El Tribunal Supremo (TS) pone un freno al ‘todo digital’ en Recursos Humanos (RR.HH.) al avalar que los trabajadorespuedan seguir utilizando el correo electrónico y los canales presenciales para gestionar bajas, permisos o incidencias laborales cuando la plataforma corporativa impuesta por la empresa dificulta realmente el ejercicio de sus derechos.
En la sentencia 441/2026, de 22 de abril, la Sala de lo Social rechaza que la compañía Majorel pudiera imponer su herramienta “HR Case” como vía exclusiva de comunicación al constatar retrasos, problemas operativos y la necesidad de utilizar medios personales para tramitar documentación.
Una IA elimina los trámites presenciales o por correo con RRHH
Según recoge los antecedentes de hecho de la sentencia, el origen de esta controversia se remonta a junio de 2024. La empresa Majorel SP Solutions decidió implementar la herramienta ‘HR Case‘, un programa que gestionaba las comunicaciones con el departamento de Recursos Humanos
La compañía informó de la decisión a través de una comunicación empresarial. En un primer momento, este canal solo lo utilizarían para las cuestiones relativas a las nóminas. Sin embargo, asumieron más tareas, siendo el canal exclusivo para consultas de nóminas, anticipos, partes de bajas, justificantes de ausencia.
Y, a su vez, eliminaros que estas consultas se pudieran realizar de manera presencial o por correo electrónico.
Esto llevó Federación de Servicios, Movilidad y Consumo de la Unión General de Trabajadores (FeSMC-UGT) a formular demanda ante la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional sobre conflicto colectivo, uniéndose el resto de sindicatos.
La AN anuló la exclusividad de la herramienta HR Case
La AN estimaría las identificó tres disfunciones concretas que impedían ser un canal exclusivo. El primero era que desde los ordenadores de empresa no podrían adjuntar los documentos.
Los trabajadores podían acceder al portal, pero no subir archivos desde supuestos de trabajo. Esto obligaba a usar teléfonos móviles personales o pedir al superior que subiera la documentación desde otro teléfono.
En segundo lugar, los magistrados de la AN constataron que los tiempos de repuesta eran de entre 14 y 17 días, siendo una medida incompatible con la urgencia de determinades solicitudes
Y por último, y lo más importante, la implementación de esta herramiento había bloqueado que se gestionasen las consultas por correo electrónico o de manera presencial. Este carácter excluyente resulta desproporcionado.
No conforme con esta decisión, la compañía Majorel recurrió la decisión ante el TS.
El Supremo pone límites al «todo digital»
Este asunto llegaría a la Sala de lo Social, Sebastián Moralo Gallego, Ignacio García-Perrote Escartín (ponente), Ana María Orellana Cana, Rafael Antonio López Parada, Luisa María Gómez Garrido, quien dirimirá si la empresa demandada puede imponer una herramienta digital como fórmula única de comunicación de las personas trabajadoras con recursos humanos, deshabilitando las opciones de correo electrónico y de cita presencial.
Los magistrados concuerdan con la AN el criterio de la que la digitalización no es ilegal, lo ilegal es imponerla como vía exclusiva cuando dificulta derechos laborales.
La Sala reconoce expresamente el poder de la dirección empresarial del artículo 20 del Estatuto de Trabajadores (ET) y admite que la empresa puede implementar herramientas digitales. Pero esa facultad tiene límites cuando el sistema dificulta la comunicación, obliga a usar medios personales del trabajador o genera retrasos incompatibles con permisos urgentes, en sintonía con la interpretación de la AN.
«Lo que la Audiencia Nacional reprocha a la entidad empleadora es «la fijación como única fórmula de comunicación de una sola herramienta, que, conforme a los hechos declarados probados, y en contra de lo expuesto por la empresa, no facilita sino dificulta y restringe de forma evidente tanto las posibilidades de
comunicación con recursos humanos, como la gestión y resolución rápida y eficaz de las incidencias que se producen», subrayan los magistrados.
Por todo ello, el Supremo desestima el recurso de casación interpuesto por Majorel, confirma y declara la firmeza de la sentencia de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional. Sin imposición de costas.
