El diablo está siempre en los detalles. Estos cinco consejos son la receta para una implementación exitosa de los canales de denuncias contemplados en la futura Ley de Alertadores ahora en el Parlmaento.
5 consejos para que sean eficaces los canales de denuncia de la futura ley de alertadores
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09/11/2022 06:47
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Actualizado: 08/11/2022 23:23
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La publicación del Anteproyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción por la que se transpone la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas
que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión ha empujado a las empresas de más de 50 trabajadores a investigar cómo diseñar e impulsar un canal interno de denuncias efectivo, previendo que se aplique una regulación que imponga multas de hasta un millón de euros a las compañías que no cumplan con estas acciones.
Una vez que la compañía haya instalado un sistema de estas características, evitando pérdidas económicas por sanciones, los empleados y los departamentos implicados deben prepararse para realizar y recibir las denuncias dentro de la organización para luego gestionarlas.
En esta fase, la función fundamental del sistema debe ser proteger la anonimidad del informante, garantizando su protección.
El proveedor de servicios de ‘regtech’ EQS Group España ha diseñado una serie de cinco puntos clave que deben seguir las empresas que apunten a cumplir con la normativa legal al diseñar estos sistemas y generar una cultura que proteja a los informantes:
Visibilizar los canales de información para los empleados
El canal de denuncias debe ser visible y accesible para todos los empleados. Por ello, hace falta generar una campaña de comunicación interna para dar a entender qué es y cómo funciona, además de su importancia para la empresa, la garantía de anonimidad y la promesa de que no habrá consecuencias negativas para el informante.
Esta información debe estar en todos los idiomas que maneje la empresa. También se debe adaptar la estructura de la web a las necesidades del canal.
Definir una persona o equipo que gestione las denuncias
Es indispensable que los empleados sepan de alguien que sea una referencia a la que pueden acudir si tienen dudas sobre el proceso de hacer una denuncia, además de que representará la cultura de transparencia con la que debe comprometerse la empresa.
Así, será más fácil convencer a un posible informante que haga uso del canal interno, especialmente si cuentan con una persona que pertenece a su mismo departamento y promueve la accesibilidad a estos canales.
Fomentar el diálogo en la denuncia
Lo más común es que las personas que estén pensando en hacer una denuncia de forma anónima tengan dudas respecto a hacer uso del canal diseñado con este propósito, por lo que es recomendable que se establezca una forma de entrar en contacto con alguna de las personas involucradas en el impulso del mismo.
Este responsable puede dialogar con el interesado, formular explicaciones para las dudas que tenga y recomendarle que aporte pruebas e informaciones sobre la denuncia, como fotografías, grabaciones de audio o documentos.
Abrir los canales de denuncia a las partes interesadas
Tanto el sector público como el privado están contemplados en el Proyecto de Ley que anuncia la obligación de abrir canales de denuncia, que deben ser accesibles para todo el tejido laboral y profesional de las empresas que lo tengan: empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena, autónomos, los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos, y cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
También se contempla que los proveedores, socios y clientes puedan hacer denuncias de forma anónima, como ocurre en países como Alemania y Reino Unido.
Supervisar periódicamente la actualización de los canales de denuncia
En la mayoría de los casos se recomienda la instauración de un canal de denuncias digital como la mejor alternativa para poder adaptarse con facilidad a los cambios tecnológicos y de legislación. Esto porque es más seguro garantizar el anonimato del denunciante por esta vía.
Además, las compañías que proveen el software suelen actualizarlo para sus clientes y permiten la transmisión segura de archivos y documentos cumpliendo con las exigencias legales de protección de datos.
Según Murray Grainger, Country Manager de EQS Group España y Portugal, «la cuenta atrás para la aprobación definitiva de la nueva ley ha comenzado», por lo que «la solución para que las empresas puedan despreocuparse de este problema y cumplan con la legislación pasa por contar con canales de denuncias efectivos.
«Pero no se pueden quedar ahí, ya que una vez que instalen un sistema de estas características, deberán promover una cultura de denuncias sólida y transparente, en la que se garantice el anonimato de los informantes y se ponga especial énfasis de los beneficios para la organización y sus empleados», afirma.
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