De izquierda a derecha, Javier Fernández, subdirector general de desarrollo e implantación de servicios digitales del Ministerio de Justicia; Jesús Olmedilla, director de operaciones de Santander Legal; Rafael Madero, CIO del despacho Pérez Llorca; Cristina Retana, directora de Innovación y Contenidos de Wolters Kluwer, moderadora; y Luis Fernández-Bravo, responsable de nuevas tecnologías del Consejo General del Notariado y decano del Colegio Notarial de Castilla-la Mancha.
Despachos, asesorías de empresas y Administraciones descubren que automatizar procesos abre la puerta a nuevos negocios y mejora la relación con los clientes
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17/11/2021 06:49
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Actualizado: 17/11/2021 13:57
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Nuevas formas de trabajo, el desarrollo del negocio digital, la transformación del abogado de empresa y el auge de la automatización de procesos fueron los argumentos de la primera jornada del Legal Management Forum, organizado por Fundación Wolters Kluwer, de nuevo en formato presencial desde las alturas del edificio de la IE Tower del Instituto de Empresa.
En la sesión de automatización de procesos, moderados por Cristina Retana, directora de Innovación y Contenidos de Wolters Kluwer, participaron Javier Hernández, subdirector general de desarrollo e implantación de servicios digitales del Ministerio de Justicia, Rafael Madero, CIO del despacho Pérez Llorca, Jesús Olmedilla director de operaciones de Santander Legal, y Luis Fernández-Bravo, responsable de nuevas tecnologías del Consejo general del Notariado y decano del Colegio Notarial de Castilla-la Mancha
Los ponentes coincidieron en señalar que en este año y medio largo de pandemia los trabajos de transformación digital se han acelerado a todos los niveles.
Y que la automatización de documentos abre una nueva forma de relacionarse con los clientes e incluso diseñar nuevos negocios.
Pero “siempre hay que contar con preservar la seguridad jurídica», como indico Hernández, representante del Ministerio de Justicia, que espera que el Anteproyecto de Ley de Eficiencia Digital del Servicio Público de Justicia aprobado en Consejo de Ministros de hace unos días tenga su eficacia.
Hernandez, explicó en su intervención que dicha futura norma, junto a la Ley de Eficiencia Procesal y la Ley de Eficiencia Organizativa -que ya están en tramitación-, constituyen la base legislativa del Plan Justicia 2030 para transformar el servicio público de Justicia y hacerlo más eficiente.
SEGURIDAD JURÍDICA, CLAVE
“Con este Anteproyecto queremos establecer un marco jurídico que facilite y promueva la digitalización, regulando los servicios digitales accesibles a la ciudadanía, reforzando la seguridad jurídica en el ámbito digital y orientando al dato los sistemas de Justicia”.
La futura Ley de Eficiencia Digital reconoce el derecho de la ciudadanía a un servicio personalizado de acceso a procedimientos, informaciones y servicios. Con este fin, se avanza en el Expediente Judicial Electrónico, ampliando servicios y funcionalidades a través de la Carpeta Justicia.
También comentó que una de las principales novedades que contiene la ley es la transición de una tramitación orientada al documento a una tramitación orientada al dato.
Esto permitirá, a través de un análisis estructurado de la multitud de datos que genera la Administración de Justicia, y a través de la cogobernanza del dato, realizar un óptimo diseño de políticas públicas.
La norma fortalece la interoperabilidad de los sistemas existentes mediante el intercambio de expedientes electrónicos y la transmisión de documentos electrónicos entre órganos judiciales o fiscales, al igual con el resto de administraciones publicas o sistemas generales de servicios a los ciudadanos.
El portavoz del Ministerio de Justicia, explicó como el desarrollo de una aplicación propia esta ayudando a cancelar de forma telemática miles de antecedentes penales.
Al mismo tiempo se está desarrollando una herramienta para gestionar los cerca de 300.000 expedientes que con la entrada en vigor de la Ley 8/2021, de 2 de junio, por la que se reforma la legislación civil y procesal para el apoyo a las personas con discapacidad, hay que revisar.
SER MÁS EFICIENTES
Rafael Madero, CIO de Pérez-Llorca, llegó hace diez años a este despacho de abogados para desarrollar la transformación digital del despacho. Ahora muestra con satisfacción como muchas de sus herramientas ayudan a sus abogados a ser más eficientes y a dedicar su tiempo a lo esencial.
A lo largo de este periodo de tiempo, este ingeniero industrial ha formado un equipo formado por una veintena de profesionales, la mayor parte tecnólogos que dedican su tiempo al desarrollo de diferentes aplicaciones. Desde el 2017, la firma está activa en temas de inteligencia artificial (IA) con el apoyo de hasta seis proveedores diferentes.
Desde su punto de vista la automatización de procesos se basa en cuatro pilares correlativos, “en primer lugar se trabaja la digitalización del documento para luego poder estructurar la información con el uso del ‘Machine Learning’. Al mismo tiempo en este contexto de puede trabajar con metodología de gestión de proyectos e incorporar el ‘big data’”.
En su intervención explico apoyado en una presentación la aplicación desarrollada para la gestión masiva de «due diligence» (diligencia debida) en operaciones de «real estate», del sector inmobiliario.
A través de un cuadro de mando que tiene la herramienta los abogados de este despacho pueden gestionar el documento y supervisar las cláusulas del mismo. “El ahorro de tiempo es importante pero lo más destacado es que se trabaja de otra forma y se reducen riesgos de incidencias para el cliente”, subrayó.
TECNOLOGÍA COMO VALOR AÑADIDO
Por su parte, Jesús Olmedilla, director de operaciones de Santander Legal, reconoció que su entidad en la última década ha apostado por diferentes desarrollos tecnológicos. “Se trata sobre todo de ser más eficiente y simplificar muchos de los procesos de trabajo de nuestra entidad”.
Recordó que el Banco de Santander en su día realizó el costoso trabajo de la digitalización de todo el fondo documental de su red de oficinas. “Eso nos ha ayudado a contar con cualquier documento ahora en tiempo real, sin necesidad de tenerlo en soporte físico, lo que genera ahorro importante de costes», reveló.
Otra cuestión que comentó es que cada desarrollo tecnológico que implementa la entidad financiera procura buscar un retorno a esa inversión en la mayor parte de los casos y siempre, el tema clave es el de preservar en todo momento la seguridad jurídica de dicha operación. “De alguna forma ayudamos a nuestros abogados con la implementación de dichas herramientas”.
A su juicio, el problema reside en los distintos ritmos que mantienen la tecnología con el derecho. “La tecnología avanza a gran velocidad y eso hace que nuestra normativa en muchas ocasiones llegue a tarde a regular cualquiera de estas aplicaciones. Es importante que se garantice la seguridad de los datos y el nivel de accesibilidad”, resaltó.
MÁS CERCA DEL CIUDADANO
En su turno de palabra, el notario Luis Fernández-Bravo, explico a los asistentes la evolución del notariado en el mundo de las tecnologías. Insistió en que la ley 24/2001 ha sido clave en el desarrollo de esa tecnología, año en el que también este colectivo puso en marcha su entidad tecnológica ANCERT y de la que el Consejo del Notariado tiene el 100% de su capital.
Desde su punto de vista, en ese proceso de transformación digital, acelerado en los últimos dieciocho meses por la pandemia, el paso del documento al dato está mejorando el servicio de fe pública que prestan los notarios. “Creemos que se ha blindado la seguridad jurídica, aumentando la transparencia y las medidas de lucha contra el fraude”, comentó.
Fernández-Bravo, mostró a los asistentes el recién estrenado Portal Notarial del Ciudadano que permite realizar diferentes trámites al ciudadano como elegir notario, acordar una cita con él y llevar a término diversas operaciones de forma más rápida, pero «con la misma seguridad y garantía» que acudiendo en persona.
Otras cuestiones que también ya pueden realizarse en ese portal son las de formalizar un préstamo hipotecario, iniciar la preparación de un testamento o solicitar al fedatario público que realice en nuestro nombre los trámites necesarios para constituir una empresa.
También saber qué notario tiene los originales de nuestros documentos y solicitarle que suba las copias electrónicas simples, es posible de los últimos 18 años, a un espacio privado y seguro.
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