Firmas
Opinión | El derecho de defensa en las investigaciones internas
Javier Puyol, socio director de Puyol Abogados, explica cómo son las garantías que deben operar en el canal de denuncias de las empresas. Foto: Confilegal.
01/12/2024 05:35
|
Actualizado: 30/11/2024 23:02
|
La relevancia de este marco normativo en el contexto del Compliance se refleja en la obligación de las empresas de estructurar canales de denuncias que no solo cumplan con la normativa vigente, como pueden ser la Directiva (UE) 2019/1937 sobre protección de denunciantes, a Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, sino que también integren salvaguardas efectivas para el respeto del derecho de defensa en todos sus ámbitos y manifestaciones.
Esto incluye garantizar que las investigaciones se lleven a cabo de manera imparcial, que las decisiones se fundamenten en pruebas sólidas, y, que se respete el principio de igualdad de armas entre las partes.
El derecho de defensa, consagrado en el artículo 24 de la Constitución Española, se encuentra desarrollado por la Ley Orgánica 5/2024, la cual establece que cualquier persona tiene derecho a:
a). Ser informada de las acusaciones en su contra, en términos comprensibles y completos.
b). Acceder a las pruebas, y a los medios en que se fundamenten dichas acusaciones.
c). Tener oportunidad de contradecir las pruebas, y, presentar pruebas propias.
d). Contar con tiempo suficiente, y, con medios adecuados para preparar su defensa.
El derecho de defensa, tal y como lo regula la Ley Orgánica 5/2024 de 11 de noviembre, reguladora de dicho derecho fundamental, se define como el conjunto de garantías que permiten a cualquier persona, tanto física como jurídica, defender sus derechos e intereses legítimos en procesos judiciales, administrativos y en medios alternativos de resolución de conflictos.
Pero este derecho no sólo se proyecta sobre los ámbitos jurisdiccionales, administrativos, y arbitrales, sino que también debe y tiene su más que notable influencia sobre las investigaciones derivadas del canal de denuncias, con las que presenta una interacción y una conexión muy especial, y, además, completamente necesaria, dado que este derecho se extiende a aquellos procesos internos o extrajudiciales donde se puedan afectar los intereses legítimos de las personas.
Esta relación es esencial en el ámbito del cumplimiento normativo, y, la gestión ética empresarial.
DERECHO DE DEFENSA EN EL CANAL DE DENUNCIAS
El canal de denuncias, por su diseño, busca garantizar la detección y manejo de irregularidades dentro de una organización.
Sin embargo, las investigaciones que surgen de estas denuncias deben observar estrictamente el derecho de defensa, tal como lo establece el artículo 24 de la Constitución Española y desarrolla la indicada Ley Orgánica 5/2024.
Esto implica la necesidad de proceder a garantizar los derechos fundamentales, entre los que se encuentran el hecho de ser informado de las acusaciones, el poder acceder a las pruebas relevantes, y, la posibilidad de contar con una asistencia adecuada para ejercer una defensa efectiva.
Según se señala en el artículo 3 de la cita Ley Orgánica, cualquier proceso, incluyendo los derivados de canales de denuncias, debe evitar generar indefensión, permitiendo al afectado o denunciado presentar sus pruebas y alegaciones de manera justa.
Asimismo, el derecho de defensa se vincula con el manejo confidencial de las comunicaciones, tal como se destaca en el artículo 16 de dicha Ley Orgánica.
En el contexto del canal de denuncias, esto implica que la identidad del denunciante, así como cualquier intercambio de información que se produzca durante la investigación, debe mantenerse en una situación donde se garantice de manera efectiva una estricta confidencialidad.
La violación de esta garantía podría socavar, tanto el derecho de defensa del denunciado, como la eficacia del sistema de denuncias, que depende de la confianza en la protección de los derechos de todas las partes involucradas.
En este orden de cosas, nos encontramos, como más adelante se verá, con el derecho a un procedimiento claro y transparente.
Según el artículo 6 de la Ley, los afectados o denunciados tienen derecho a ser informados de manera comprensible sobre los procedimientos que les afectan, lo cual se aplica, tanto en el contexto judicial, como en los procedimientos internos de una organización derivados de las denuncias.
Este derecho asegura que el investigado comprenda plenamente las implicaciones que lleva consigo la acusación o denuncia formulada contra él, y que al mismo tiempo, disponga de tiempo razonable a los efectos de poder preparar de manera adecuada su defensa.
OBLIGACIÓN DE TENER CANALES DE DENUNCIAS EN LAS EMPRESAS
La relevancia de este marco normativo en el contexto del Compliance se refleja en la obligación de las empresas de estructurar canales de denuncias que no solo cumplan con la normativa, como la Directiva (UE) 2019/1937 sobre protección de denunciante, o la citada Ley 2/2023, de 20 de febrero, sino que también integren salvaguardas efectivas para el respeto del derecho de defensa.
Esto incluye garantizar que las investigaciones se lleven a cabo de manera imparcial, que las decisiones se fundamenten en pruebas sólidas, y, que se respete el principio de igualdad de armas entre las partes.
Todo ello nos conduce a considerar que el derecho de defensa y las investigaciones derivadas de canales de denuncias están profundamente conectados en un modelo de cumplimiento normativo, exigiendo que se respeten las garantías procesales básicas para mantener la integridad del sistema, y, poder proteger así, los derechos de todas las partes implicadas.
En este sentido, y llevando a cabo un análisis más pormenorizado de la Ley Orgánica 5/2024, se determina la no existencia de límites o barreras, que impidan que estos principios y garantías vinculados con el derecho de defensa puedan y deban ser observados en estos procedimientos internos.
En este contexto, y tal como se ha anticipado, los canales de denuncias se configuran como mecanismos esenciales en los sistemas de Compliance, pero su funcionamiento debe garantizar los derechos fundamentales, en particular, el derecho de defensa y las garantías procedimentales de las partes involucradas.
Las investigaciones derivadas de un canal de denuncias representan un mecanismo clave en los sistemas de Compliance, permitiendo a las empresas identificar y corregir conductas irregulares.
Sin embargo, para que estas investigaciones sean legítimas y eficaces, deben ajustarse a los principios del derecho de defensa y las garantías procesales, tal y como exige la Ley Orgánica 5/2024.
El derecho de defensa representa un elemento determinante para el proceso vinculado a las investigaciones de las denuncias recibidas, porque asegura que el investigado no sea víctima de la producción de arbitrariedades, especialmente en un entorno empresarial, donde las decisiones internas pueden tener graves repercusiones para el afectado, como despidos, suspensiones o sanciones reputacionales.
Además, este derecho fortalece la imparcialidad del procedimiento, y, evita que el sistema de denuncias se utilice como un instrumento para conflictos personales o denuncias malintencionadas.
GARANTÍAS
En lo que atañe propiamente dicho al derecho de defensa, debe partirse de la interpretación que debe llevarse a cabo del artículo 3º de la Ley Orgánica, donde se establece que el derecho de defensa constituye el núcleo del procedimiento de investigaciones internas, a través del cual se concreta el contenido y el alcance del mismo, garantizando a las personas investigadas una serie de derechos esenciales, entre los que cabe señalar los que se indican seguidamente:
a). El acceso a la información sobre la acusación.
La persona investigada debe ser notificada de manera clara y comprensible sobre los hechos que se le imputan, en términos similares a los recogidos en el derecho penal, pero adaptados al ámbito administrativo o laboral del canal de denuncias.
b). El uso de medios de prueba.
El afectado o denunciado tiene derecho a presentar pruebas, que refuten las acusaciones en su contra, así el derecho a conocer y contradecir las pruebas aportadas por terceros.
c). La igualdad procesal y la imparcialidad.
Este derecho exige que los procedimientos derivados de las denuncias se conduzcan sin sesgos, y, que las decisiones finales sean tomadas por un órgano independiente o imparcial dentro de la organización.
En el ámbito de las investigaciones internas, la observancia del derecho de defensa exige que las empresas diseñen procedimientos internos claros, que incluyan la posibilidad de presentar alegaciones, aportar pruebas, y contar con un periodo razonable para la preparación de la defensa.
De manera complementaria a lo anterior, se tiene que hacer referencia al derecho de información y transparencia, que debe presidir todo proceso de investigación vinculado o derivado del canal de denuncias.
DERECHO A RECIBIR INFORMACIÓN
En este sentido, el artículo 6 de la ley establece que los titulares del derecho de defensa tienen derecho a recibir información clara, comprensible y accesible sobre los procedimientos en los que están involucrados, el cual establece, además, que toda persona involucrada en un procedimiento tiene derecho a recibir información clara, comprensible y accesible sobre:
a). Los hechos que se le imputan.
b). Las etapas del procedimiento.
c). Las pruebas y documentos en los que se fundamentan las acusaciones.
d). Las posibles consecuencias del procedimiento.
En las investigaciones internas, el derecho de información implica que:
a). El denunciado debe ser informado desde el inicio de la investigación.
b). Se le debe proporcionar acceso al expediente en un momento oportuno para preparar su defensa.
c). La empresa o la organización debe garantizar una comunicación continua y transparente durante todo el proceso.
Este derecho es esencial para evitar indefensión, ya que permite al investigado conocer las bases del procedimiento y actuar en consecuencia.
En el contexto del canal de denuncias, la transparencia es especialmente relevante debido a la naturaleza confidencial del sistema, que puede generar percepciones de opacidad o arbitrariedad si no se gestiona correctamente.
La aplicación de este derecho lleva consigo la reducción de riesgos legales, en el sentido de proporcionar información adecuada, orientada a evitar la nulidad de decisiones o procedimientos por falta de transparencia, y, al mismo tiempo, a mejorar el clima laboral, ya que constituye un hecho evidente que los empleados confían habitualmente más en el sistema, si perciben de manera efectiva que los procedimientos son claros y accesibles.
De este modo, el derecho de información garantiza que las investigaciones internas no solo sean legales, sino también percibidas como justas.
De esta manera, un procedimiento transparente fortalece la percepción de imparcialidad y profesionalidad en el modelo de cumplimiento.
CONSECUENCIAS DIRECTAS
Esta afirmación presenta una serie de consecuencias directas que deben ser tenidas en consideración, lo implica, por tanto, que en las investigaciones internas es necesario:
a). Notificar al investigado sobre la apertura de un procedimiento en su contra, los hechos investigados y las posibles consecuencias.
b). Garantizar el acceso al expediente completo, incluyendo las pruebas y los elementos en los que se basan las acusaciones, para que el investigado pueda preparar su defensa de manera adecuada.
Con relación a esta garantía deben ser consideradas las discrepancias existentes entre la Ley 2/2023, de 20 febrero, y la Ley Orgánica 5/2024, de 11 de noviembre, que deben ser resueltas en favor de esta última, tanto por jerarquía normativa, como por el hecho de que la ley posterior deroga a la anterior, teniendo en cuenta, además, el principio de especialidad derivado de la singular consideración del derecho de defensa a través de la misma.
c). Informar sobre los plazos y etapas del procedimiento, para que el investigado tenga claridad y suficiente información y conocimiento, acerca decómo se desarrollará la investigación.
Esto, es particularmente importante en las investigaciones derivadas del canal de denuncias, donde la confidencialidad y la sensibilidad de la información pueden generar tensiones con el derecho de defensa.
No obstante, el derecho de acceso a la información debe prevalecer, siempre garantizando la proporcionalidad y el equilibrio que debe existir con la legítima protección del denunciante.
El derecho a la confidencialidad y a la protección de datos personales, también encuentra hondas conexiones con la necesidad de preservar el derecho de defensa de los implicados en cualquier proceso de investigación conectado con el canal de denuncias.
CONFIDENCIALIDAD DE LAS COMUNICACIONES
De este modo, se debe hacer una especial referencia al artículo 16 de la Ley Orgánica, en el que se aborda la confidencialidad de las comunicaciones, y, también, el secreto profesional, constituyendo ambos derechos unos pilares básicos en el funcionamiento de los sistemas de denuncias en los Modelos de Cumplimiento Normativo.
Vinculado a este derecho, en dicho artículo 16 se establece lo siguiente:
a). Las comunicaciones y los demás documentos relacionados con el procedimiento deben mantenerse confidenciales, salvo autorización expresa o mandato legal.
b). Se deben adoptar medidas que protejan la identidad, tanto del denunciante como del investigado, asegurando que solo las partes autorizadas tengan acceso a la información.
Consiguientemente con ello, en el marco particular del Compliance, esta consideración lleva consigo el hecho consistente en que la gestión del canal de denuncias y las investigaciones derivadas, deben implementar estrictos protocolos de confidencialidad, utilizando herramientas seguras para almacenar y gestionar la información.
Adicionalmente a ello, se debe observar el cumplimiento de otras normativas que necesariamente deben ser tenidas en consideración, como pueden ser en el caso que nos ocupa, el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos (RGPD), especialmente en lo referente al tratamiento de datos sensibles, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
El derecho de defensa también se hace extensible al derecho a ser oído y presentar alegaciones
Dicho derecho se encuentra recogido en el artículo 7 de la Ley Orgánica, donde se reconoce el derecho a ser escuchado como un componente esencial del derecho de defensa.
El contenido de este derecho incluye, entre otros aspectos, los que se citan seguidamente:
a). La posibilidad de presentar alegaciones antes de que se adopte cualquier decisión.
b). El acceso a un procedimiento formal en el que el investigado pueda exponer su versión de los hechos.
c). El poder solicitar medidas adicionales de investigación, si considera que existen elementos que puedan exonerarle.
d). La obligación de los responsables del proceso de valorar y considerar las alegaciones del investigado de manera objetiva.
OBLIGADA LA EMPRESA A ESTABLECER AUDIENCIAS INTERNAS
En el ámbito del canal de denuncias, el derecho a ser oído se traduce en la obligación de la empresa u organización, de establecer audiencias internas o procesos estructurados que garanticen este derecho.
Este derecho es fundamental para asegurar, que las decisiones finales estén basadas en una evaluación completa de los hechos.
Además, con la aplicación del mismo se refuerza la percepción de imparcialidad, ya que el investigado siente que tiene la oportunidad de influir en el resultado del procedimiento.
Este derecho, además, legitima la actividad investigadora llevada a cabo, en el sentido de que las decisiones adoptadas tras escuchar al investigado son más difíciles de impugnar.
Y de manera simultánea a ello, es importante el papel que desempeña este derecho en aras de la prevención de errores, ya que permite que la organización obtenga información adicional o aclaratoria que podría modificar el curso de la investigación.
En todo caso, la finalidad del mismo se orienta a la finalidad de poder garantizar, no solo el cumplimiento de una exigencia legal, sino que también a través del mismo, se mejora la calidad de las decisiones y refuerza la legitimidad del sistema de denuncias.
En el caso de los procedimientos internos derivados de las denuncias realizadas, este derecho debe plasmarse en la existencia de audiencias internas, o, de mecanismos formales, donde el afectado o denunciado pueda exponer su versión de los hechos, idealmente, con la asistencia de un representante o asesor, cuando ello sea necesario.
En orden a estas consideraciones, el derecho de defensa también encuentra una cierta relación con una protección efectiva frente a las represalias, que puedan producirse como consecuencia de la investigación de una denuncia.
GARANTÍA DE INDEMNIDAD
La Disposición Adicional Tercera de la Ley Orgánica establece la garantía de indemnidad para las personas trabajadoras, protegiéndolas frente a cualquier consecuencia desfavorable derivada de su participación en el ejercicio de tales derechos.
Esto se extiende tanto al denunciante, como al afectado o denunciado, en la forma que se indica a continuación:
a). En la protección del denunciante.
La empresa u organización debe garantizar, que el denunciante no sufrirá represalias por haber reportado irregularidades a través del canal de denuncias.
b). Protección del denunciado.
Este principio también ampara al afectado, asegurando, que no será objeto de medidas arbitrarias o sanciones indebidas, mientras se desarrolla la investigación, y, hasta que se adopte una resolución final basada en pruebas o evidencias, que determinen su responsabilidad en los hechos comunicados.
Asimismo, se debe hacer alusión a la exigencia de la aplicación del principio de proporcionalidad e imparcialidad en las decisiones, como un elemento más, que debe ser considerado dentro del derecho de defensa.
El artículo 24 de la Ley Orgánica establece una serie de garantías procedimentales, que deben observarse en casos especiales.
Y concretamente en el contexto de las investigaciones internas, ello lleva consigo:
a). La necesidad de adoptar decisiones proporcionales basadas en pruebas verificables, y, en un análisis exhaustivo de los hechos.
b). La exigencia de garantizar la imparcialidad de los responsables de las investigaciones, evitando conflictos de interés, o, aquellas situaciones que puedan comprometer la objetividad del procedimiento.
c). En el hecho de permitir la revisión de las decisiones por un órgano superior, o, que sea independiente dentro de la empresa, para garantizar la justicia del resultado.
Con independencia de lo afirmado hasta este momento, debe tenerse en consideración la relación del ejercicio del derecho de defensa con los estándares internacionales que sean aplicables en cada caso.
La Ley Orgánica, a través de su Preámbulo y de su artículo 3º, reconoce abiertamente la influencia del contenido de los estándares internacionales, como los establecidos por el Tribunal Europeo de Derechos Humanos, y, el Convenio Europeo de Derechos Humanos (CEDH).
Ello implica, que se refuerce la necesidad de que las investigaciones internas respeten principios como pueden ser: (i) la presunción de inocencia; (ii) el acceso a un procedimiento justo; y, (iii) el derecho a no auto incriminarse.
Consecuentemente con ello, la correcta implementación de las garantías establecidas en la Ley Orgánica 5/2024 no solo protegen a la empresa, y a las demás personas jurídicas frente a riesgos legales, sino que también refuerza la cultura ética, y la sostenibilidad a largo de la vigencia de un Modelo de Cumplimiento Normativo.
Otras Columnas por Javier Puyol Montero:
