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¿Cómo podemos los abogados facturar más y mejor nuestros honorarios?

Oscar Fernández León es abogado experto en gestión de despachos.
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Ha comenzado el curso profesional y los abogados nos enfrentamos estos días a un tema clave: los honorarios. Precedidos de un mes muy perjudicial para el devengo y cobro de nuestras minutas, los abogados tenemos una buena oportunidad en estos días para reflexionar sobre cómo gestionamos esta materia tan controvertida, y que vías de mejora podemos implementar para gestionarla con la máxima eficacia.

En la presente colaboración, vamos a exponer algunas de las deficiencias que con el tiempo hemos venido observando en la gestión de esta materia en nuestro propio despacho y que, poco a poco, hemos ido superando con la implementación de diversas medidas que igualmente pasamos a examinar.

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El temor a solicitar los honorarios al cliente

Aunque parezca increíble, todavía existen muchos compañeros que conservan cierto temor a informar al cliente sobre los honorarios correspondientes al trabajo encomendado.

Las razones, siendo diversas, pueden concentrarse en una especie de falta de autoestima profesional, unida a la consabida reticencia del cliente respecto a todo lo relativo al coste del servicio, lo que motiva que se aplace cualquier decisión al respecto.

En este punto hay que ser asertivo, valorar nuestro trabajo, y afrontar desde el principio de la relación la tarea de informar al cliente de la obligación de pago y del importe de los mismos.

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No elaborar el presupuesto o estimación de nuestros honorarios

En ocasiones, por temor a que el cliente discrepe de la cuantía solicitada, el abogado no entrega  inicialmente una estimación de sus honorarios a través del correspondiente presupuesto, dejando la liquidación para un futuro (una vez comenzado el asunto).

Esta actitud, iría en contra de los principios de transparencia y previsibilidad que inspiran toda la materia de los honorarios profesionales, y constituye un verdadero semillero de problemas futuros.

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Por ello, lo más recomendable es que tras la primera reunión y una vez planteado el encargo, se remita al cliente el correspondiente presupuesto para su aprobación.

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No emplear la hoja de encargo

Incluso en el supuesto de que se haya remitido al cliente el presupuesto y este se haya documentado y aprobado, es fundamental que este se incluya y recoja en una hoja de encargo suscrita por ambas partes.

La razón de dicho proceder reside en que a través del clausulado de la hoja de encargo podemos establecer las estipulaciones esenciales para regular cualquier incidencia que se produzca en materia de honorarios profesionales (alcance de los trabajos, otros profesionales que intervienen, dietas, gastos y suplidos, costas, pagos por cuenta de terceros, transacciones, desistimientos, etc.)

Carecer de una política de precios del despacho

Si bien la determinación de los honorarios del abogado es libre y no está sometida a baremo alguno, la experiencia que se adquiere en los despachos a lo largo de los años, nos permite disponer de unas ideas esenciales para saber cómo hemos de facturar según los casos.

Por ello, es muy recomendable que el despacho disponga de su propio baremo en el que se establezca la política del despacho en materia de honorarios y, con ello, los precios aproximados de determinadas actividades más habituales (que posteriormente se consensuarán con el cliente), como la política de los diversos sistemas de minutación, formas de pago, bonificaciones a familiares, etc.

Negociar erróneamente los honorarios

Especialmente, en asuntos que se presupuestan a precio fijo o tanto alzado, se observa que con demasiada frecuencia los abogados “se pillan los dedos” al minutar: la razón de esta situación reside en que a la hora de elaborar el presupuesto no se dispone de la suficiente información para calibrar la carga de trabajo del asunto, las horas estimadas de trabajo y el precio estimado del costo de dichas horas.

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De disponer de esta información, sería muy fácil determinar con mucha aproximación a partir de qué punto comienza la rentabilidad.

Por otro lado, la falta de hoja de encargo potencia esta deficiencia, pues al no disponer de estipulaciones que regulen trabajos accesorios y secundarios que podrían minutarse (incidentes, ejecuciones, recursos, etc.), al final lo presupuestado inicialmente se convierte en un cajón de sastre de servicios incluidos.

No solicitar provisión de fondos al comienzo de la relación

La provisión de fondos es la suma que solicita el abogado al cliente a cuenta de sus honorarios o de los gastos que vaya a realizar con carácter previo al inicio del trabajo o durante la tramitación del mismo.

Conforme a lo expuesto, la provisión de fondos puede tener un doble objetivo: servir para el pago de los gastos y suplidos del asunto o retribuir, con carácter de pago a cuenta o de anticipo, la prestación de servicios profesionales.

Por ello, la provisión de fondos es un medio al alcance del abogado para obtener y disponer de los medios económicos que le permitan ser parcialmente retribuido o proveído de los importes necesarios para poder acometer los gastos y suplidos del caso encomendado.

De no solicitarse provisión al principio del asunto, no sólo estaremos trabajando sin remuneración efectiva, sino que el riesgo de que se produzcan incidencias en el futuro se incrementa notablemente.

Carecer de un sistema de gestión interna de los honorarios (presupuestación, facturación y cobro)

Si bien todo proceso de minutación es aparentemente fácil, hemos de tener en cuenta que los despachos, a medida que evolucionan, requieren una mayor atención en esta materia.

Por ello, es fundamental que exista un proceso, por muy sencillo que sea, que encadene los subprocesos de presupuestación, facturación y cobro, máxime si tenemos en cuenta que el pago de honorarios suele fijarse en diversas fases temporales.

De esta forma, el despacho controlará a los honorarios y no los honorarios al despacho.

Anticipar al cliente una estimación de los honorarios antes del presupuesto

Una vez que el cliente nos realiza el encargo, hemos de indicarle que se le enviará a la mayor brevedad presupuesto para su aceptación.

Pues bien, es habitual que en tales casos el cliente pretenda que se le anticipe información sobre  la suma aproximada que vamos a cobrarle. En estos casos no hemos de anticiparnos y darles la cifra, pues esto va a limitar al alza o a la baja un presupuesto que tendremos que elaborar de forma sosegada una vez analicemos, en soledad, los pormenores del caso.

No saber cómo afrontar una reducción de los honorarios

En ocasiones el cliente nos solicita una rebaja de los honorarios, ¿qué debemos hacer?

Esta es una cuestión que queda a libertad de cada despacho, si bien hemos de considerar que la reducción de los honorarios profesionales debe ser, en todo caso, un intercambio justo, nunca un desequilibrio para el abogado; igualmente, la reducción debe hacerse siempre sobre la cuantía equivalente al beneficio de nuestros honorarios, o lo que es lo mismo, un descuento nunca debe alcanzar el coste de producción que lleva aparejado dicho encargo; igualmente, hemos de ser conscientes que una vez concedido un descuento, es probable que el cliente vuelva a solicitar descuentos cada vez que realice un nuevo encargo y, además, un cliente captado exclusivamente por un descuento realizado sobre los honorarios puede llegar a ser un cliente desleal, que posiblemente cambiará de abogado cuando otro compañero le ofrezca un descuento superior.

En todo caso, realizar descuentos y bonificaciones, incluso por encima del coste de producción, puede ser una decisión estratégica acertada cuando el despacho en busca con el mismo futuros beneficios.

No disponer de un equipo motivado en materia de honorarios

Es fundamental que los abogados del despacho comprendan la importancia de los honorarios y estén suficientemente motivamos para realizar las tareas de minutación que les correspondan (presupuestar, facturar, recordar al cliente el pago pendiente, etc.).

Sólo de esta forma, el despacho podrá afrontar con garantías las incidencias que puedan producirse en el futuro respecto a esta controvertida materia.

¡Mucha suerte, buen trabajo y mejor contraprestación!