Opinión | Principios que informan las investigaciones derivadas del canal de denuncias (y II)

Tal como se indicó en la primera parte de este artículo, hoy en día las investigaciones internas en el contexto de un canal de comunicaciones o denuncias representan procesos delicados y determinantes para la integridad y el cumplimiento normativo de una organización.

En este sentido, se afirmaba que estos procesos deben estar guiados por principios sólidos, que aseguren su eficacia, su legitimidad y su respeto, por los derechos de todas las partes involucradas, terminándose de concretar a través de estas reflexiones, los principios que son aplicables a los procesos de investigaciones internas dentro del canal de comunicaciones y/o denuncias.

De acuerdo con ello, además del principio de confidencialidad, de objetividad y de imparcialidad, de celeridad y de transparencia en el proceso, del necesario respeto a los derechos de las partes, y de legalidad, a los que se ha hecho ya puntual referencia, encontramos otra serie de principios, que son de necesaria aplicación dentro de los procesos de investigación vinculados el indicado canal.

PRINCIPIO DE INTEGRIDAD

En primer término, cabe hacer alusión al principio de integridad y de la exigencia de profesionalismo en el desarrollo de toda la actividad a desempeñar en este proceso investigador.

El mismo lleva consigo la exigencia de actuar siempre con ética, y con la suficiente honestidad, debiéndose tener presente que el profesionalismo, como tal, constituye un elemento esencial, tanto para la credibilidad, como para la eficacia de cualquier clase de investigación que se lleve a cabo al efecto.

Este principio de integridad se caracteriza por la exigencia de la existencia de un nivel adecuado de confianza en el proceso que se ha de desarrollar, lo que supone, básicamente, la existencia de una más que evidente integridad en el equipo investigador, lo que lleva consigo y determina la legitimidad de los hallazgos y de las decisiones que se obtengan como consecuencia del mismo.

Este principio de integridad y de profesionalidad se encuentra muy vinculado a la cultura de la organización, y tiene como característica primordial, el hecho de promover valores éticos dentro de la persona jurídica, sirviendo de modelo, y de ejemplo a seguir para todos los empleados vinculados con dicha organización.

Para que este principio cobre todo el potencial que puede proporcionar, exige la existencia de un código de ética o de conducta, a través del cual se pueda establecer y difundir un conjunto de valores, que tenga como principal finalidad guiar y orientar en su actuación a los investigadores.

Complementariamente a ello, es necesario contar con una capacitación continua de dichos investigadores, y para ello, se hace cada vez más imprescindible ofrecer una sólida formación en ética profesional y en técnicas de investigación, de tal manera, que en estos aspectos se huya manifiestamente de la improvisación y del azar, y consecuentemente, que el profesional que intervenga, sepa de antemano los principios y valores que ha de respetar, y las líneas rojas que nunca ha de traspasar.

Adicionalmente a ello, este principio está basado en la necesidad de una supervisión y una evaluación, que forzosamente tiene que se adecuada a las circunstancias concurrentes en cada proceso, y para ello, es necesario monitorear el desempeño del equipo investigador en su actuación, y, al mismo tiempo, corregir todas aquellas desviaciones que puedan producirse como consecuencia de tal proceso.

EXISTENCIA DE EVIDENCIAS SÓLIDAS

Otro principio, al que tenemos que hace necesaria referencia, es el que se basa en la existencia dentro del proceso de investigación de evidencias sólidas, y, además, en el hecho de contar en todo caso, con una documentación adecuada con relación a las mismas.

La aplicación de este principio determina, que las conclusiones que se obtengan como consecuencia de dicho proceso de investigación deben basarse en evidencias verificables y, con ello, que la investigación deba encontrarse siempre bien documentada en orden de garantizar su solidez, y permitir en todo momento, una revisión de la actuación llevada a cabo, y, de las conclusiones obtenidas, en un momento posterior si ello es necesario a los efectos de verificar que el proceso seguido se encuentra plenamente ajustado a los hechos producidos, siendo siempre conforme a derecho.

La aplicación de este principio conlleva siempre la adopción de decisiones debidamente motivadas y fundamentadas, lo que a la postre asegura que las acciones que se hayan realizado se basen en hechos plenamente acreditados, y, desde luego no en valoraciones puramente subjetivas, sin la existencia de otro mayor fundamento, o en suposiciones o rumores que carezcan de una base sólida y consolidada.

Al mismo tiempo, debe valorarse en este principio, la exigencia de la necesaria transparencia en la actuación, unido ello, a la existencia de una rendición de cuentas en el sentido pleno y completo de este concepto, de forma que la documentación que se hayan obtenido permita de manera suficiente poder demostrar, que se siguió un proceso adecuado, y, que las decisiones fueron las correctas al encontrarse las mismas plenamente justificadas.

La necesidad de que el proceso de investigación cuente siempre con una documentación que sea completa y adecuada, debe exigirse en orden a la existencia de un elemento de prevención  de las disputas legales, que puedan producirse a raíz de la realización de la indicada verificación y revisión de lo actuado y de los pronunciamientos que ello haya llevado consigo, entendiendo siempre, que una buena documentación vinculada al proceso de investigación, es sin lugar a duda, un elemento determinante en el caso de que por cualquier circunstancia, puedan llegar a promoverse litigios o auditorías, a consecuencia de las investigaciones llevadas a cabo.

La implementación adecuada de este principio lleva consigo la necesidad de que por parte de la organización se adopten metodologías estandarizadas, y esto implica el hecho de utilizar protocolos debidamente aprobados, y, que se apliquen en la práctica, cuya finalidad es básicamente la recopilación y el análisis de evidencias que se obtengan.

Ello trae consigo, desde una perspectiva eminentemente práctica, la llevanza de un registro detallado de las diligencias acordadas y practicadas en un proceso de investigación, lo que implica documentar adecuadamente todas las entrevistas que se realicen, y también las demás evidencias obtenidas, así como los pasos tomados o las decisiones que se hayan ido tomando a medida que va avanzando el proceso de investigación.

En todo caso, la existencia de esta documentación trae consigo la necesidad de proceder a un almacenamiento seguro de la misma, mediante la adopción de aquellas medidas de seguridad, que en cada caso sean necesarias, en orden a proteger dicha documentación, evitando, por ejemplo, los accesos no autorizados o la pérdida, precisamente, de la documentación obtenida y elaborada en dicho proceso.

GARANTÍA DE LA NO EXISTENCIA DE REPRESALIAS

En este orden de cosas, aparece un principio imprescindible en aras de llevar a cabo una investigación, que sea plenamente conforme a derecho, en este sentido, cabe mencionar la aplicación del principio consistente en la garantía de la no existencia de represalias.

En esencia, este principio hace referencia a la necesidad de proteger de manera efectiva a los denunciantes, a los testigos y a cualquier otro operador jurídico, que colaboren en el desarrollo de dicho proceso, garantizando con ello la ausencia de cualquier forma de represalia, lo que cada vez es más esencial para asegurar que las personas que intervengan en el mismo se sientan seguras al participar en dicho proceso.

Su aplicación viene vinculada al fomento de las comunicaciones y/o denuncias, ya que, si los empleados saben que están protegidos en la formulación de dichas comunicaciones y/o denuncias, es más probable que reporten con una mayor frecuencia conductas indebidas, sin tener los consiguientes temores o reservas para llevarlas a cabo, ante las consecuencias que pueden derivarse para cada uno de ello, precisamente, por ejercitar dicho derecho de denuncia.

Así, debe tenerse presente que el Modelo de Cumplimiento Normativo debe estar bien configurado en cada organización de modo y manera que responda a las circunstancias, la configuración y las necedades reales de cada organización considerada de manera singular.

De tal modo, que muchas leyes y demás normativas internas exigen de manera directa, la necesaria existencia de la protección contra represalias, y, consiguientemente con ello, establecen sanciones en el caso de que se produzca el incumplimiento de este principio.

Adicionalmente a ello, debe tenerse presente la necesaria existencia de un clima laboral que tiene que ser positivo, ya que con ello se evita de manera razonable la creación de un ambiente de miedo o de desconfianza entre los empleados a la hora de formular cualquier comunicación en el meritado canal de denuncias.

La aplicación de este principio necesita también de la existencia de políticas claras, y para ello se determina el establecimiento y la comunicación de las políticas y demás normativa, que prohíban las represalias, y, de manera simultánea describan las consecuencias que se infieren para aquellas personas que las lleven a cabo o las favorezcan.

De manera complementaria, este principio demanda la existencia de mecanismos de seguimiento, consistentes de manera principal, en la posibilidad de monitorear posibles actos de represalia, y, tener la capacidad precisa para actuar rápidamente para abordarlos y erradicarlos de una manera definitiva.

Como un complemento necesario para la efectividad de este principio, la organización debe posicionarse de manera clara y determinante en el hecho de proporcionar el suficiente apoyo al denunciante, sin ello conculque el legítimo derecho a la presunción de inocencia (ex artículo 24.2. CE) de la persona denunciada o afectada.

En todo caso, ello supone que por parte de la organización se van a organizar aquellos medios y recursos en cantidad suficiente, que posibiliten el poder ofrecer el asesoramiento suficiente, a quienes reportan conductas indebidas, ilícitas o irregulares.

MEJORA CONTINUA

Otro principio que debe tenerse en cuenta en las investigaciones que se desarrollen en el ámbito del canal de comunicaciones y/o denuncias, es el que hace referencia a la mejora continua.

El mismo consiste esencialmente en utilizar las lecciones aprendidas de las investigaciones para mejorar continuamente las políticas, los procedimientos y la cultura de la organización, es decir, debe contarse con una retroalimentación sobre la base de las experiencias vividas en actuaciones vinculadas a dicho canal de comunicaciones y/o denuncias.

Ello debe configurarse en orden a la prevención de futuros incidentes que pudieran producirse dentro de la organización, y con ello poder identificar de manera anticipada eventos repetitivos, y al mismo tiempo, darles el adecuado tratamiento a los mismos.

Ello implica prestar una especial atención a aquellas áreas, que se consideren de riesgo para la organización, y con ello posibilitar el hecho de poder adoptar medidas de carácter proactivas, con la finalidad de mitigar los nuevos casos que puedan ocasionarse como consecuencia de la norma actividad de la empresa, y, en definitiva, poder afrontarlos de manera más satisfactoria.

De manera complementaria a lo ya indicado con relación a este principio, debe resaltarse la exigencia de una eficiencia operativa, en el sentido de proceder a optimizar los procesos que se lleven a cabo, y, de manera paralela, poder reducir los costes asociados en la investigación de aquellas conductas, que puedan ser reiterativas y que son consideradas como indebidas o como incumplimientos de cualquier naturaleza.

La aplicación de este principio debe estar caracterizado por su adaptación a un entorno que es sumamente cambiante, y con ello, poder responder a modificaciones en los entornos legal, tecnológico, o, en el de los negocios.

Adicionalmente a ello, se hace preciso llevar a cabo un análisis de las tendencias de comportamiento más comunes existentes, lo que implica la posibilidad de proceder a revisar patrones en las denuncias para identificar problemas que pueden tener el carácter de sistémicos.

Al mismo tiempo, es aconsejable de manera periódica proceder a la actualización de las políticas existentes dentro de la organización, en orden a revisar y modificar tanto las mismas, como los procedimientos, según sea en cada caso necesario o conveniente por razones puramente operativas en función de su ámbito de actuación y de su operatividad.

Todo ello debe estar unido a un programa de formación y de sensibilización que sea completo y que se adapte a las necesidades de la organización, en función de las personas vinculadas con el Modelo de Cumplimiento Normativo.

Ello lleva consigo la necesidad de implementar programas de capacitación basados fundamentalmente en los hallazgos de las investigaciones

PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD

Al hilo de lo hasta ahora expuesto, es necesario hacer referencia al llamado “principio de proporcionalidad”.

Dicho principio hace referencia a que las acciones tomadas deben ser siempre proporcionales a la gravedad de la conducta producida y que sea objeto de la investigación, y con ello, al impacto que la misma haya tenido en la organización, evitando con ello sanciones que puedan ser excesivas o por el contrario que sean completamente insuficientes.

La aplicación de este principio conlleva implicaciones vinculadas tanto al propio concepto de “justicia”, como el que hace referencia a la necesaria “equidad” que han de tener dichas actuaciones.

Con ello se trata de garantizar fundamentalmente, que las sanciones sean justas, y, que además sean percibidas como tales por las personas vinculadas con el Modelo de Cumplimiento Normativo

Al mismo tiempo, no puede pasarse por alto, que la aplicación de este principio conlleve un elemento de disuasión efectiva dirigida a los miembros de la organización.

En este sentido, puede afirmarse sin lugar a duda, que las sanciones adecuadas ayudan a prevenir futuras conductas indebidas, y que, asimismo, con ello, se evitan acciones, que puedan ser consideradas ilegales o discriminatorias, o, al menos no ajustadas a la legalidad vigente, o, a la normativa interna de la empresa u organización.

El establecimiento de este principio determina la necesidad de establecer criterios claros dentro de la persona jurídica, a la hora de determinar la configuración de las escalas de sanciones, y, de los criterios para su aplicación.

En este contexto, es importante tener en cuenta la capacidad de poder evaluar las circunstancias atenuantes o agravantes, que en cada caso puedan concurrir, a os efectos de su adecuada ponderación, como pueden ser: (i) la intención; (ii) el historial del empleado; y, (iii) incluso el impacto de la conducta del empleado que haya tenido dentro de la propia organización.

De manera adicional a lo ya expuesto, este principio necesita de una comunicación transparente dentro del ámbito de la organización consistente en la necesidad de informar a las partes sobre las razones que existen detrás de las decisiones tomadas.

PRINCIPIO DE INDEPENDENCIA

Complementariamente a lo ya expuesto, hay que hacer puntual referencia al principio de la “independencia”, que asegura, que la investigación se realice sin influencias indebidas de personas o de áreas con intereses expresos o tácitos en el resultado de la investigación.

La aplicación de este principio evita la producción de conflictos de Interés, ya que a través del mismo se garantiza, que las decisiones adoptadas en dicho proceso no estén influenciadas por relaciones personales o profesionales.

Al mismo tiempo, la aplicación de este principio tiene como una de sus características principales el hecho de fortalecer la credibilidad, ya que una investigación que sea independiente es, desde luego, más confiable y, además, más respetada por los empleados, y, también por los terceros que se ven vinculados con la misma.

Para su adecuada implementación este principio necesita una estructura organizacional adecuada, que permita, por ejemplo, establecer un departamento de cumplimiento o auditoría interna que posea una cierta autonomía de carácter funcional.

Ello no es óbice para que por parte de la organización se proceda a la contratación de investigadores externos a la misma, lo que implica contratar a expertos externos en aquellos casos, en que, por sus propias características, o por sus implicaciones de carácter reputacional, puedan implicar altos riesgos de parcialidad imputables a la organización.

Del mismo modo, es aconsejable, que, sobre la base de este principio, se produzcan de manera periódica y periodificada reportes directos a los niveles más altos de la persona jurídica para su adecuado conocimiento, constancia, y si cabe también para su control.

Ello se produce con la finalidad de poder asegurar de manera correcta, que el equipo investigador reporte a niveles superiores de la organización o incluso a los comités independientes problemas, o, cualquier otra clase de vicisitud, con la finalidad de poder mejorar la capacidad de la organización para abordarlos.

PRINCIPIO DE ACCESIBILIDAD

Siguiendo el hilo conductor de esta exposición, hay que hacer referencia al principio de accesibilidad, el cual determina la necesidad de que en el seno de cualquier organización existan de diferentes canales operativos en aras de la formulación de la comunicación y/o denuncia, adaptándose a las necesidades concretas en las que puedan verse envueltas en cada caso los denunciantes.

En este sentido cabe indicar a título de ejemplo, algunos de los canales que pueden ser aptos para la recepción de comunicaciones y/o denuncias: (i) la existencia de líneas telefónicas; (ii) la posibilidad de usar correo electrónico; (iii) el empleo de software especializado; (iv) el recurso de aplicaciones móviles; y (v) o incluso la propia existencia de formularios en línea.

Complementariamente a lo anterior, debe recordarse la necesidad de proceder cada vez de forma más recurrente al uso de soportes multilingües, con la finalidad de poder ofrecer opciones en los idiomas que hablan los empleados de la organización.

En este orden de cosas, al mismo tiempo, la organización de prever llevar a cabo con cierta periodicidad la realización de aquellas adaptaciones que sean necesarias, con el fin de asegurar, que las personas con capacidades diferentes puedan utilizar con total accesibilidad el sistema, implementando para ello medidas como pueden ser: (i) los sitios web accesibles; (ii) la asistencia personal; y, (iii) o cualquier otra herramienta o recurso técnico que permita o facilite la accesibilidad.

En conjunto, estos principios a los que se ha hecho referencia constituyen una base sólida para la conducción de investigaciones internas efectivas y éticas.

Al profundizar en cada uno de ellos, se evidencia que no son meros planteamientos teóricos, sino componentes esenciales que, cuando se aplican adecuadamente, protegen a las personas involucradas, fortalecen la cultura organizacional, y, aseguran el cumplimiento de las normas legales y éticas.

Como colofón a todo ello, puede afirmarse que aquellas organizaciones que se comprometen con estos principios no solo abordan de manera efectiva las conductas indebidas, sino que también promueven un ambiente de confianza y de respeto, esencial para el éxito a largo plazo, protegiéndose de riesgos de todo orden, y garantizando una adecuada defensa de su imagen y de su reputación.

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