France Vidal, VP de ‘compliance’ de Signaturit: «La firma electrónica en casos legales internacionales puede proporcionar una mayor eficiencia y reducción de costos»
"El uso de la firma electrónica en casos internacionales puede requerir un mayor nivel de estandarización y cumplimiento debido a la diversidad de leyes y normas de firma electrónica en diferentes países", dice la vicepresidenta de 'legal & compliance' de la compañía dedicada a este ámbito.

France Vidal, VP de ‘compliance’ de Signaturit: «La firma electrónica en casos legales internacionales puede proporcionar una mayor eficiencia y reducción de costos»

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16/3/2023 13:55
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Actualizado: 16/3/2023 15:30
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Cada vez más firmas de abogados incorporan en sus procedimientos la firma electrónica para poder hacer frente, en palabras de France Vidal, vicepresidenta de ‘legal & compliance’ de Signaturit a las demandas actuales de la sociedad digitalizada. «Los despachos de abogados deben subirse al tren de la digitalización para no quedarse atrás con respecto a despachos más jóvenes y otros con mayores inversiones en digitalización», afirma en conversación con Confilegal.

Según Vidal, «es necesario que la plantilla conozca los mecanismos, procesos y herramientas que ha traído consigo la digitalización y que no solo son positivas para el interlocutor, sino también para el profesional que las emplea».

¿Se ha vuelto la firma electrónica el estándar en el sector legal o todavía quedan áreas donde no se utiliza? ¿Y qué dificultades ayuda a superar en estos campos?

Si bien es cierto que la pandemia provocó un aumento del uso de la firma electrónica –creció un 50% según la Fundación SERES–, los despachos de abogados van con cierto retraso. Sin embargo, ya van incorporando nuevas herramientas y soluciones tecnológicas que les permite ser más ágiles y eficientes, como la firma digital. En nuestro caso, trabajamos con los principales despachos de abogados del país, que han incorporado la firma electrónica a las diferentes áreas, ya que han visto las bondades de ésta: ahorro en tiempo y costes, seguridad y facilidad.

Incorporar la firma electrónica en el día a día de los despachos de abogados agiliza el tedioso proceso que supone la firma de documentos en los casos en los que las partes no pueden coincidir presencialmente y simplifica la firma de documentación contractuales o societarios, con las máximas garantías legales. Esto supone la automatización de procesos que redundará en una mayor productividad en los empleados, en una mayor satisfacción de los clientes y en una mejora de la imagen de marca del despacho.

¿Qué tan diferente es el uso de la firma electrónica en casos legales internacionales y en casos nacionales? ¿Dónde representa una mayor ventaja?

El uso de la firma electrónica en casos legales internacionales y nacionales puede diferir en algunos aspectos, pero, en general, su propósito es el mismo: autenticar y verificar la identidad del firmante y garantizar la integridad y autenticidad del documento firmado.

En términos generales, la firma electrónica se utiliza de manera similar en casos legales internacionales y nacionales. Sin embargo, el uso de la firma electrónica en casos internacionales puede requerir un mayor nivel de estandarización y cumplimiento debido a la diversidad de leyes y normas de firma electrónica en diferentes países. Por ejemplo, algunos países pueden requerir un tipo de firma electrónica en concreto para un determinado acuerdo o gestión, mientras que otros no exigen ninguna obligación técnica.

En cuanto a las ventajas, el uso de la firma electrónica en casos legales internacionales puede proporcionar una mayor eficiencia y reducción de costos, ya que elimina la necesidad de enviar documentos físicos y permite a los firmantes firmar documentos desde cualquier lugar del mundo. Además, la firma electrónica puede proporcionar una mayor seguridad y autenticidad al documento firmado, lo que puede ser especialmente importante en casos internacionales donde la identidad del firmante puede ser más difícil de verificar.

¿Existen riesgos inherentes en el uso de la firma electrónica para los procesos legales? ¿Cuáles son sus garantías?

En Signaturit somos prestadores cualificados de servicios de confianza para los servicios de emisión de sellos cualificados de tiempo y de emisión de certificados cualificados de persona física para firma electrónica cualificada.

Hemos superado satisfactoriamente las auditorías de certificación necesarias para poder prestar dichos servicios y se encuentra en la lista de Prestadores Cualificados del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y en la lista de proveedores cualificados en la UE.

En este sentido, cumplimos con el Reglamento eIDAS, reglamento europeo que establece un marco jurídico común para los servicios de confianza y los medios de identificación electrónica en la Unión Europea. Su objetivo es facilitar cualquier tipo de transacción electrónica entre ciudadanos, empresas y administraciones públicas. Por tanto, los tres tipos de firma electrónica que ofrecemos – simple, avanzada y cualificada -, son legales y están reguladas. Eso sí, cada una tiene un nivel de seguridad, por su capacidad de garantizar o no la integridad de los documentos que se firman y por su capacidad de identificar o no al firmante.

Utilizamos además el sello de tiempo cualificado en nuestros procesos de firma, garantizando que ningún documento pueda modificarse después de ser firmado.

¿Qué otros sectores profesionales hacen un mayor uso de esta herramienta y cuáles podrían beneficiarse de una mayor implementación? ¿Qué pueden aprender los despachos de estos?

Aunque son muchos los sectores que han incorporado la firma electrónica, hay tres que podrían destacar por encima del resto: el sector inmobiliario, el sector de las empresas aseguradoras y las empresas del sector energético que requieren de soluciones no solamente en España, sino también en los demás países donde están implementada. Todas son un claro ejemplo de una mayor implementación de la firma electrónica. 

Si bien los beneficios que aporta la firma electrónica son los mismos para todos los sectores, los despachos deberían fijarse en la agilidad de implementación y las soluciones que ofrecen frente a la complejidad y el coste de los procesos analógicos.

¿Qué definiría como medios adecuados de solución de controversias y cómo los afecta el Proyecto de Ley de eficiencia procesal, actualmente en tramitación en las Cortes Generales?

El Proyecto de Ley de Eficiencia Procesal acomete de forma decidida los Medios Adecuados de Solución de Controversias (MASC), como medida estrella para reducir el número de asuntos que llegan a los tribunales. En este sentido, con los MASC se pretende reducir la litigiosidad y carga de los tribunales mediante la instauración de un proceso de negociación previa a las demandas civiles y mercantiles con la finalidad de que las partes enfrentadas encuentren una solución extrajudicial al conflicto, ya sea por sí mismas o con la intervención de un tercero neutral. 

Si ponemos el foco en los medios electrónicos que la propia norma establece en su articulado como instrumentos eficaces para facilitar la negociación, se establece en el artículo 7 que la videoconferencia u otro medio análogo de transmisión de la voz o la imagen, son medios adecuados para la solución de controversias siempre que quede garantizada la identidad de los intervinientes.

Asimismo, dicho artículo contempla “los medios telemáticos” como herramienta a utilizar “preferentemente” en los litigios con reclamación de cantidad no superior a 600,00 euros. A su vez, el artículo 9 determina que dicha actividad negociadora deberá ser recogida documentalmente. Y en el artículo 16 se establece que se tiene que dejar constancia de la identidad del oferente, de su recepción efectiva por la otra parte y de la fecha en la que se produce dicha recepción, así como de su contenido.

Usted ofrece un seminario sobre estos medios y su realización por vías telemáticas. ¿Cuáles es la necesidad de digitalizar estos procedimientos?

El procedimiento de resolución de manera extrajudicial, a través de la negociación tipificada con los MASC, posibilita la utilización de los medios electrónicos para llevar a efecto dicha mediación. Y, en esta línea, entendemos que es imprescindible digitalizar estos procedimientos para dar ese impulso a la eficiencia del sistema judicial que persigue la norma, pues las soluciones digitales que permiten realizar firmas electrónicas o las plataformas de video conferencia ayudarán indiscutiblemente tanto la judicatura como el tejido empresarial español a resolver las controversias con mayor eficiencia y agilidad. 

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