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La AEPD pide a las empresas que utilicen con proporcionalidad la tecnología en el entorno laboral

Pedro Colmenares, subdirector de inspección del regulador, explica en el IV Congreso de ADiReLab el contenido de la Guía sobre relaciones laborales donde la privacidad será elemento importantePedro Colmenares explicando la necesidad de que las empresas utilicen con proporcionalidad la tecnología en su relación con empleados, clientes y proveedores.
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Definir patrones de actuación en el marco precontractual, en la propia relación de trabajo y en la conservación de los datos por parte del empleador, serán algunos de los elementos de la Guía sobre relaciones laborales que la AEPD ultima y que se publicará en el primer trimestre del 2020.

Así lo manifestó Pedro Colmenares, subdirector general de la propia AEPD; en su intervención en el IV Congreso de ADiReLab donde esbozó lo más importante de esta publicación que pretende ofrecer pautas en materia de gestión de datos, conservación en el terreno laboral.

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En su intervención destacó que «la guía aludirá a la protección de datos en el marco contractual de las Relaciones Laborales en temas como aplicar un control al tratamiento de datos biométricos, aludirá a la videovigilancia y la utilización de aplicaciones móviles a efectos de controlar la actividad laboral, entre otros”.

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Desde la AEPD se es consciente de los cambios que llegan al mercado laboral, un mercado global donde la transformación digital está generando nuevos empleos y nuevas formas de trabajar, alejadas del modelo tradicional.

«Por eso el espíritu de dicha publicación es de ofrecer pautas. La guía será un patrón y sobre ese patrón cada uno podrá confeccionar la camisa adecuada a cada caso concreto».

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A este respecto las recomendaciones que plantea la AEPD vienen avaladas por la normativa europea del RGPD, en vigor desde el 25 de mayo del 2018 y de la nueva LOPD, que entro en vigor a primeros de diciembre del pasado año donde ya se habla y definen algunos derechos digitales del ciudadano.

Una primera pauta que indicó Colmenares es la necesidad de desarrollar criterios de proporcionalidad; tal y como vienen ya en el propio RGPD para el uso de la tecnología en cualquier entorno laboral.

“Es evidente que la tecnología ofrece mejoras en cualquier negocio, pero debe aplicarse de manera adecuada para evitar que entre en conflicto con la normativa actual y se diga que frena la actividad económica”.

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Para este experto en privacidad, hay que darse cuenta de que la privacidad y la gestión de datos personales es un elemento transversal que, igual que afecta al entorno laboral, también lo hacen en otros ecosistemas como el comercio electrónico o la salud.

“Es muy importante tener una gestión prudente de los datos, qué datos vamos a utilizar porque tiempo y cuanto tiempo los vamos a tener guardados”.

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Colmenares recordó que, en esa relación entre empleador y empleado, no es tanto la importancia del consentimiento del segundo como las obligaciones jurídicas que se derivan del contrato de trabajo .

“La propia guía arranca con la definición de lo que es un dato y cuando es personal para ofrecer pautas en determinadas situaciones».

«Es el caso de los procesos de selección, donde destacamos cuál es el tiempo de conservación de esos datos por parte del empleador de esos candidatos y por cuanto tiempo. No hay respuestas uniformes sobre esta cuestión, hay que descender a cada caso”, apuntó.

En cuanto a los procesos de selección que ahora se hacen entre países, donde el reclutador está en un punto del mundo y el demandante de empleo en otro “realmente lo que hay es una transferencia internacional de datos, con lo cual habrá que ver el nivel de privacidad y seguridad que hay en cada país a nivel de datos personales”.

En la citada publicación que se publicará el próximo año también hay un capítulo sobre el uso de datos biométricos, ahora utilizables en algunas empresas para el control de la jornada horaria.

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“No puede haber un cheque en blanco para usar este tipo de tecnología. Siempre hay que utilizarla con criterios de proporcionalidad”, indicó.

Otro de los capítulos de esta publicación aborda cuestiones sobre los datos de la salud que puede tener el empleador y se aborda el problema del acoso laboral y violencia de género en la empresa “como ya saben ustedes es una línea de trabajo de la AEPD de cara a buscar la tolerancia cero contra esta lacra en nuestra sociedad”.

Opinan las empresas

Para Carlos de la Torre, of counsel de Baker Mckenzie y vicepresidente de ADiReLab, explica a Confilegal que “es una buena noticia la aparición de esta Guía sobre relaciones laborales dentro de unos meses tanto para las empresas, directores de relaciones laborales y trabajadores de estas firmas».

«Tendremos una hoja de ruta y criterios de interpretación oficiales en materia de privacidad relacionado con el derecho del trabajo”.

Este jurista reconoce que “la protección de datos se ha convertido en un elemento transversal en nuestra sociedad y en la actividad económica. Es el gran mantra para las empresas».

«La transformación digital ha modificado distintos negocios y empujado la analítica del dato. Ahora ya se habla de la economía de datos para cualquier empresa de cierto tamaño y facturación”.

Al mismo tiempo coincide con Colmenares en que “la tecnología es una oportunidad para hacer negocio, al igual que puede generar determinados riesgos en su uso».

«La tecnología es neutra, no es ni buena ni mala, como dijo el subdirector de la AEPD, lo importante es hacer un buen uso de ella a través de diferentes relaciones profesionales que se establezcan. Para ello hay que cumplir la normativa de protección de datos vigente”.

Cuestiones como el principio de necesidad de uso de los datos, “transparencia con objeto para tomar medidas y ofrecer a los interesados información sobre el uso de sus datos de forma inteligible y de forma acceso y la minimización de datos personales de tus clientes y terceros son parte de dicha política de privacidad”.

De la Torre observa en este entorno una mayor colaboración del director de relaciones laborales y/o de RRHH con el área jurídica y tecnológica de cada empresa.

“Ahora estamos en un entorno más digital, tanto a nivel de selección, reclutamiento, etc. lo que provoca la necesidad de contar con una política de gestión de datos personales adecuada que evite cualquier fuga de información”, apunta.

Nuestro interlocutor señala que puede haber cierto conflicto “entre la necesidad de tener que dar a los representantes de los trabajadores mucha información en periodos de consulta o negociación con la problemática de que en esa información que se suministre puede haber datos personales de terceros, con lo cual hay que establecer medidas de anonimización si damos ese tipo de información a sindicatos y terceros”.

En el tema del control de registro horaria también puede haber una incidencia relacionada con los datos personales “dicho registro se puede haber por sistemas de multidispositivos, como es la incorporación de una app en el móvil de un trabajador, ahí hay que gestionar el principio de necesidad, que no haya otra alternativa; también con el uso de datos biométricos donde no todo está permitido a nivel de privacidad”.

Las políticas de privacidad se adaptan al nuevo entorno laboral, donde hay diferentes modalidades de contratación y donde el propio profesional puede trabajar deslocalizado sin necesidad de acudir al centro de trabajo, como antes sucedía de forma habitual.

“Se ha desregulado mucho el mercado laboral, pero lo que siguen existiendo son muchos datos personales en dicha relación profesional que ahora es diferente de la habitual. Se necesitan por ello tratamientos de datos especializados”.

En este contexto, parece fundamental que en esa comunicación más estrecha entre el director de relaciones laborales o de RRHH con su entorno tecnológico.

De hecho las empresas tendrán que gestionar su canal de denuncias interno “es bueno que definan protocolos claros a la hora de funcionar en materia de privacidad y de ciberseguridad. Ahora las fugas de información se han convertido en un riesgo importante para las empresas”, apunta este jurista.