Opinión | El papel del instructor en las investigaciones internas: Claves para el éxito en el uso del canal de denuncias

La figura del instructor en las investigaciones internas derivadas de comunicaciones en el canal de denuncias es fundamental en el Modelo de Cumplimiento Normativo o Compliance, ya que actúa como el eje central, que garantiza una investigación justa, rigurosa y conforme a la legalidad.

Esta figura no solo cumple con un rol técnico de investigación sino que también es responsable de asegurar la transparencia, la confidencialidad y la objetividad en el proceso.

La importancia y trascendencia del instructor radica en el hecho de que es el garante de la integridad del proceso de investigación, lo cual impacta en la credibilidad del canal de denuncias, en la cultura ética de la organización, y, en su compromiso con el cumplimiento normativo.

Cabe afirmar que la figura del instructor tiene una gran importancia y trascendencia dentro de las investigaciones derivadas del canal de denuncias

Por el mismo desarrolla un papel determinante en el Modelo de Cumplimiento Normativo, porque garantiza que las investigaciones se lleven a cabo de forma imparcial, objetiva y siempre de manera conforme a los estándares éticos y normativos.

Su función permite que la organización detecte, investigue y corrija las irregularidades detectadas de forma efectiva, contribuyendo a la prevención de futuras conductas indebidas, y, al fortalecimiento efectivo de una cultura de cumplimiento.

La capacidad del instructor para manejar con profesionalismo y rigor cada fase de la investigación, impacta directamente en la credibilidad del canal de denuncias, y, en la percepción que los empleados y otros denunciantes tengan sobre la integridad del Sistema de Cumplimiento Normativo.

Además, la figura del instructor es muy importante para que la organización pueda demostrar que ha actuado con diligencia en la detección y la gestión de los riesgos internos, lo que puede ser decisivo en situaciones de auditorías externas, procesos judiciales y/o administrativos, o, frente a la exigencia de cualquier responsabilidad por parte de los reguladores.

Consecuentemente con ello, cabe afirmar, que la actuación ética, imparcial y fundamentada del instructor contribuye no solo a resolver los conflictos internos que pudieran suscitarse, sino también a la finalidad de a proteger la reputación de la empresa, fortalecer su estructura de control, y asegurar un nivel de cumplimiento acorde con las normativas legales y éticas aplicables.

FUNCIONES DEL INSTRUCTOR

Consecuentemente con ello, es necesario profundizar en las funciones que desarrolla dicha figura, y, en este sentido, detallar las que son más relevantes, y que caracterizan, precisamente, la actuación profesional de este operador jurídico vinculado al canal de denuncias.

Entre ellas, cabe destacar aquellas a las que se hacen referencia seguidamente:

a). La evaluación inicial y decisión sobre la apertura de la investigación

El instructor es responsable de recibir la denuncia, y, realizar una evaluación inicial para determinar, si la denuncia es procedente, y,  si la misma  justifica suficientemente una investigación formal, que se produzca a partir de su recepción.

Esta función es crítica, ya que una decisión incorrecta en esta etapa podría llevar a una falta de acción o de reacción por parte de los responsables del Modelo de Cumplimiento Normativo, ante la producción de una situación grave, o, ante la constatación de un mal uso de los recursos invertidos en investigaciones, que puedan ser consideradas como innecesarias.

Al hilo de ello, el instructor debe evaluar con criterios claros y objetivos, la validez de la denuncia recibida, considerando para ello factores, entre otros como: la seriedad de los hechos denunciados, los antecedentes o evidencias de naturaleza preliminar, y, el impacto potencial que la misma pueda tener en la organización.

Esta etapa requiere de un equilibrio entre el hecho de ser receptivo a las preocupaciones de los denunciantes, y, al mismo tiempo, evitar la apertura de investigaciones innecesarias, que podrían sobrecargar el Sistema de Compliance.

La correcta actuación del instructor en esta fase garantiza, que solo las denuncias fundamentadas pasen a la siguiente etapa, optimizando así los recursos de la organización, y, reforzando con ello la confianza de todos en el canal de denuncias.

b). El diseño y planificación de la investigación

Una vez que se decide llevar a cabo la investigación, el instructor debe desarrollar un plan de investigación, que sea claro, y, se encuentre debidamente estructurado.

Esto implica definir los objetivos de la investigación, los pasos a seguir, las pruebas que se deben recopilar, y, también, los recursos que se necesitarán, como pueden ser: el apoyo legal o de carácter tecnológico en cada caso necesario.

La planificación debe ser precisa y detallada, para evitar que el proceso se desvíe, asegurando que la investigación se mantenga enfocada en los hechos denunciados, y, no se extienda innecesariamente a otros ámbitos.

El instructor debe también establecer cronogramas, y, asignar responsabilidades, sobre todo si participan en la investigación otros colaboradores.

Esta fase de planificación es fundamental para mantener la eficiencia y la coherencia del proceso, y asegura que la investigación sea completa, y, se realice en un tiempo razonable.

Una investigación bien planificada, permite a la organización responder de manera adecuada y rápida a las irregularidades detectadas.

c). La obtención de manera exhaustiva de todo tipo de pruebas y evidencias

La obtención de pruebas y/o evidencias constituye una de las fases más delicadas y decisivas de la investigación.

El instructor debe recopilar toda la documentación, los testimonios y los registros que puedan confirmar o refutar los hechos denunciados o puestos en su conocimiento a través de la denuncia recibida.

Este proceso puede incluir las entrevistas con personas implicadas, la revisión de correos electrónicos, el análisis de documentos financieros, o, incluso, los registros de sistemas de seguridad, entre un amplio abanico de posibilidades, en función de la naturaleza, el alcance, y, las circunstancias concretas en las que se desenvuelva dicha investigación.

En todo caso, al instructor le es exigible, que actúe con un extremo rigor en esta fase, siguiendo protocolos específicos sobre el manejo de pruebas, con la finalidad de garantizar que la información sea siempre válida y admisible en el caso de que la investigación derive posteriormente, en un proceso disciplinario o de tipo judicial.

La capacidad del instructor para reunir pruebas sólidas es esencial, ya que la calidad y fiabilidad de las evidencias determinarán la credibilidad de la investigación, y, la capacidad de la organización para tomar decisiones informadas, pero que sean justas, proporcionadas y equitativas.

Este rigor, también es una muestra del compromiso de la empresa u organización con determinados valores como puede ser: la justicia, y la transparencia.

d). El mantenimiento de la confidencialidad y la protección de los derechos de las personas implicadas también constituye uno de sus cometidos básicos del instructor

Esta función posee por sí misma una gran relevancia, ya que el instructor debe y tiene que asegurar, que la confidencialidad de la investigación, y, los derechos de todas las partes involucradas sean respetados con todo rigor.

Esto incluye proteger la identidad del denunciante, de quienes podrían ser víctimas de represalias, así como de los investigados, los cuales tienen derecho a que se respete su derecho a la presunción de inocencia hasta que se pruebe jurídicamente lo contrario.

Asimismo, es competencia del instructor implementar medidas de seguridad para el manejo de la información sensible, y, garantizar con ello, que solo las personas autorizadas tengan acceso a los detalles de la investigación, y a cualquier información dimanante de la misma.

De este modo, la confidencialidad, no solo protege a las personas involucradas, sino que también preserva la integridad del proceso, y, evita la producción de interferencias externas.

El cumplimiento de esta función fortalece la confianza en el canal de denuncias, asegurando a los empleados y a otros denunciantes potenciales, que sus denuncias serán siempre manejadas con seriedad y discreción.

e). La conducción de entrevistas y recopilación de testimonios

El instructor debe llevar a cabo entrevistas con las partes involucradas, incluyendo al denunciante, a los posibles testigos y al presunto infractor, y a cualesquiera otros terceros, que puedan aportar información al desarrollo del proceso de investigación.

La habilidad para conducir estas entrevistas de manera profesional y objetiva es fundamental, ya que un mal manejo de las preguntas, o, un enfoque tendencioso puede distorsionar los resultados de la investigación.

En este punto, debe hacerse una llamada a la importancia que tiene en esta fase, la inteligencia emocional con el que el instructor se maneje en estas actuaciones.

Así, las entrevistas deben ser conducidas con respeto, sin presiones ni sesgos, y, deben documentarse adecuadamente para asegurar la trazabilidad de la información recopilada, y su plena justificación.

La recopilación de testimonios permite obtener información directa, y, puede aportar detalles importantes, que complementen otras pruebas.

Esta función es sumamente importante para el desarrollo de la investigación, ya que garantiza, que todas las versiones de los hechos sean escuchadas y registradas, lo cual contribuye a que una investigación lo sea de manera efectiva justa e imparcial.

f). El análisis y valoración de la evidencia

Una vez recopiladas las pruebas, el instructor debe analizarlas de manera objetiva, sin dejarse influir por juicios previos, o, interpretaciones personales, que distorsionen la realidad de los hechos acaecidos y su valoración.

La función del instructor es interpretar los datos y las informaciones obtenidas, de acuerdo con los hechos y establecer si las pruebas corroboran o refutan las alegaciones.

Este análisis implica examinar cada evidencia en su contexto, y, de este modo, poder sopesarla en su conjunto, evaluando su coherencia, y, su relevancia en relación con los hechos investigados.

La imparcialidad del instructor en esta fase es determinante para que el informe final refleje los hechos tal como son, y, no como podrían parecer a primera vista.

La habilidad analítica del instructor es, por lo tanto, un elemento esencial para que las conclusiones de la investigación sean precisas, y, se encuentren suficientemente fundamentadas en pruebas sólidas y verificables.

g). La redacción del informe final de investigación

El instructor tiene la responsabilidad de redactar un informe final, que tiene que ser necesariamente claro, detallado y objetivo, en el que se presenten los hallazgos de la investigación, las conclusiones basadas en las pruebas, y, en su caso, las recomendaciones sobre posibles medidas correctivas a adoptar.

Este informe debe incluir de manera suficientemente motivada: un resumen de los hechos, el análisis de las pruebas y evidencias practicadas y obtenidas, y la fundamentación de las conclusiones.

La calidad del informe constituye una exigencia ineludible, ya que es el documento sobre el cual la dirección, o, el Comité de Ética, o, de Compliance tomará finalmente sus decisiones con relación al alcance final de las investigaciones llevadas a cabo.

En su consecuencia, el informe elaborado por el instructor tiene que ser necesariamente preciso, y, al mismo tiempo, tiene que evitar caer en ambigüedades, para que no dé lugar a interpretaciones confusas o de carácter erróneo.

En este orden de cosas, cabe afirmar que un informe mal redactado puede afectar la efectividad de las acciones correctivas o disciplinarias a implementar, y, en última instancia, puede perjudicar gravemente a la credibilidad del Sistema de Cumplimiento Normativo, que una determinada organización haya adoptado como tal.

h). La recomendación de la adopción de acciones y medidas de tipo correctivo y preventivo.

En caso de que la investigación concluya en el sentido de que ha habido un incumplimiento normativo, tanto con relación a normas externas, o de carácter interno de la propia organización; o, una quiebra a los valores éticos de la persona jurídica, el instructor puede recomendar la adopción de medidas disciplinarias, correctivas, o, incluso aquellas de carácter puramente preventivo.

Estas recomendaciones deben ser proporcionales a la gravedad de los hechos producidos, y en todo caso, deben encontrarse alineadas con las políticas de Compliance y de Recursos Humanos existentes en la organización.

Las recomendaciones pueden incluir desde medidas disciplinarias, como amonestaciones o despidos, hasta acciones correctivas, como revisiones de procedimientos internos, o, incluso la implementación de capacitaciones específicas, ante cualquier déficit de formación constatado en las personas vinculadas a un determinado Modelo de Cumplimiento Normativo.

Esta función es importante, porque permite a la organización, no solo abordar el incidente o el hecho producido en cuestión, sino que también permite introducir o implementar cambios, que tengan como finalidad reducir el riesgo de que vuelvan a ocurrir situaciones similares a las producidas en el futuro, sobre la base de la experiencia evidenciada como objeto de la investigación.

i). El seguimiento y comunicación de los resultados.

Una vez concluida la investigación, y, que se hayan adoptado las medidas necesarias, al instructor puede atribuírsele la función de hacer un seguimiento de las mismas para verificar, que, de manera efectiva, las recomendaciones se implementen de una manera real.

Esto puede incluir la supervisión de cambios en procedimientos, o, en las capacitaciones, o, en los ajustes derivados de los controles internos.

Asimismo, es fundamental, que el instructor informe al denunciante sobre el cierre de la investigación, manteniendo la confidencialidad de los detalles, pero proporcionando suficiente información para que el denunciante sepa que su denuncia fue suficientemente atendida e investigada, y, que, además, se tomaron las medidas adecuadas en función de las circunstancias concurrentes en dicho caso.

Esta comunicación final refuerza la transparencia, y, de manera simultánea, contribuye a la confianza de las personas vinculadas con el Modelo de Cumplimiento Normativo en el canal de denuncias.

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