Nueva obligación financiera para las empresas. El Proyecto de Ley sobre información no financiera y diversidad que ha sido aprobado por el Senado esta semana, supondrá que las sociedades de capital y sociedades con más de 500 trabajadores que formulen cuentas consolidadas tendrán que reflejar en su informe de gestión los datos relativos al impacto medioambiental y social de todas sus sociedades dependientes, que serán además verificados por un tercero independiente.
Con esta nueva norma se modifica el Código de Comercio, el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital aprobado por el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, y la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, en materia de información no financiera y diversidad (procedente del Real Decreto-Ley 18/2017)
En este contexto, EY ha elaborado el informe ‘Novedades sobre información no financiera y diversidad’, que recoge los cinco pasos que deben dar las empresas para cumplir con la futura Ley y establece una metodología clave para preparar correctamente dicha información.
Según Alberto Castilla, socio de Gobierno y Responsabilidad Corporativa en EY, “España será con esta legislación un referente a nivel europeo al elevar los niveles de exigencia de transparencia y fiabilidad en el reporting de los datos. Además, el hecho de que la información reportada tenga que ser verificada por un tercero independiente incrementará, sin duda, la credibilidad y la confianza de las organizaciones ante los grupos de interés”.
El año pasado, 875 empresas españolas presentaron reportes de información no financiera, un 6% más que en 2016, y según un análisis realizado por EY más del 40% de las empresas del Ibex 35 han verificado con un tercero dicha información presentada junto a sus últimas cuentas anuales en base a estándares internacionales.
El informe de EY recomienda a las empresas seguir estos cinco pasos para cumplir con la futura Ley que Castilla explica a continuación:
Diagnóstico
Las empresas deben analizar cuáles son los requisitos del Proyecto de Ley que les faltan por cumplir e identificar si, además de la información sobre Políticas, están recopilando y publicando información sobre el rendimiento y los riesgos relacionados con aspectos medioambientales, sociales y relativos al personal, de derechos humanos, anticorrupción y soborno, así como sobre la sociedad en sus propias operaciones y en la cadena de valor.
El 71% de las empresas del Ibex 35 informa sobre el proceso de identificación de los asuntos clave para la compañía y sus grupos de interés, y el 20% reporta datos detallados sobre la identificación, evaluación y control de los riesgos no financieros.
Asimismo, dicho análisis muestra que el 50% aporta datos sobre sus procedimientos para prevenir vulneraciones de los Derechos Humanos. Por otro lado, el 77% de las empresas publica información sobre sus procedimientos o normas contra la corrupción y el soborno.
Redacción de Políticas
En relación con los temas relevantes para los que aún no se ha formulado una Política en concreto, se debe determinar qué tipo de procesos o procedimientos se están aplicando en la compañía con carácter informal y de esta manera, definir en qué casos se responderá a través de una Política formal (aprobada por el Consejo) o a través de una política a nivel operativo.
Así, se debe determinar si la Política será elaborada y se reportará sobre ella o, por el contrario, se explicará el motivo de su ausencia para la cuestión de que se trata.
Medición de resultados
Es fundamental analizar el progreso de las políticas con indicadores de desempeño cuantitativos (KPI) y compararlos en el tiempo.
El análisis de EY de la información que aportan las empresas del Ibex 35 pone de manifiesto que sólo el 34% de las empresas describe su estrategia de negocio con objetivos y métricas de seguimiento.
Reporting
Las empresas deben preparar y presentar un estado de información no financiera al mismo tiempo que el informe de gestión. En el caso de omitir ciertas cuestiones por no considerarlas relevantes, el Proyecto de Ley exige justificar expresamente esta decisión.
Para ello, EY recomienda seguir ocho pasos a la hora de preparar el estado de información no financiera:
Debe tener una parte de gobernanza. Es importante nombrar a un área o grupo de personas que se encargue de la elaboración de la memoria y de centralizar la información.
Al mismo tiempo hay que contar con la materialidad de la información. Se debe analizar los temas relevantes de la información no financiera que se van a incluir y definir las métricas y KPI a publicar para gestionar el desempeño y mitigar los riesgos asociados.
Otro elemento importante es la petición y recogida de información. A la hora de solicitar la información a las áreas previamente identificadas es conveniente establecer unas fichas que agrupen los datos cuantitativos de cada una de las áreas.
A continuación es necesario el análisis de la información recopilada. Se recomienda analizar la correcta recopilación de los datos y, para ello, se sugiere involucrar a los responsables de auditoría interna con el fin de asegurar la calidad y fiabilidad de la información reportada.
El siguiente paso es redactar el estado de información no financiera y la verificación externa. La información ofrecida deberá ser verificada por un prestador independiente de servicios de verificación.
En este momento llegamos a la aprobación. El estado de información no financiera deberá ser firmado por todos los administradores de la sociedad obligada a formular las cuentas y el informe de gestión y éstos serán los que respondan de la veracidad de los mismos. Si falta la firma de alguno de ellos se debe explicar la causa.
En cuanto a la publicación, la divulgación del documento debe ser gratuita, en la página web de la compañía, durante los primeros seis meses desde la finalización del ejercicio y deberá permanecer disponible al menos durante cinco años.
Verificación
Y como último paso de este proceso, el quinto que cita EY, para cumplir con la nueva normativa se encuentra la Verificación.
El objetivo es obtener evidencias de que el estado de información no financiera está libre de cualquier error significativo.
