Una baja médica que se prolonga en el tiempo no solo genera dudas organizativas y costes para la empresa: también plantea riesgos legales si no se gestiona correctamente. ¿Puede la empresa comprobar si la baja es real? ¿Qué ocurre si el trabajador hace vida “normal”? ¿Se puede reorganizar el puesto o contratar a un sustituto? ¿Y cómo debe planificarse la reincorporación sin vulnerar la privacidad?
La clave está en saber hasta dónde permite llegar la ley… y dónde empieza el conflicto.
Qué es una baja de larga duración
Una baja médica se considera de larga duración cuando supera los 365 días. A partir de ese momento, el control pasa al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), que puede conceder el alta, prorrogar la incapacidad hasta un máximo de 18 meses o iniciar un procedimiento para valorar una posible incapacidad permanente.
Como explica Javier Palacio Mínguez, socio de López-Ibor DPM Abogados, la diferencia clave es que la baja médica «tiene carácter temporal y expectativas de recuperación», frente a la incapacidad permanente, que implica limitaciones previsiblemente definitivas.
Cómo verificar una baja de larga duración permanece sin vulnerar la privacidad
Tras tanto tiempo fuera de la dinámica de trabajo, a muchas empleadoras les surge la duda de cómo pueden verificar que su trabajador sigue estando en periodo de incapacidad laboral sin vulnerar su privacidad.
Si la empresa tiene una sospecha fundada sobre la falta de veracidad de la causa que da lugar a la baja médica puede solicitar reconocimiento médicos a través de personal sanitario propio o externo, como los servicios médicos de la mutua. Si se opta por este método se debe realizar.
El socio de López-Ibor DPM Abogados, advierte que «en ningún caso la empresa puede acceder a diagnósticos concretos ni a detalles clínicos; solo puede conocer si la baja está justificada o si el trabajador está en condiciones de trabajar», comenta sobre este método. «Estos controles pueden gestionarse a través de servicios médicos externos, pero la información médica solo puede ser tratada por profesionales sanitarios», añade.
Por su parte Cristina González, socia responsable de Laboral de Evergreen Legal, añade que también se puede «contratar a un detective para que realice un seguimiento a la persona trabajadora durante un tiempo determinado».
Si se opta por esta opción la empleadora debe estar muy convencida, pues como explica la abogada, «se debe acreditar la sospecha fundada, ya que en caso contrario se consideraría una intromisión en la intimidad de la persona trabajadora».
Actividades durante la baja: cuándo hay problema
Con tanto tiempo libre, los trabajadores en IT suelen retomar viejos hobbies, practicar deportes al aire libre o en el gimnasio u otras actividades que a la empresa le puede molestar, ya que el trabajador no está guardando reposo.
Sin embargo «actividades cotidianas como viajar, pasear, hacer gestiones personales o realizar cursos que no impliquen esfuerzo físico suelen ser compatibles con una baja, salvo que contradigan expresamente las indicaciones médicas», expone el socio de López-Ibor DPM Abogados.
Solo hay problema si la actividad perjudica a la recuperación: «La empresa solo puede cuestionar actividades realizadas durante una baja médica si esas actividades perjudican claramente la recuperación o demuestran que la baja no es real», resuelve el abogado.
La sospecha de las empleadores viene motivada de que como regla general «las empresas no saben el motivo de la baja», por ello, «suele ser muy complicado poder afirmar que se está llevando a cabo una actividad incompatible con la misma», explica Rodríguez.
«Sólo es situaciones muy evidentes como, por ejemplo, saber que la persona trabajadora está prestando servicios para otra empresa durante una situación de baja médica, tendría sentido contratar a un detective para acreditarlo y, en su caso, adoptar las medidas disciplinarias que procedan», señala la abogada de Evergreen Legal.
Por ello, si no se conoce el diagnóstico, la mejor opción es mantener la mayor prudencia.
Los mayores riesgos ante una baja de larga duración: redistribución de tareas y contratar sustitutos temporales
Desde el punto de vista económico y de organización interna, las bajas prolongadas pueden suponer pérdida de productividad, costes de reorganización (ajustes en equipo, necesidad de sustitutos o contratos temporales), sobrecarga en otros empleados y posibles desajustes en la planificación interna.
Por ello, ¿qué debe hacer la compañía para no perder clientelas y su productividad?
«La empresa puede redistribuir temporalmente tareas, turnos o realizar contrataciones temporales o interinas para cubrir la ausencia del trabajador en IT», comenta como solución Palacio Mínguez.
Ambos abogados inciden en que tipo de bajas son temporales, por lo que recomiendan que cualquier reorganización interna se haga teniendo en cuenta que el trabajador regresará: «No puede olvidarse que las bajas médicas son situaciones de suspensión del contrato y que la persona trabajadora tiene derecho a la reserva de su puesto de trabajo», advierte Rodríguez.
El momento de la reincorporación: readaptación de tareas o puestos y ofrecimiento de un reconocimiento médico
Uno de los momentos más delicados de la baja de larga duración es la reincorporación. Antes de la vuelta al trabajo del empleado los letrados aconsejan derivar a la persona trabajadora a los servicios de prevención de riesgos laborales para que puedan realizar una valoración médica y determinar si son aptos para el desempeño del puesto de trabajo.
«De este modo, la empresa puede conocer si es preciso que por parte de la empresa se realice algún tipo de adaptación para preservar la salud e integridad de la persona trabajadora», valora Rodríguez.
«Pueden implementarse adaptaciones físicas o funcionales del puesto de trabajo, o ajustes temporales de tareas, siempre que estas adaptaciones se basen en informes sobre limitaciones funcionales y no en diagnósticos médicos privados», añade Palacio.
En este caso, como se ha advertido previamente es importante que la empresa no acceda al historial clínico del trabajador: «La empresa debe abstenerse de solicitar o tratar información médica privada del trabajador, salvo con su autorización expresa, garantizando que el acceso a estos datos corresponde solo al personal médico autorizado», recuerda el socio de López-Ibor DPM Abogados.
Los consejos de los juristas para paliar los efectos de que un trabajador se encuentre en baja de larga duración
Para cerrar, Palacio Mínguez subraya quela mejor forma de evitar conflictos legales en una baja de larga duración es la anticipación y el orden. Recomienda documentar de manera exhaustiva todas las comunicaciones vinculadas a la incapacidad temporal —partes médicos, notificaciones a la Seguridad Social y resoluciones— y conservarlas al menos durante cuatro años. También insiste en mantener una comunicación formal, respetuosa y constante con el trabajador, informándole de sus derechos, deberes y de los pasos a seguir para una correcta reincorporación.
Además, aconseja planificar con tiempo la cobertura de vacantes temporales, prever posibles prórrogas de la baja y diseñar una política clara de reincorporación que incluya adaptaciones razonables del puesto y revisiones de aptitud, siempre sin acceder a datos médicos privados. A ello se suma la necesidad de actuar con transparencia y objetividad en la redistribución de tareas o sustituciones, dejando constancia de los criterios aplicados para evitar futuras reclamaciones.
Por su parte, González recuerda que «una gestión cuidadosa no solo reduce riesgos jurídicos, sino que también ayuda a preservar el vínculo laboral y facilita una vuelta al trabajo más segura y ordenada, tanto para la empresa como para la persona trabajadora».
