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Los FICHEROS DE SOLVENCIA PATRIMONIAL, una realidad a tener en cuenta

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Javier Puyol, abogado y socio de Ecix Group

Los ficheros de solvencia patrimonial son aquellos creados o mantenidos por una empresa dedicada a la prestación de servicios de información patrimonial y en el que se guardan datos relativos al cumplimiento de obligaciones dinerarias por parte de personas y empresas. Tal como indica el diario Expansión, cuando una persona, física o jurídica, acude a una entidad financiera a solicitar una operación de financiación, ya se trate de un crédito, un préstamo, tarjeta de crédito o cualquier otra, se inicia por parte de la entidad un análisis de riesgo.

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Dentro de éste, uno de los primeros pasos es solicitar a una empresa de prestación de servicios patrimoniales información sobre el incumplimiento por parte del solicitante de obligaciones dinerarias con otras entidades financieras u otras empresas; para ello las empresas de prestación de servicios patrimoniales cuentan con ficheros de solvencia, comúnmente llamados ficheros de “morosos”.

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Los ficheros de solvencia patrimonial tienen por tanto una utilidad muy importante a efectos de análisis de riesgos, pero la sensibilidad de los datos que en ellos se almacenan ha llevado a contemplar los mismos en la regulación legal de la protección de datos personales Estas empresas de prestación de solvencia patrimonial se nutren de la información que les proporcionan las propias entidades financieras y empresas de otros sectores cuando uno de sus clientes impaga sus obligaciones.

Estos ficheros, denominados legal y técnicamente como “ficheros de información de solvencia patrimonial y crédito”  se encuentran regulados  en el artículo 29 de la Ley Orgánica 15/1.999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y dicha normativa ha sido desarrollada posteriormente  por los artículos 37 al 44 del Reglamento de Desarrollo, Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre.

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El artículo 29 de la LOPD regula de forma específica los ficheros establecidos para prestar servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito, y distingue dentro de ellos dos supuestos, uno de los cuales son los ficheros en los que se tratan datos de carácter personal relativos al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones dinerarias facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta o interés. Así, dispone en este sentido, en su apartado 2:

“Podrán tratarse también datos de carácter personal relativos al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones dinerarias facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta o interés. En estos casos se notificará a los interesados respecto de los que hayan registrado datos de carácter personal en ficheros, en el plazo de treinta días desde dicho registro, una referencia de los que hubiesen sido incluidos y se les informará de su derecho a recabar información de la totalidad de ellos, en los términos establecidos por la presente Ley”.

Añadiendo el párrafo 4 del mismo artículo que “sólo se podrán registrar y ceder los datos de carácter personal que sean determinantes para enjuiciar la solvencia económica de los interesados y que no se refieran, cuando sean adversos, a más de seis años, siempre que respondan con veracidad a la situación actual de aquellos.” Complementariamente a ello, debe tenerse en cuenta lo afirmado en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD, el cual señala que con relación a los requisitos para la inclusión de los datos:

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1. Sólo será posible la inclusión en estos ficheros de datos de carácter personal que sean determinantes para enjuiciar la solvencia económica del afectado, siempre que concurran los siguientes requisitos:

a) Existencia previa de una deuda cierta, vencida, exigible, que haya resultado impagada.”

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Pere Brachfield ha señalado que los registros de morosos se encargan de reunir información sobre las personas que han tenido un impago (y que no han liquidado) o tienen alguna deuda pendiente. La morosidad de la persona incluida ya no será conocida únicamente por su acreedor, sino por todas las empresas que accedan al fichero para evaluar su solvencia. Las entidades financieras y algunas otras empresas que suministran productos o servicios a crédito utilizan esta información con la finalidad de protegerse contra clientes que no pagan.

Consiguientemente los Registros de Morosos consisten en ficheros automatizados de datos que tienen como finalidad reflejar los incumplimientos de obligaciones dinerarias tanto de personas físicas como jurídicas al objeto de que las entidades crediticias puedan conocer y ponderar la situación de un potencial cliente que solicita determinada financiación.

Los registros de morosos tratan de dar seguridad a un tráfico mercantil que, por volumen y velocidad, no permite efectuar investigaciones sobre la persona con la que se va a contratar. En definitiva, los listados de morosos son necesarios pero, dadas sus consecuencias negativas para aquellos que están incluidos en ellos, tienen el deber de ser escrupulosamente correctos y transparentes y permitir al moroso su rehabilitación en el mercado.

En este sentido, señala CECU, que dada la actual situación económica en la que se ven inmersos muchos consumidores es preciso saber que la normativa vigente permite la posibilidad de proceder al tratamiento de datos de carácter personal relativos al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones dinerarias.

No obstante al tratar estos datos han de respetarse unas garantías mínimas en relación con la protección de los datos personales recabados, respetando todas las previsiones legales establecidas, ya que en caso contrario es posible causar graves perjuicios a los consumidores que vayan a disfrutar de un servicio o a adquirir un bien.

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Concretando las circunstancias a las que se ven afectos esta tipología de ficheros, para que el acreedor pueda ceder los datos al registro de morosidad, según señala Enrique Catalina, son requisitos imprescindibles:

a). La existencia previa de una deuda vencida y exigible, que haya resultado impagada.

b). El requerimiento previo de pago a quien corresponda el cumplimiento de la obligación.

c). Que el acreedor o quien actúe por su cuenta e interés, se asegure de que concurren todos los requisitos exigidos en los apartados anteriores en el momento de notificar los datos adversos al responsable del registro de morosos.

d). Si el dato cedido por el acreedor resultase inexacto o no está actualizado, deberá el acreedor comunicar al responsable del registro en el mínimo tiempo posible la modificación del dato, sin perjuicio del derecho de rectificación y cancelación.

e) El responsable del fichero común deberá proceder a la cancelación cautelar del dato, cuando el deudor aporte un principio de prueba documental suficiente, que desvirtúe alguno de los requisitos necesarios.

Con carácter general, se ha señalado que el tratamiento de los datos de carácter personal relativos a obligaciones dinerarias, y específicamente lo relativo a los ficheros de solvencia patrimonial y crédito, están sujetos a las circunstancias siguientes: 

a). La inclusión de datos personales en estos tipos de archivos sólo se podrá efectuar cuando exista una deuda cierta, vencida y exigible y que haya resultado impagada y después de que el acreedor nos haya requerido el pago de la deuda. 

b). El acreedor debe asegurarse de que concurren todos estos requisitos exigidos antes de notificar los datos al responsable del fichero. 

c). El responsable del fichero nos notificará que ha incluido nuestros datos personales en el fichero, haciendo una referencia de las que hayan sido incluidas así como del derecho a recoger información de todas ellas, en el plazo máximo de 30 días a contar desde del registro del dato. 

d). Se debe notificar la inclusión de los datos personales en el fichero a nuestro último domicilio conocido, cada deuda concreta y determinada con independencia de que tenga el mismo o diferentes acreedores. 

e). El responsable del fichero debe poder acreditar la notificación, la fecha de entrega o el intento de entrega. Cuando nosotros lo solicitamos, el responsable del tratamiento nos comunicará los datos, las evaluaciones y apreciaciones que le hayan sido comunicadas durante los últimos 6 meses y el nombre y dirección de la persona o entidad a quien se hayan revelado los datos. 

f). Sólo se pueden registrar y ceder los datos de carácter personal determinantes para enjuiciar nuestra solvencia económica y que no se refieran, cuando sean adversos, a más de 6 años, siempre que respondan con veracidad a nuestra situación actual. 

g). Una vez pagada la deuda, se debe cancelar el dato rehaciendo al mismo. El acreedor debe comunicar la inexistencia de la deuda al responsable del fichero para que rectifique este dato. La comunicación se hará en el menor tiempo posible, y en todo caso en una semana. 

h). Tenemos el derecho de acceso, de rectificación y de cancelación de nuestros datos personales incluidos en estos tipos de registros de solvencia patrimonial y crédito. 

i). Cuando lo solicitamos, el responsable del fichero tiene la obligación de atender el derecho de acceso, rectificación y cancelación.  

Tal como señala la OCU, y abundando en lo ya expuesto, la inclusión en un fichero de morosos es una práctica habitual en estos tiempos de crisis como medida de presión para reclamar una deuda, sobre todo si se trata de entidades que han comprado esa deuda a otras con el único objetivo de hacer caja.

En este sentido, basta con que una entidad  justifique que alguien mantiene una deuda para que cualquier persona pueda verse  incluida en tales registros.

Deuda o presunta deuda, puesto que existen casos de inclusión en ficheros de morosos de personas que no adeudaban cantidad alguna, para lo cual la institución que lo incluyó tuvo que falsear datos necesariamente. Entrar en estos registros es así de fácil y las consecuencias pueden ser muy negativas de cara a probar tu solvencia, pero salir no lo es tanto y dependerá de las circunstancias que hayan rodeado la inclusión.

Es decir, si la deuda es real, si se adeuda la cantidad reclamada o si no.

Si se ha incluido a una persona  y la deuda no existe o ya está pagada, se puede solicitar a los responsables del fichero la exclusión, y si no la llevan a cabo, a la Agencia Española de Protección de Datos, mediante una denuncia presentada ante este organismo, siempre que no se hayan cumplido los requisitos legales a los que se ha hecho alusión

En este mismo sentido, ADICAE señala que el principal problema con el que se encuentran los consumidores acerca del tratamiento de sus datos personales tiene que ver con la cesión de los mismos  a ficheros relativos al incumplimiento de obligaciones dinerarias. 

La inclusión en este tipo de archivos solo puede efectuarse en caso de que exista una deuda cierta, vencida y exigible que haya resultado impagada. No obstante, no podrán incluirse en los ficheros de esta naturaleza datos personales sobre los que exista un principio de prueba documental que contradiga la existencia de esa deuda. Tampoco si se ha reclamado por parte del consumidor ante un organismo competente (arbitral, judicial o administrativo) sobre la improcedencia del cobro de dicha deuda.

Es decir que si el consumidor interpone una reclamación o solicita un arbitraje de consumo para resolver la controversia dichos archivos de solvencia patrimonial deberán abstenerse de ejercitar acción alguna en tanto en cuanto dicho procedimiento no haya sido resuelto.

Una vez interpuesta la reclamación o solicitado el arbitraje el consumidor deberá comunicar por escrito al responsable del fichero de información de solvencia que se ha iniciado un procedimiento ante Consumo aportando copia de la entrada del expediente en el registro e informándole de su derecho de cancelación de datos personales y avisando que, de no respetar dichos derechos, se pondrá el caso en conocimiento de la Agencia de Protección de Datos.

La empresa debe cancelar los datos dentro de los cinco días desde que el consumidor lo solicita.

Esta actuación irregular por parte de las empresas es tan extendida que los laudos resultantes de los arbitrajes de consumo recogen, casi por defecto, que la empresa reclamada deberá ejecutar cuantas acciones sean necesarias para  cancelar los datos del reclamante de cualquier archivo de insolvencia patrimonial. 

Del mismo modo Antonio Linares, en un extenso estudio sobre la situación actual de esta normativa, y su impacto con relación a los consumidores, ha llegado a una serie de conclusiones muy críticas con el estado de la regulación, y el funcionamiento de la legalidad al respecto, entre las que cabe citar las siguientes:

a). No existe en nuestro ordenamiento una definición de deuda veraz o cierta, por lo que hay que acudir a otros textos legales y jurisprudencia para poder delimitar estos conceptos, aplicándose el término de insolvencia como sinónimo de situación deudora.

b). La deuda invocada por el deudor no tiene el carácter de cierta hasta que no haya sido así considerada mediante sentencia judicial con el carácter de firmeza. Del análisis de diferentes normas jurídicas se deduce que la deuda invocada por el acreedor podrá tener una buena apariencia jurídica o la calificación de fundamento razonable de deuda, verosímil ó probable, conceptos estos alejados del de deuda cierta, o lo que es lo mismo, irrefutable, indubitada, incontestable, incontrovertida, inequívoca, indudable ó indiscutible.

c). Se han detectado situaciones en las que los datos alusivos a una deuda (con independencia del carácter de deuda “no cierta”) son cedidos a un fichero de morosidad por persona distinta al acreedor o por quien actúa por su cuenta o interés, como exige la LOPD. Concretamente, este proceder se observa en las cesiones de datos llevadas a cabo  por las entidades financieras cuando un efecto comercial ha sido descontado o domiciliado en sus dependencias y este ha resultado impagado.

d). Se ha constatado el incumplimiento del principio de calidad del dato al emplearse los ficheros de morosidad para una finalidad distinta para la que fueron creados. Se ha apreciado cómo la imposición de no poder mantener una deuda en un fichero de morosidad cuando su antigüedad sea de más de seis años queda sin efecto.

e). La consecuencia más palpable  es la situación de indefensión que sufre el titular de los datos, aplicándose de forma incorrecta las reglas de la carga la prueba y la vulneración de la presunción de inocencia.

Con independencia de las críticas que se puedan efectuar la sistema actualmente existente, y si las mismas se encuentran suficientemente fundadas o no, debe tenerse en cuenta que el instrumento jurídico y económico que representan los ficheros de solvencia patrimonial y crédito constituye hoy por hoy un instrumento muy valioso para lograr una concesión responsable del crédito, en la que se permite evaluar la solvencia del deudor, y por tanto llevar a cabo una estimación objetiva del riesgo.

Ello se consigue accediendo de una manera rápida, segura y fiable de la situación financiera de sus clientes, aunque en el caso que nos ocupe, presente un panorama negativo al basarse en estado de insolvencia o de incumplimiento de obligaciones dinerarias.

En todo caso, debe destacarse de manera muy especial  tanto para la economía en general, como la propia sociedad en particular, el papel que en este momento desempeñan las empresas que prestan este tipo de servicios.