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Transformación digital en tiempos de pandemia: Ejemplos prácticos

El abogado especializado en nuevas tecnologías, Felipe Herrera, explica cómo hacer la transición hacia el mundo digital desde el despacho tradicional.
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El sector legal se utiliza a menudo como ejemplo de una industria del conocimiento en la que el valor se produce principalmente por la aportación de conocimientos intensivos que proporcionan los profesionales del Derecho.

En ese contexto vinculado fuertemente a una configuración tradicionalista es donde el sector legal se opone en general a cambios drásticos, mostrando gran resistencia a implementar tecnología.

A pesar de lo anterior, el COVID-19 ha supuesto una gran aceleración en todo lo relacionado con la transformación digital y la “Legaltech”. Ahora bien, ¿cómo debemos definir estos dos conceptos?

La transformación digital es el proceso a través del cual el despacho identifica las herramientas tecnológicas adecuadas y las utiliza para mejorar la gestión interna, la experiencia del cliente y el conocimiento de su mercado.

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De esta forma, observamos que el proceso de transformación se compone de tres fases:

1) análisis, 2) implementación y 3) uso de la tecnología, al tiempo que incide en la eficiencia, la rentabilidad y la facturación (por ejemplo las ventas). Todos ellos son objetivos esenciales de la transformación digital.

DÓNDE OPERA EL “LEGALTECH”

Por otro lado, definimos “Legaltech” como el uso de tecnología y software en el entorno jurídico, ya sea a nivel de soporte, en el procedimiento o en la fase de comercialización.

O lo que es lo mismo, la aplicación de tecnología a la comercialización y prestación de servicios legales, de forma que se desarrollan proyectos en ámbitos como:

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Software o servicios “online” que simplifican y modifican la forma de contactar entre abogado y cliente, como por ejemplo los marketplaces jurídicos.

Software o servicios “online” que aceleran las tareas de un abogado/despacho, reduciendo la mano de obra y/o número de horas necesarias, como por ejemplo las herramientas de gestión para firmas legales.

Software o servicios “online” que reducen o eliminan la necesidad de consultar con un abogado, como por ejemplo los servicios de autogeneración de contratos legales.

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En resumen, la tecnología aplicada al Derecho conlleva una transformación de los procesos de trabajo y la prestación de servicios, pero también desafía los modelos de negocio y las formas de organización tradicionales de las profesiones jurídicas.

Desde Legaltechies ayudamos a las firmas legales y departamentos jurídicos en el desarrollo de su propio plan de transformación digital y en la exploración del mercado Legaltech, su formación y la elección de la mejor solución según sus necesidades.

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Asimismo, asesoramos a los colegios de abogados y las facultades de Derecho en el estudio e implementación de estrategias e iniciativas que busquen acercar la innovación y tecnología a colegiados y estudiantes. En consonancia con lo anterior, ayudamos a:

Desarrollar la estrategia tecnológica de la firma o del departamento y elaboración de un Plan de Transformación Digital.

Detectar y analizar nuevas herramientas Legaltech para valorar su adquisición por parte del operador jurídico.

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Analizar el mercado y la competencia respecto a un nuevo desarrollo.Implementar y dar formación en nuevos usos tecnológicos y competencias digitales.Automatizar procesos, tareas y documentos.Planificar nuevas iniciativas tecnológicas.

Asesor sobre tendencias y el estado de la tecnología legal.

Estudiar las herramientas tecnológicas que pueden hacer más fácil el trabajo del despacho, integrando la tecnología, las personas y los procesos en cada una de las áreas críticas de la organización.

Mejorar la eficiencia y rentabilidad a través del rediseño digital de procesos.

Analizar toda la cadena de valor desde la perspectiva digital, revisando aspectos como el diseño del servicio, la producción, la comercialización y la prestación, con el objetivo de incrementar la satisfacción de los clientes del despacho o asesoría.

Sin duda, la transformación digital es un carro al que todos los operadores del sector legal tendrán que subirse tarde o temprano. Ahora mismo el mercado ofrece muchísimo software Legaltech de calidad, por ejemplo para realizar tareas, procesos y flujos concretos y especiales.

En esa línea, algunos buscarán software de gestión de expedientes, otros un sistema de gestión documental más avanzado, quizá mejorar sus procesos en la gestión del conocimiento, una organización de clientes más eficiente, un control de los contratos más riguroso o pensarán en implementar otras muchas herramientas Legaltech, mejorando los procesos internos e incrementando la eficiencia y la rentabilidad.

En esa aventura resulta imprescindible no solo tener un asesoramiento integral que te ayude a tomar las decisiones correctas, si no también tener claro que para comenzar una transformación digital, y más en un contexto cambiante y complejo como el actual, no hace falta volverse loco con grandes desembolsos económicos.

Basta observar lo que uno ya tiene a mano y comenzar a usarlo más y mejor. Una vez que eso se ha conseguido, entonces tendrá más sentido comenzar a implementar formas, metodologías y herramientas más complejas y específicas.

En ese sentido, nos referimos a las herramientas de ofimática como Office 365 y Google Suite (la tecnología más usada por los abogados) que suponen el punto de partida de muchos procesos de transformación digital más complejos. En ellas se encuentra el kit básico tecnológico de todo abogado, es decir, una herramienta para escribir (Word), otra para hacer hojas de cálculo (Excel), un calendario (Google Calendar), un correo electrónico (Gmail o Outlook) o un servicio de almacenamiento en la nube (OneDrive o Google Drive).

Por tanto, usando la tecnología más básica y común entre la abogacía, podemos comenzar esa transformación, veamos algunos ejemplos. A través Office 365 y la función de Microsoft Bookings, podemos automatizar nuestra agenda y olvidarnos de intercambiar decenas de correos electrónicos para cerrar una cita (tanto para reuniones presenciales como en remoto, mediante Microsoft Teams).

Asimismo, con Office 365 y algunas de sus aplicaciones, entre otras muchas cosas, podemos:

Mover de forma automatizada los archivos adjuntos de un correo electrónico a la carpeta del cliente que desees usando en Outlook las opciones de OneDrive y PowerAutomate.

Hacer visibles las tareas al cliente, desde su inicio hasta su finalización, compartir carpetas con documentos y adjuntar estos últimos a cualquiera de las tareas concretas usando Office 365 y la función de Microsoft Planner.

Crear plantillas de tus documentos más habituales, habilitando ciertos campos para que el cliente pueda autorrellenar sus datos y firmar el escrito. Usando Office 365 y la función de Microsoft Word.

En el mismo sentido, usando GSuite y la herramienta Trello puedes hacer visibles las tareas al cliente, desde su inicio hasta su finalización. También puedes compartir carpetas con documentos y adjuntar estos últimos a cualquiera de las tareas concretas.

En conclusión, en tiempos extraños como los que vivimos puede ser el mejor momento para acercarse a la tecnología. Desde Legaltechies podemos ayudarte, entre otras muchas cosas, a identificar tu propuesta de valor para competir en el mercado, conocer las herramientas que te harán mejorar tus procesos internos e incrementar la eficiencia y la rentabilidad, planificar las mejores estrategias y acciones digitales para captar clientes y, en definitiva, planificar tu plan de transformación digital.

por Felipe Herrera Herrera.

Es socio en el despacho de abogados Términos y Condiciones y en la consultora "legaltech", "Legaltechies". También es CEO y miembro del equipo fundador del Portal Jurídico "A definitivas".
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