La publicación en el BOE de la trasposición de la directiva de la Unión Europea 2019/1151 y la subsecuente modificación de la Ley del Notariado de 28 de mayo de 1862 garantiza que las actuaciones notariales se podrán realizar a través de medios digitales y telemáticamente. A partir de noviembre, las firmas electrónicas y las plataformas online serán los medios por los que se prestarán los servicios que hasta ahora han requerido una estricta presencialidad.
El principal objetivo de esta medida, según la portavoz del Consejo General del Notariado, María Teresa Barea, es ofrecer una vía más a los usuarios para agilizar y facilitar las actuaciones notariales. «Podrán acudir a las sedes físicas quienes lo deseen, pero también pueden optar por la vía online para ejercer sus derechos e intereses jurídicos, siempre con las mismas garantías de seguridad», dice, asegurando que «la diferencia es neutra».
La constitución de sociedades es uno de los procedimientos que, según Barea, más se aprovechará de esta nueva modalidad, especialmente dado que responde a las exigencias de la directiva europea de permitir que los ciudadanos de la UE puedan hacerlo desde otros países, lo cual requiere medios telemáticos.
Se posibilitarán todos los actos societarios, como los nombramientos y ceses de cargos y las liquidaciones, pero también se podrán autorizar las pólizas mercantiles, las cartas de pago, los testimonios de legitimación de firmas, los poderes de representación, así como otros actos notariales que se consideren. Desde el Consejo General del Notariado han calculado que podrán incrementar las cifras de autorización y firma para superar los 3.200.000 documentos notariales al año.
Garantías de ciberseguridad
Otra función que pasará a ser digital es la facilitación de la circulación de copias notariales autorizadas. «Hasta ahora, solo se remitían copias simples», comenta Barea. Es otra forma de cumplir con las ventajas de la digitalización, como el ahorro en dinero, tiempo y energía que representa el no tener que desplazarse, algo que favorece especialmente a los ciudadanos de mayor edad, destaca.
La frontera que hacía falta superar era la seguridad que se ofrecía en cuanto a estas copias autorizadas, circunstancia que se soluciona con un protocolo y depósito electrónico que puede conservar ambos formatos, preservándolos y permitiendo el acceso exclusivo al notario en el entorno informático.
Sin poder ocultar un tono de orgullo, Barea declara que «la notaría está en el rango más alto del Esquema Nacional de Seguridad», una certificación oficial que garantiza los estándares de defensa cibernética del sistema. Estándares de los que pocos órganos de la Administración pueden jactarse.
Otra ventaja es la naturalidad con la que los notarios manejan el sistema, un aspecto que Barea resalta como parte de la cotidianidad de estos profesionales. «Lo primero que hacemos es encender el ordenador y registrarnos con nuestra firma; la ley es un paso más, un proceso que empujamos nosotros», dice.
Aun así, «cualquier cambio obliga a un esfuerzo», explica, si bien añade que los notarios están «preparados» para cuando entre en vigor la normativa en seis meses. «Los despachos notariales llevamos tiempo trabajando con estos instrumentos, y la realidad nos mostrará cómo funciona y cómo los usuarios usan bien o mal la plataforma».
