El Registro a un «click»

La legislación hipotecaria en España prevé que la presentación de documentos en los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles pueda hacerse de forma física, por fax, por correo o de forma telemática.

Esta última vía hace posible que los diferentes Registros en España sean accesibles para todos los ciudadanos desde cualquier parte del mundo en que exista conexión a internet y, además, que lo sean las veinticuatro horas del día, los trescientos sesenta y cinco días del año y ello, tanto para la petición de publicidad (notas simples o certificaciones registrales), como para la presentación de documentos para su calificación registral e inscripción.

​Los documentos que pueden tener acceso a los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles pueden ser públicos o privados y, en el caso de los públicos, administrativos, notariales y/o judiciales.

El acceso telemático de éstos a los mencionados Registros, según resulta del artículo 112 Ley 24/2001, de 27 de diciembre, modificada por la Ley 24/2005, de 18 de noviembre, de reformas para el impulso a la productividad, sólo requiere actualmente de un certificado de firma electrónica cualificado.

Conforme a los artículos 25 y 27 del Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, (Reglamento EIDAS), la firma electrónica cualificada posee las mayores garantías jurídicas al acreditar la identidad del firmante y garantizar la integridad de los documentos firmados con ella, siendo la única equivalente a la manuscrita y reconocida en todos los Estados miembros de la Unión Europea que no pueden exigir un nivel de garantía adicional o superior al de la firma cualificada.

​ Únicamente las personas físicas están capacitadas para firmar electrónicamente, por lo que no se prevé la emisión de certificados de firma electrónica a favor de personas jurídicas o entidades sin personalidad jurídica.

A éstas se reservan los sellos electrónicos, que permiten garantizar la autenticidad e integridad de documentos tales como facturas electrónicas. No obstante, las personas jurídicas pueden actuar por medio de los certificados de firma de aquellas personas físicas que legalmente les representen incorporándose esta cualidad como atributo del certificado cualificado. 

Para emitir este tipo de certificado los emisores comprueban la vigencia del cargo o representación consultando el Registro Mercantil en el momento de la emisión que, además, les alerta de cualquier incidencia o revocación de dichos cargos durante la vigencia del certificado.

​Contando con conexión a internet y un certificado cualificado de firma electrónica, cualquier ciudadano puede presentar telemáticamente documentos privados, administrativos o judiciales a los Registros citados a través de la sede electrónica de los registradores en www.registradores.org.

Tratándose de documentos administrativos o judiciales resulta imprescindible que dispongan de Código Seguro de Verificación que permita comprobar al Registro destinatario la autenticidad de los mismos o bien que sean «auto verificables» contrastándolos con las listas de confianza (TSL). 

En el caso de los documentos privados los mismos deben firmarse electrónicamente por su autor.

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PÚBLICOS, ADMINISTRATIVOS Y PRIVADOS

Señala el artículo 3 de la Ley 6/2020 que los documentos electrónicos públicos, administrativos y privados, tienen el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulte aplicable.

​En el ámbito mercantil la presentación telemática por los interesados cobra mayor relevancia pues son múltiples los actos y trámites que pueden realizarse directamente ante el Registro Mercantil tanto para la remisión de documentos judiciales, administrativos o privados como para la subsanación de defectos de otros presentados anteriormente.

Centrándonos en la documentación privada pueden presentarse directamente de forma telemática al Registro Mercantil correspondiente al domicilio social los libros de las sociedades para su legalización, las cuentas anuales aprobadas por las sociedades para su depósito (actualmente se presentan telemáticamente para su depósito en torno al 90 por ciento de las cuentas resultando residual la presentación física). 

Además, pueden realizarse telemáticamente de forma directa por los interesados otros muchos trámites como los relativos a la solicitud de convocatoria de junta o de la asamblea de obligacionistas por el registrador mercantil, la solicitud de nombramiento de auditor, la de expertos independientes, la solicitud de inscripción de empresarios individuales, la de inscripción del emprendedor de responsabilidad limitada, el cese, nombramiento y aceptación de administradores en sociedades anónimas y limitadas, las altas de poderes electrónicos, su revocación, la declaración de realización de actividad por persona físicas profesionales, su baja, el alta o baja en el registro mercantil de prestadores de servicios a sociedades y fideicomisos o la certificación de no aprobación de cuentas anuales del 378.5 del RRM.

​Para avanzar en la transformación digital en que nuestro país se encuentra inmerso se antoja relevante la eliminación por completo del fax, habida cuenta del uso residual del mismo, de los problemas de funcionamiento y de seguridad que lleva anejos y de la interconexión telemática existente con la AEAT, con la TGSS y con el Consejo General del Notariado, y que se materialice la conexión telemática con todas las Administraciones Públicas y las Oficinas Judiciales.