Las investigaciones internas que surgen a partir de denuncias en el canal de denuncias son procesos esenciales para salvaguardar la integridad y el cumplimiento ético dentro de una organización.
Estos procesos están informados por una serie de principios fundamentales que garantizan, que las investigaciones se lleven a cabo de manera justa, efectiva y respetuosa con los derechos de todas las partes involucradas.
Estos principios vertebran la realización de las tareas, que conlleva un proceso de investigación de una denuncia derivada del Canal de Comunicaciones vinculado al Modelo de Compliance de cualquier empresa.
CONFIDENCIALIDAD
Dentro de los principios que conforman dicha investigación, encontramos en primer término el principio de confidencialidad.
En este sentido, la confidencialidad representa uno de los pilares fundamentales y más importantes en el desarrollo de estas investigaciones.
La confidencialidad implica proteger la identidad del denunciante, y también de los demás operadores jurídicos que intervienen en una investigación, y como consecuencia de ello, el hecho de mantener en reserva la información relacionada con la denuncia y la investigación.
Este principio es fundamental para garantizar que las personas se sientan seguras al reportar conductas indebidas, sin la existencia de temor a represalias o una exposición injustificada, y todo ello, en aras de garantizar de manera efectiva, y fomentar, un entorno donde los empleados se sientan seguros al reportar conductas indebidas.
Sin la promesa de confidencialidad, muchos podrían temer a las represalias o daños a su reputación que pudieran producirse, lo que reduciría la eficacia del canal de denuncias, y principalmente, su uso.
La confidencialidad protege al denunciante de posibles represalias, que pueden incluir desde hostigamiento laboral hasta acciones legales injustificadas, destruyendo con ello, toda clase de pruebas y evidencias.
Además, la confidencialidad protege la integridad de la investigación, al evitar que la información sensible se filtre y pueda ser manipulada por los implicados, destruyendo pruebas y evidencias, o alterando su contenido tal como ha quedado indicado.
En este sentido, cuando los empleados confían en que sus denuncias serán manejadas confidencialmente, es más probable que reporten conductas o comportamientos indebidos o inaceptables dentro de la empresa, lo que ayuda a la organización a tener una mayor información, y poder identificar así, y con ello abordar, los problemas internos que se susciten.
La implementación del principio de confidencialidad exige por parte de la empresa o persona jurídica, la adopción de protocolos específicos que la regulen, pero específicamente que la protejan, con la finalidad de establecer normas claras sobre quién tiene acceso a la información, y bajo qué circunstancias o criterios.
Adicionalmente a ello, cada vez se hace más imprescindible la implementación de tecnología segura em este ámbito de actuación, lo que conlleva utilizar sistemas informáticos con altos estándares de seguridad para todo tipo de informaciones, que se obtengan, precisamente, a raíz de dichas investigaciones, pero en ello es especialmente trascendente su almacenamiento, y, además, el manejo de datos sensibles.
La aplicación del principio de confidencialidad, por último, conlleva la necesaria formación y capacitación del personal de la empresa, con el objetivo primordial de preparar de manera adecuada al equipo encargado de las investigaciones, en las prácticas del manejo de información confidencial, y en la importancia de la aplicación y la observancia de este principio.
IMPARCIALIDAD Y OBJETIVIDAD
El segundo de los principios al que nos vamos a referir en estas reflexiones es el que hace referencia al principio de imparcialidad y de objetividad, el cual es igualmente esencial para el desarrollo, y el buen fin de las investigaciones desarrolladas al amparo del canal de denuncias.
La imparcialidad exige que las investigaciones se conduzcan sin prejuicios ni tampoco con favoritismos, asegurando que todas las decisiones se basen únicamente en evidencias en todo caso verificables, y, además, en hechos objetivos, lo que fortalece la credibilidad del proceso.
Las investigaciones deben llevarse a cabo sin prejuicios ni favoritismos, asegurando que todas las partes sean tratadas de manera equitativa.
Para lograr esto, es vital que los investigadores no tengan conflictos de interés, y que se mantengan independientes frente a las partes involucradas.
En este sentido, constituye un hecho determinante que los investigadores no tengan relaciones personales o profesionales, que puedan influir en su juicio.
Al hilo de ello, debe considerarse que la imparcialidad influye de manera determinante en la credibilidad del proceso.
Así, una investigación imparcial es más probable que sea aceptada por todas las partes y refuerza la confianza en el sistema de denuncias.
JUSTICIA PROCEDIMENTAL
Al mismo tiempo, se ha de hacer referencia a la llamada “justicia procedimental”, la cual garantiza, que los derechos de todas las partes sean respetados, y, que las conclusiones sean sobre todo justas y equitativas.
La aplicación de este principio lleva consigo la exigencia de proceder a una selección de investigadores/as, que bien sean externos o internos, pero que en todo caso sean independientes de las áreas o de las personas involucradas.
Un factor que hay que tener en consideración, es aquel que hace referencia a la necesidad de la formación de los empleados en la existencia y en el reconocimiento de sesgos inconscientes principalmente en el uso de la IA, a los efectos de poder evitarlos, ya que los mismos pueden terminar afectando de una manera evidente a su objetividad.
Incluso, estas precauciones, en casos ciertamente complejos, pueden llevar consigo el establecimiento de comités o de paneles. que puedan llevar a revisar las conclusiones para asegurar la imparcialidad subjetiva y objetiva de las mismas.
CELERIDAD
El tercero de los principios al que vamos a hacer puntual referencia es el relativo a la exigencia de la celeridad en el desarrollo del proceso investigativo, que al igual que los anteriores, representa otro aspecto fundamental de dicho proceso.
La celeridad se refiere a la realización de la investigación en un plazo razonable, evitando demoras innecesarias que puedan afectar la efectividad del proceso y la resolución del problema.
Las investigaciones deben realizarse en un tiempo razonable para evitar demoras, que puedan afectar significativamente a la eficacia del proceso, o generar incertidumbre entre las partes.
La celeridad, no solo es importante para resolver lo antes posible las situaciones reportadas, sino también, tiene la finalidad de minimizar el impacto negativo, que puedan derivarse de las mismas en el ambiente laboral, y, prevenir la existencia de posibles daños adicionales o colaterales.
En este sentido, debe tenerse en cuenta, que las demoras pueden permitir que las conductas indebidas continúen, causando más daño a la organización, a las personas involucradas, o, a terceros.
La aplicación de este principio pretende, tanto para el denunciante como para los denunciados o afectados el reconocimiento de que por parte de los mismos, se merecen una resolución oportuna, y en un tiempo razonable, para evitar incertidumbres prolongadas que afecten a su bienestar o a su posición jurídica como consecuencia de la investigación emprendida al efecto.
En este orden de cosas, debemos ser conscientes que las evidencias y/o pruebas que se obtengan como consecuencia de la investigación llevada a cabo, pueden perderse o degradarse con el tiempo, y ello exige de manera necesaria, que se posibilite una actuación rápida, lo que va a ayudar de manera considerable a preservar la integridad de tales evidencias y/o pruebas, la posición de las partes dentro del procedimiento, evitando filtraciones o divulgaciones de las investigaciones realizadas, motivadas simplemente por el transcurrir de un tiempo excesivo o inadecuado.
La aplicación de este principio de celeridad lleva consigo la necesidad de proceder al establecimiento de plazos concretos y determinados, donde se fijen los tiempos máximos para cada etapa de la investigación, y, con ello, posibilitar que se pueda monitorear de manera adecuada, su observancia, y su cumplimiento.
En todo caso, el desarrollo de la investigación exige la existencia de recursos adecuados, que permitan el desarrollo de la misma, y que el equipo de investigación cuente con suficientes recursos humanos y materiales para llevar a cabo su trabajo eficientemente.
Al mismo tiempo, la celeridad exige también priorizar los casos reconociendo la urgencia de la investigación en casos concretos y determinados.
Ello trae consigo implementar un sistema para determinar que investigaciones deben desarrollarse antes, en función de su gravedad, y, de la urgencia de las denuncias formuladas.
TRANSPARENCIA
El siguiente principio al que hay que hacer expresa referencia, es el correspondiente a la exigencia de transparencia en el proceso.
La transparencia implica mantener informadas a las partes sobre el proceso de la investigación, sin comprometer en momento alguno, la confidencialidad ni la integridad de la misma.
Ello lleva consigo la necesaria generación de confianza, en la medida en que las personas involucradas deben entender cómo se actuará en la investigación derivada de su caso, lo que aumenta la confianza en el sistema, y, de manera simultánea reduce la ansiedad de los intervinientes.
En todo caso, se hace preciso llevar a cabo el desarrollo de la correspondiente actividad dirigida a la prevención de los malentendidos posibles que se pueda producir en el curso de una investigación.
Así, la falta de información puede generar rumores o percepciones erróneas que afectan la moral y el clima laboral de una empresa o persona jurídica, lo que constituye una situación donde se deben poner en marcha aquellos medios dirigidos, precisamente, a evitar este tipo de situaciones.
El principio de transparencia conlleva el hecho de proporcionar una comunicación clara sobre los pasos que han de producirse dentro del proceso de investigación, sobre los plazos esperados y también, sobre los derechos que asisten a las partes a los que seguidamente haremos referencia.
La transparencia en el proceso se refiere a la necesidad de mantener informadas a las partes sobre el procedimiento de la investigación, sus etapas y expectativas, sin comprometer en ningún momento el principio de confidencialidad.
Una comunicación clara y abierta ayuda a construir confianza en el proceso, y, de manera simultánea reduce la ansiedad o desconfianza que puedan sentir las partes involucradas.
Sin embargo, es importante equilibrar la transparencia con la protección de la información sensible, a los efectos de no poner en riesgo la integridad de la investigación.
A través de los diversos canales de comunicación que se utilicen, es necesario establecer puntos de contacto concretos designados, para poder atender consultas y proporcionar actualizaciones, a aquellas personales vinculadas con el Modelo de Cumplimiento Normativo de la persona jurídica.
De manera complementaria a todo ello, al concluirse la investigación, por parte de los responsables de la misma o del sistema de información de la empresa, se debe ofrecer un resumen de los hallazgos y las acciones tomadas, en la medida en que sea apropiado, sin perjuicio de que ello no ponga en riesgo el principio de confidencialidad, al que se ha hecho especial referencia en el comienzo de estas notas.
RESPETO A LOS DERECHOS DE LAS PARTES
Es también necesario hacer mención del principio que exige el respeto a los derechos de las partes.
Este principio asegura, que tanto el denunciante como el denunciado sean tratados con dignidad y que se protejan sus derechos legales y humanos.
Incluso estos derechos deben ser proyectados sobre cualquier tercero u operador jurídico que intervenga en el proceso de investigación.
Esto incluye, por ejemplo, el derecho a ser escuchado, a presentar pruebas y a recibir un trato justo durante todo el proceso y a la igualdad de armas procesales como manifestación del derecho fundamental a la igualdad (ex.art.14 CE), aunque se aplique entre particulares.
Respetar estos derechos, es esencial para mantener la integridad ética de la investigación y para evitar acciones que puedan ser consideradas injustas o discriminatorias.
A través de este principio, se asegura que tanto el denunciante como el denunciado sean tratados con la suficiente dignidad y respeto, garantizando sus derechos legales y humanos durante todo el proceso, y durante todo el tiempo que dure la investigación.
Consecuentemente con la aplicación de este principio, debe recordarse la necesidad de observar y aplicar el derecho a la presunción de inocencia, que protege también al denunciado en las investigaciones derivadas del canal de denuncias.
De este modo, el acusado debe ser considerado inocente hasta que se demuestre lo contrario, evitando juicios prematuros o basados e aspectos externos que trasciendan al contenido de la propia investigación que se esté llevando a efecto.
En paralelo al derecho a la presunción de inocencia, todas las partes implicadas en un proceso de investigación derivado de una comunIcación producida en el canal de denuncias tienen derecho a ser escuchados, es decir, las partes tienen el derecho de presentar al instructor su versión de los hechos objeto de investigación, y además, a la posibilidad de poder aportar aquellas evidencias, que considere necesarias para defender su posición jurídica o derecho.
DERECHO A LA NO DISCRIMINACIÓN
En todo caso, existe un derecho a la no discriminación, lo que implica tratar a todos por igual, sin importar su posición, género, raza u otras características o circunstancias personales o sociales, o de cualquier otro tipo o género.
El respeto a los derechos de las personas implicadas en estos procesos de investigación trae como legítima consecuencia la existencia de procedimientos que necesariamente han de ser equitativos, lo que lleva consigo, que estos permitan a las partes conocer las acusaciones formuladas contra ellas, y tener la posibilidad de defenderse y de responder a las mismas de manera que estimen más adecuada dentro de los cauces del proceso de investigación.
DERECHO AL ASESORAMIENTO LEGAL
Dentro del derecho que cabe reconocer a las partes en estos procesos de investigación, se encuentra el de asesoramiento legal, con la finalidad de facilitar acceso a aquella asesoría legal o a la representación, si es necesario.
En particular, se debe reconocer el derecho a la protección de la dignidad de las personas, evitando con ello, acciones que puedan humillar o degradar a las personas involucradas en tales procesos de investigación.
Por último, vamos a hacer referencia a la necesaria aplicación del principio de legalidad en las investigaciones vinculadas al canal de denuncias.
PRINCIPIO DE LEGALIDAD
Las investigaciones deben conducirse mediante un estricto cumplimiento de las leyes y de las regulaciones aplicables, así como de las políticas internas de la organización.
Con este principio se trata de reconocer la validez de las acciones que se lleven a cabo, ya que el mismo asegura, que las medidas que en cada momento se adopten a consecuencia de dichas investigaciones sean completamente legales, y, que las mismas puedan sostenerse ante posibles impugnaciones, que puedan producirse ante cualquiera de los ámbitos jurisdiccionales donde las resoluciones adoptadas puedan ser revisadas judicialmente
En este orden de cosas, las empresas y las personas jurídicas no pueden obviar el hecho que supone que en el ámbito judicial, una determinada resolución sancionadora, pueda ser revocada o declarada nula por un juez o tribunal, sobre la base de que las pruebas en que se sustenta se hayan obtenido de manera ilícita (artículo 11.1 LOPJ), entre otras situaciones o circunstancias posibles, con el consiguiente descrédito reputacional, económico y/o jurídico que ello conlleva para dicha empresa o persona jurídica.
En este sentido basta con recordar las consecuencias que se declare jurisdiccionalmente un despido nulo, por el hecho de que las evidencias obtenidas se hayan procurado a través de una posición jurídicamente dominante, o se trate de pruebas ilícitas o vulneradoras de los derechos fundamentales, y la obligación que tiene, por ejemplo, en tal situación de abonar los salarios de tramitación con el coste asociado a dicho pronunciamiento judicial.
Este principio de legalidad dota de una considerable protección legal al desenvolvimiento del proceso, evitando con ello, que la organización incurra en responsabilidades legales por la utilización de prácticas o procedimientos que sean formal o materialmente inadecuados.
COMPLIANCE
Como complemento de ello, es importante recordar la necesidad de proceder a la aplicación de los estándares éticos en todo tipo de situaciones asociadas al modelo de Compliance, pero especialmente a dichas investigaciones, que van incluso más allá de lo establecido por la ley, lo que exige que acciones de investigación emprendidas por la empresa y/o persona jurídica, se encuentren alineadas con estos valores comúnmente reconocidos.
Esto trae como consecuencia, la necesidad de involucrar a profesionales del derecho en la planificación y ejecución de la investigación, ya que nos encontramos como las mismas se encuentran cada vez más tecnificadas, adoptando unos roles de complejidad, que exceden con mucho a personas no versadas en el ámbito del derecho, y con «expertise» en los avatares procesales de un procedimiento de naturaleza judicial.
