadora, exponiéndole a una inspección tributaria por el total de los gastos consignados en las correspondientes declaraciones tributarias.

5.- LAS FACTURAS DEBEN RESPETAR LOS REQUISITOS FORMALES 

Si bien la justificación del desplazamiento y de los gastos de combustible, salidas, restaurantes, aparcamientos, etc. corresponde al pagador, en colaboración con el perceptor, no excluye el carácter obligatorio para este último de ser quien acredite el desplazamiento y justifique su razón o motivo, a través de lo que el pagador indique al respecto, como de la correspondiente factura a su nombre, no de la empresa para la que trabaja.

Los tiques para justificar los gastos en los que no conta el nombre de quién efectuó el pago no son prueba de la necesidad de resarcimiento del gasto mediante dietas. [TSJ de Galicia, Sala de lo Contencioso Administrativo, rec. 15310/2017, sentencia 108/2018, de 14 de marzo].

6.- NO PROCEDE EL ABONO DE DIETAS A QUIEN REALIZA LAS TAREAS SIN SALIR DEL CENTRO DE TRABAJO

Por último, lo evidente, siendo la nota definitoria del concepto de dietas el desplazamiento o manutención, sólo cuando el trabajador haya de abandonar su centro de trabajo para acudir a otro distinto en el ejercicio de sus funciones resultará procedente el abono de dietas, por tanto no cabe, la Administración no lo admitirá, la consideración de dietas exentas de tributación la renta percibida por el el/la trabajador/a que desempeña sus servicios siempre y en todo momento en el mismo centro de trabajo.