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Opinión | Sobre las notificaciones derivadas de los procesos de investigación de denuncias en Compliance
Javier Puyol Montero aborda en esta columna todos los aspectos relativos al proceso de notificación en las investigaciones de denuncias en Compliance en las empresas. Foto. Confilegal.
29/12/2024 00:35
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Actualizado: 30/12/2024 00:38
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El desarrollo de las notificaciones que deben realizarse al denunciante, al denunciado, a terceros y a cualquier otra persona en el marco de una investigación derivada de una denuncia realizada a través del Canal de Denuncias, es un proceso complejo, que requiere el cumplimiento de diversas normativas legales, y, el respeto de principios fundamentales que deben regir la realización de las mismas, como pueden ser: la confidencialidad, la transparencia y la proporcionalidad.
Las notificaciones que se realizan en los procesos vinculados a las investigaciones derivadas del Canal de Denuncias, son esenciales para garantizar los derechos de las partes implicadas, y, para asegurar que la investigación se lleve a cabo de manera diligente, imparcial y conforme a la normativa aplicable, como pueden ser, en este caso, el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), o, las normativas locales sobre Canales de Denuncia y Cumplimiento Normativo o Compliance.
Dentro del proceso al que están sujetas las notificaciones, cabe llevar a cabo un conjunto de consideraciones básicas, sujetas a su desarrollo en etapas específicas, entre las que cabe citar aquellas que se enuncian seguidamente:
a). Las notificaciones que deben efectuar al denunciante
El denunciante es el punto de partida de toda investigación y, como tal, debe recibir notificaciones adecuadas a lo largo de todo el proceso, asegurando la protección de sus derechos y fomentando la confianza en el canal de denuncias.
Por ello, desde el inicio del proceso, es fundamental mantener informado al mismo sobre el estado de la denuncia, y, las actuaciones derivadas de ella.
Esto no solo refuerza la confianza en el sistema de denuncias, sino que también cumple con el principio de transparencia.
Sin embargo, las notificaciones al denunciante deben realizarse con cuidado para evitar comprometer la confidencialidad de la investigación o de las personas implicadas.
De este modo, cabe señalar, que las notificaciones al denunciante incluyen:
a.1). La confirmación de la recepción de la denuncia.
Una vez recibida la denuncia, debe enviarse al denunciante una confirmación de la recepción de la misma dentro del plazo establecido por la normativa aplicable (por ejemplo, 7 días según la Directiva (UE) 2019/1937 sobre protección de denunciantes, y, la Ley 2/2023, de 20 de febrero).
Esta notificación debe incluir un conjunto de informaciones básicas, como poder ser: (i) la confirmación de que la denuncia será analizada; (ii) la información sobre los pasos iniciales del proceso; y, (iii) la referencia a los derechos que tiene el denunciante, como el derecho a la confidencialidad y a la protección contra represalias.
Esta notificación debe, asimismo, incluir:
• La confirmación de que la denuncia ha sido recibida y registrada.
• La descripción breve del procedimiento que seguirá la investigación, indicando los pasos iniciales a seguir, como: la evaluación preliminar, y, la posible apertura de una investigación formal.
• La información sobre la protección del denunciante, entre las que cabe incluir: la confidencialidad de su identidad, y, la prohibición de represalias, de acuerdo con la normativa aplicable en cada caso.
• La referencia al responsable del seguimiento (por ejemplo, un oficial de Compliance o un comité), sin revelar con ello detalles innecesarios.
«Las notificaciones al denunciante, al denunciado, a terceros y a otras partes implicadas son esenciales para garantizar los derechos de todas las personas involucradas, y, para asegurar, que la investigación se lleve a cabo de manera ética, imparcial y conforme a las mejores prácticas».
a.2). Las notificaciones sobre el progreso de la investigación.
Durante el desarrollo de la investigación, el denunciante debe ser informado de manera periódica sobre el estado de su denuncia, asegurando que las comunicaciones sean suficientemente detalladas para proporcionar claridad, pero evitando revelar información sensible, que pueda poner en peligro la confidencialidad de la investigación, o, los derechos del denunciado.
a.3). La notificación del resultado.
Una vez finalizada la investigación, el denunciante debe ser informado de las conclusiones generales.
Es importante mantener un equilibrio entre la transparencia y la confidencialidad, evitando divulgar detalles específicos que puedan afectar a la privacidad de las partes implicadas.
Una vez concluida la investigación, se debe notificar al denunciante sobre las conclusiones generales obtenidas a consecuencia de la misma.
Esta comunicación debe reunir las siguientes características:
• Ser clara y precisa, indicando si la denuncia resultó fundada o infundada.
• Evitar compartir detalles sensibles sobre las acciones tomadas (por ejemplo, sanciones disciplinarias) para proteger los derechos del denunciado.
• Incluir, cuando sea posible, información sobre las medidas correctivas implementadas, especialmente, si estas son de carácter sistémico.
El denunciante tiene derecho a ser informado sobre el progreso de su denuncia en momentos clave del proceso.
Las notificaciones pueden incluir:
• La información sobre la admisión de la denuncia, es decir, si la denuncia se considera suficientemente fundamentada para dar lugar a una investigación formal.
• Las actualizaciones periódicas.
A través de las mismas se debe proporcionar un resumen del estado de la investigación (sin comprometer con ello la confidencialidad de las personas involucradas), y, un cronograma estimado de los próximos pasos.
• Las posibles limitaciones existente.
En este caso, si por cualquier motivo, la denuncia no puede investigarse completamente (por ejemplo, por falta de pruebas), esto debe comunicarse al denunciante de manera motivada, con una explicación razonable.
Este proceso debe realizarse de manera confidencial, y, respetando siempre los derechos del denunciado.
Es fundamental, que la notificación final sea gestionada cuidadosamente para no generar falsas expectativas, ni comprometer con ello la confidencialidad de la investigación.
b). Las notificaciones a efectuar a la persona del denunciado
El denunciado tiene derecho a ser informado de la existencia de una denuncia en su contra, pero este derecho debe equilibrarse con la necesidad de preservar la integridad de la investigación, especialmente, en las fases iniciales.
En este sentido, debe tenerse presente que las notificaciones al denunciado incluyen:
b.1). La notificación inicial.
Una vez que se ha determinado, que la denuncia tiene un contenido suficiente para iniciar una investigación formal, el denunciado debe ser informado de todo ello de manera oportuna.
Al hilo de ello, es importante considerar, que el denunciado debe ser informado tan pronto como se determine que la denuncia es lo suficientemente seria, como para justificar una investigación.
Sin embargo, esta notificación puede retrasarse, si existe un riesgo razonable de que se destruyan pruebas o se obstaculice la investigación.
No obstante ello, debe ponderarse que el riesgo existente a esta destrucción de pruebas sea real y efectivo, y no comprometer con ello el legítimo derecho del denunciado a su defensa.
De este modo, la notificación inicial debe incluir los siguientes aspectos:
• La información sobre la denuncia.
La información que se proporcione debe contener una descripción general de los hechos denunciados, evitando revelar la identidad del denunciante, en aras de proteger de manera adecuada su garantía de confidencialidad.
• La naturaleza de la acusación, aportando una información de manera clara, pero sin proporcionar con ello detalles, que puedan comprometer al denunciante o a la propia investigación.
• Sus derechos durante el proceso, como los derechos a ser escuchado, a aportar pruebas, y, a recibir un trato justo.
• Las garantías de imparcialidad.
En la investigación se debe explicar que el desarrollo de la misma no tiene porqué prejuzgar sus resultados, y, que el proceso será siempre gestionado de manera justa, imparcial y objetiva.
• La garantía de confidencialidad y el compromiso de no prejuzgar, tal como ha quedado indicado, los hechos antes de concluir la investigación.
• Las medidas temporales a adoptar, ya que, si se imponen medidas preventivas (por ejemplo, la suspensión temporal en el empleo de la persona denunciada), estas deben justificarse claramente, siendo completamente proporcional a las circunstancias concurrentes, y, limitándose al mínimo necesario para proteger de manera efectiva la investigación a llevar a cabo
b.2). La notificación relativa a la recopilación de pruebas.
En caso de que se requiera acceder a información o recursos relacionados con el denunciado (v.gr.: correos electrónicos, registros financieros, etc.), el denunciado debe ser informado, salvo que hacerlo pueda comprometer el curso de la investigación.
Este equilibrio es especialmente importante en los casos de fraude, o, de corrupción, donde la notificación previa podría dar lugar a la destrucción de evidencias y de pruebas relativas a los hechos investigados.
b.3). A medida que avanza la investigación, el denunciado debe ser informado sobre:
• Las evidencias recopiladas que le afecten directamente, sin que ello suponga comprometer la confidencialidad de las demás personas implicadas.
En este sentido, el denunciado debe tener la oportunidad de revisar las pruebas relacionadas con los hechos que se le imputan o atribuyen.
• La oportunidad que debe tener el denunciado de defenderse antes de que se tomen decisiones definitivas
Para ello, el denunciado debe ser informado de los hallazgos preliminares, y, tener la posibilidad de presentar alegaciones, o, pruebas adicionales.
«Son esenciales para cumplir con las normativas aplicables, sino también para garantizar un proceso de investigación derivado del Canal de Denuncias, que sea justo, y que sea equilibrado, y al mismo tiempo, transparente y respetuoso con los derechos de todas las partes implicadas».
b.4). La notificación del resultado de la investigación:
Al finalizar la investigación, el denunciado debe ser informado de las conclusiones, y, de cualquier medida que se derive de ellas (como las acciones disciplinarias o medidas correctivas que se hayan propuesto, en su caso, a tal efecto).
Una vez concluida la investigación, el denunciado debe recibir una notificación sobre las conclusiones que se hayan alcanzado, que incluya la siguiente información:
• Los hallazgos relevantes relacionados con la denuncia.
• Las medidas que se propone, en el caso de que la denuncia sea fundada (por ejemplo, la imposición de sanciones de carácter disciplinario).
• Un recordatorio de sus derechos, como la posibilidad de recurrir las decisiones internas, si considera que las mismas injustas o presentan rasgos de ser contrarias a derecho.
c). Las notificaciones a terceros implicados
En algunos casos, la investigación puede requerir la participación o notificación de terceros, como testigos, proveedores o asesores legales, y por ello también deben ser notificados en determinadas circunstancias.
Estas notificaciones deben manejarse con especial cuidado para proteger la confidencialidad, la integridad de la investigación, y, la protección de datos personales.
En lo que se refiere a la notificación a los testigos, se les debe notificar:
• El propósito de su participación, explicando de manera general el contexto de la investigación, pero sin revelar detalles innecesarios.
• Las garantías de confidencialidad, confirmando que su identidad y su participación serán protegidas en la medida de lo posible.
• Los derechos y obligaciones, como pueden ser el derecho a negarse a responder preguntas, que puedan incriminarlos, o, el deber de proporcionar información veraz.
En lo atinente a las notificaciones a los proveedores u otras partes externas, debe tenerse presente, que si la investigación afecta a terceros externos (como por ejemplo el caso de los proveedores implicados en una denuncia por corrupción), se les debe notificar:
• La naturaleza de los hechos que les afectan.
• Las acciones que se esperan de ellos (por ejemplo, proporcionar documentación o suspender temporalmente un contrato).
• Sus derechos durante el proceso, y, las posibles consecuencias de no cooperar.
Desde un punto de vista cualitativo, las notificaciones más comunes a terceros son las siguientes:
c.1.). La solicitud de colaboración.
Si es necesario obtener información o testimonio de terceros para avanzar en la investigación, estos deben ser notificados con una descripción clara del propósito de la solicitud, y, de cómo se utilizará la información proporcionada.
También se les debe garantizar su propia confidencialidad, y, en su caso, la protección contra represalias.
c.2). La notificación sobre hallazgos relevantes:
Si los hallazgos de la investigación afectan directamente a terceros (por ejemplo, si se descubre que un proveedor participó en prácticas ilícitas), estos deben ser informados de manera oportuna, respetando las limitaciones legales sobre la divulgación de información.
d). Las notificaciones internas dentro de la organización o la persona jurídica
Dentro de la organización, es crucial mantener informadas a ciertas personas o departamentos clave, con la finalidad de poder garantizar de manera adecuada, que la investigación sea eficaz, y, que cumpla con los protocolos internos.
Ello depende de la estructura de la organización y del alcance de la investigación, y condicionado en alguna manera por ello, puede ser necesario notificar a otras personas, o, a departamentos internos, como puede ser el Comité de Compliance, el Departamento Legal, el Departamento de Recursos Humanos, o. la alta dirección de la organización de que se trate.
Estas notificaciones deben realizarse siguiendo estrictos protocolos de confidencialidad, asegurando, que solo las personas estrictamente necesarias tengan acceso a la información.
Las notificaciones internas más comunes incluyen con carácter general la siguiente información:
d.1). La notificación al Comité de Compliance.
En las organizaciones con estructuras de Compliance formalizadas, el Comité de Compliance debe ser informado sobre la denuncia, y, el progreso de la investigación, a los efectos de garantizar la supervisión de manera adecuada, y, la coherencia con el marco normativo, y ello, sin perjuicio, de que dicho Comité sea informado de todas las denuncias relevantes, especialmente, aquellas que tengan un alto riesgo para la propia persona jurídica o entidad
En todo caso, la notificación debe incluir:
• Un resumen de los hechos denunciados.
• Las acciones que se están tomando.
• Cualquier implicación regulatoria o legal.
d.2). La notificación al Departamento Legal.
En casos donde la investigación pueda dar lugar a implicaciones legales, o de tipo regulatorio, el Departamento Legal debe ser notificado para evaluar riesgos legales, y, al mismo tiempo, preparar la defensa de la organización si ello fuera necesario.
Consiguientemente con ello, el Departamento Legal debe ser notificado en los siguientes casos:
• Si la denuncia puede dar lugar a responsabilidades legales o regulatorias.
• Si se requiere asesoramiento sobre la admisibilidad de pruebas, la gestión de la confidencialidad, o, la evaluación acerca de la existencia de posibles represalias.
d.3). La notificación a la alta dirección o al Consejo de Administración de la organización.
En casos graves, o, que conlleven un impacto que pueda ser considerado como grave, la alta dirección o el Consejo de Administración deben ser informados, especialmente, si los hallazgos pueden afectar la estrategia o la reputación de la entidad.
En casos críticos, o, con implicaciones de naturaleza estratégica (como pueden ser las denuncias contra altos ejecutivos, o, en los casos con impacto reputacional) la alta dirección o el Consejo de Administración, también deben ser informados.
Esta notificación debe ser estrictamente confidencial, y, proporcionar solo la información necesaria para la toma de decisiones estratégicas.
Cuestiones críticas a considerar cuando se notifica
En cuanto a las cuestiones críticas a considerar en la realización de las notificaciones, deben tenerse presente una serie de características que deben presidir la realización de las mismas, que son, entre otras, las que se citan seguidamente:
a). La protección de datos personales.
Todas las notificaciones deben cumplir con la normativa de protección de datos, como el RGPD o la LOPDGDD, limitándose a compartir la información estrictamente necesaria para los fines de la investigación.
b). La confidencialidad.
Todas las notificaciones deben realizarse con estricta confidencialidad, asegurando, que la información solo se comparta con las personas autorizadas, y, que no se ponga en peligro la privacidad de las partes implicadas.
Consecuentemente con ello, se debe garantizar que la información sobre la denuncia y la investigación se maneje de manera confidencial, limitando el acceso a las personas estrictamente necesarias para garantizar el adecuado desarrollo de la misma.
c). La proporcionalidad.
La información compartida en las notificaciones debe ser proporcional a las necesidades del proceso, y, respetar los derechos de todas las partes involucradas.
En este sentido, y tal como se viene indicando, la misma debe ser suficiente para cumplir con los objetivos de la comunicación, pero evitando la divulgación innecesaria de detalles que puedan comprometer la investigación, o, los derechos de las personas involucradas.
d). La exigencia de adecuarse al cumplimiento normativo.
Las notificaciones deben cumplir con las normativas aplicables tanto externas como internas a la propia organización, como las disposiciones del RGPD sobre protección de datos personales, y, respetar las leyes laborales, y, otras regulaciones relevantes existente al efecto
e). La documentación del proceso.
Es fundamental registrar todas las notificaciones realizadas, incluyendo el contenido de las comunicaciones, las personas notificadas, y, las fechas en las que las mismas se han realizado, para garantizar en todo momento, la trazabilidad del proceso.
f). El equilibrio entre la transparencia y la necesaria protección de las personas que intervengan en la investigación.
Las notificaciones deben ser transparentes, pero siempre respetando los derechos de todas las partes implicadas, y, evitando cualquier filtración que pueda comprometer la investigación.
g). El tono y enfoque de las notificaciones.
Las notificaciones deben redactarse de manera profesional, y, en un lenguaje que sea neutral, evitando cualquier mención, que pueda interpretarse como un prejuicio o acusación.
El desarrollo de las notificaciones en el contexto de una investigación basada en una denuncia requiere un enfoque estructurado, meticuloso, y, adaptado a las circunstancias de cada caso.
Debe insistirse en el hecho de que las notificaciones al denunciante, al denunciado, a terceros y a otras partes implicadas son esenciales para garantizar los derechos de todas las personas involucradas, y, para asegurar, que la investigación se lleve a cabo de manera ética, imparcial y conforme a las mejores prácticas.
Estas notificaciones, no solo son esenciales para cumplir con las normativas aplicables, sino también para garantizar un proceso de investigación derivado del Canal de Denuncias, que sea justo, y que sea equilibrado, y al mismo tiempo, transparente y respetuoso con los derechos de todas las partes implicadas, partiendo siempre, tal como ha quedado indicado, de que el mismo se adecúe plenamente al cumplimiento normativo.
Una gestión adecuada de estas notificaciones refuerza la confianza en el sistema de denuncias, y, protege a la organización frente a riesgos legales, y, aquellos de índole reputacional.
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