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La transformación digital y la gestión documental

Javier Puyol es socio director de Puyol Abogados & Partners. Foto: Carlos Berbell/Confilegal.
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En el terreno empresarial, la transformación digital consiste en mejorar las experiencias de tus clientes, empleados, proveedores, socios y accionistas. El auge de la tecnología ha cambiado a la sociedad en su conjunto y, por tanto, a los clientes, lo cual ha abierto una ventana de oportunidad de nuevos negocios y de transformación de los actuales, pero es cierto que también existe un riesgo de adaptación para los negocios tradicionales[i].

La clave para la organización es ver la transformación digital como una oportunidad que permite combinar prácticas y formas de hacer que dan como resultado nuevas técnicas y habilidades.

Una de estas facetas fundamentales sobre las que se apoya la transformación digital es la gestión documental.

La gestión documentalo gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

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Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de «documentar» o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.

Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales[ii].

Entendiendo la gestión documental cómo el control eficaz y sistemático de la información que evidencia las actividades y operaciones de una organización, podemos concluir que su alcance y sus objetivos no cambian, aunque los documentos dejen de existir en papel, y se conviertan en documentos electrónicos.

OBJETIVOS BÁSICOS

Consecuentemente con ello es procedente recordar los objetivos básicos, que la misma ha de perseguir:

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a). El llevar a cabo las actividades de la organización y prestar los correspondientes servicios eficientemente.

b). La posibilidad de cumplir con los requisitos legislativos, reglamentarios y de rendición de cuentas.

c). El hecho de optimizar la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del negocio.

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d). El poder facilitar el funcionamiento efectivo de una organización en el caso de desastre.

e). El hecho de proporcionar protección y apoyo en los litigios, que incluye la gestión de los riesgos asociados con la existencia o no de pruebas de una actividad organizativa.

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f). La posibilidad de proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas actuales y futuras.

g). El soportar las actividades de investigación y desarrollo.

h). El poder apoyar las actividades promocionales de la organización.

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i). Y, finalmente el hecho de poder mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar la responsabilidad social[iii].

CONFUSIÓN ENTRE DIGITALIZACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA

Hoy en día existe bastante confusión dentro del ámbito del ámbito de la gestión digital documental entre lo que se concibe como “digitalización propiamente dicha”, y la llamada “gestión documental electrónica”.

En este sentido, existe la creencia que, digitalizando documentos de archivo en papel, o teniendo archivos digitales, ya se tienen archivos de documentos electrónicos.

Por ello, se hace conveniente precisar lo que la literatura sobre este tema viene entendiendo por digital y electrónico, y las diferencias conceptuales existentes entre “digitalización” y la “gestión documental electrónica[iv].

a). “Digitalizar” implica una acción expresa, una voluntad de pasar o transformar a un formato digital o electrónico la imagen y el contenido de un soporte analógico, para su gestión, su almacenamiento y/o su difusión.

b). La “gestión documental electrónica”, no implica voluntad alguna de transformación salvo que lo que se gestione es algo electrónico resultado de una “digitalización”, sino de pura gestión de lo ya nacido electrónicamente, de los documentos electrónicos.

Sin embargo, en ambos casos los documentos de archivo digitalizados como documentos de archivo electrónicos constituyen el resultado se almacena en repositorios electrónicos, generalmente sin criterios claros de preservación, conservación o eliminación, sin criterios archivísticos, fruto de un concepto de gestión documental muy extendido en nuestros días, pero excluyente de la fase de archivo.

Y es desde este punto de vista de la gestión documental archivística, se está observando, cada vez más, la urgencia de darle un tratamiento correcto a esos documentos de archivo electrónicos nacidos y creados electrónicamente, desde el momento de su producción hasta su destino final.

A los primeros, asegurando su conservación, su legibilidad y su acceso y a los segundos asegurando, además de lo anterior, su autenticidad, fiabilidad y validez jurídica-legal.

De ahí, la necesidad de utilizar software para la gestión de Archivo Electrónico,y Plataformas de Preservación Digital cuyo objetivo sea conservar a largo plazo la documentación con condiciones de asegurar las características de fiabilidad, integridad, autenticidad, etc.

Es decir, las mismas que ofrecen los documentos analógicos, en papel, tradicionalmente guardados en los archivos físicos.

En este sentido, debe tenerse presente que la gestión documental de carácter tradicional tiene como principales notas o características operativas, entre otras, las siguientes:

a). La dependencia casi total de las personas ejecutantes: la calidad conseguida en el trámite administrativo depende, en gran medida, de las personas que lo realizan que son las que conocen dónde se encuentra y el estado en que se haya el proceso conforme a la acción sobre la que tienen responsabilidad.

b). La materialización sobre papel: todos los trámites generan papel, produciéndose problemas de almacenamiento y archivo del mismo con riesgo de pérdida o deterioro, ineficiencias en la localización, excesos en el uso de copias, etc. La utilización de medios informáticos supone indudablemente una eficaz ayuda, pero no cubre normalmente todas las necesidades e incluso en ocasiones tiene un carácter exclusivamente auxiliar.

c). La existencia de poca información sobre la situación de los procesos: el seguimiento sobre el estado en que se haya un procedimiento concreto es en general difuso, no pudiendo informarse fácilmente a los interesados sobre el progreso del mismo o haciendo costosa y complicada su determinación.

d). Los escasos elementos de ayuda o apoyo: el proceso se solventa con el saber hacer y los medios tradicionales a disposición del funcionario, sin que, en general, existan elementos de guía o consulta automatizados.

e). La insatisfacción en el personal: Gran parte de las tareas que se realizan aportan muy poco valor añadido a los procesos, son monótonas e ineficientes, causando desmotivación y frustración entre los que las realizan.

Además, ocupan recursos que no pueden dedicarse a tareas de mayor interés, produciéndose un descenso del rendimiento y de la satisfacción, tanto de los ejecutantes como de los clientes o ciudadanos[v].

Frente a ello, se señalan como principales ventajas de la digitalización documental, como fruto de la transformación digital en este ámbito, las que se citan a continuación:

a). La eficacia en las búsquedasde documentación e información.

b). La reducción de tiempos gestión.

c). El hecho de evitar pérdida o extravío de documentación física.

d). El poder evitar el deterioro del papel.

e). El aumento de la productividad del personaly optimización de su tiempo.

f). El ahorro en costesde personal.

CAMBIO DE SISTEMA DE FUNCIONAMIENTO

La transformación digital de las organizaciones incluye la desaparición total de los documentos en papel y su sustitución por documentos electrónicos.

En la transformación de la gestión documental se necesitan nuevos acuerdos y convenciones, así como un nuevo compendio de buenas prácticas.

En este sentido, se tiene que enumerar los diferentes escenarios en que se tiene que materializar esta transformación.

Así podemos distinguir diferentes etapas en las que dicha transformación se tiene que llevar a cabo:

a). El escenario a corto plazo, en el que la mayoría de las organizaciones están inmersas, que trata de reproducir los comportamientos del entorno del papel.

b). El escenario a medio plazo en el que conceptos introducidos por la norma ISO 15489 de documentos fidedignos y el análisis documental previo a la creación de los documentos se van haciendo paso.

c). Y, finalmente, el llamado escenario a largo plazo influido por los datos como documentos y la tecnología blockchain[vi].

En todo caso, debe tenerse presente que el papel es un elemento que ha de pasar ya a un segundo plano en lo que se refiere a la gestión documental de los negocios.

TENDENCIAS A TENER EN CUENTA

Si bien es cierto que, en el seno de la gestión empresarial, la práctica más utilizada es, y más que probablemente seguirá siendo, la implantación de un software de gestión documental, hay otras tendencias que deben tenerse presente en la evolución de este proceso, y que son las que se describen seguidamente:

a). El «colad computing» o el procedimiento en la nube de documentos va sin lugar a dudas en alza.

Ello principalmente permite que las empresas realicen la gestión de su información de forma rápida, sencilla, y desde cualquier dispositivo con acceso a la red.

En efecto, se puede afirmar que el efecto cloud computing va ganando terreno de manera irreversible y generalizada.

b). El «workflow» o flujo de trabajo.

Constituye básicamente una aplicación, que permite que el gestor de proyectos pueda agilizar y optimizar las tareas de sus equipos.

c). La tendencia también generalizada consistente en la escalabilidad del sistema de gestión.

Las necesidades de los clientes son variables, y por ello las soluciones de gestión documental se tienen necesariamente que adaptar a las demandas organizativas de la empresa, mediante el establecimiento de actualizaciones que mejoran el sistema seleccionado.

d). La adaptación a las exigencias y características de los dispositivos móviles.

Las herramientas de digitalización de documentos han de ajustarse a los hábitos reales de los clientes, que hoy en día precisan más que nunca estar conectados continuamente al sistema de gestión de la Las actualizaciones continuas de los gestores de documentación en tablets, smartphones, y cualquier otra clase de dispositivo móvil, que constituye un requisito imprescindible e ineludible para cualquier clase de actividad empresarial, y en lo que nos atañe a la digitalizada gestión documental.

Todo ello conduce, en definitiva, la gestión de la información de las empresas debe ir de la mano con un sistema informático que facilite la digitalización de documentos[vii], como expresión de la transformación digital, contemplada como una necesidad ineludible de cualquier proyecto empresarial que aspire a ser competitivo en el momento actual.

 

[i]La Transformación Digital, ¿y Documental?Revista Transformación Digital. 16 de marzo de 2018.

[ii]Cfr. Wikipedia. Concepto de Gestión documental.

[iii]En este sentido la UNE ISO 30300: 2011

[iv]Cfr.: “Archivos: entre la digitalización y la gestión documental electrónica”. Comunidad Baratz. 25 de febrero de 2015.

[v]Cfr.: MARTIN FERRAND, Julio. Gestión documental y procesos en las Administraciones Públicas

[vi]BUSTELO RUESTA, Carlota. “Transformación digital desde la perspectiva de la gestión documental”. Universidad de Castilla-La Mancha. Número 13 2018.

[vii]En este sentido, “La gestión documental como base de la transformación digital en las empresas”. Quonext.

 

por Javier Puyol.

Javier Puyol es abogado, socio director de Puyol Abogados, magistrado excedente, exletrado del Tribunal Constitucional, exdirector de la Asesoría Jurídica Contenciosa del BBVA, consultor en tecnologías de la información y comunicación, administrador concursal, árbitro y mediador civil y mercantil, profesor universitario y académico de la Real Academia de Jurisprudencia.
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