Hacia la supresión de las formalidades de los documentos públicos en la Unión Europea

Para que un documento público extranjero sea válido en España hay que comprobar su autenticidad. En concreto que la firma puesta en el documento es auténtica y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.

Existen varias maneras de realizar esta comprobación de autenticidad que cada vez resulta menos compleja.

LA APOSTILLA

Uno de los procedimientos existentes para autentificar documentos es la legalización, trámite largo que implica varios pasos que se deben iniciar en el país de origen del documento para ser finalmente validado por un organismo diplomático o consular español.

Dada la lentitud de este procedimiento, muchos países has sustituido este requisito por el de la apostilla, forma simplificada en la que se coloca un sello especial al documento que se pretende hacer valer en el país final, mucho más rápido y sencillo que la legalización.

La apostilla se realiza entre los más de 100 países que son firmantes del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 por el que se suprime la exigencia de legalización para los documentos públicos extranjeros.

Así, por ejemplo, si queremos presentar un documento público iraní ante las autoridades españolas para cualquier fin, dicho documento deberá ir legalizado.

Si el documento público procede de Colombia o EE.UU., únicamente deberá de estar apostillado, ya que estos dos países (y muchos otros) son parte del citado convenio de 1961 que sustituye la necesidad de la legalización por la mera apostilla.

HAY CONVENIOS INTERNACIONALES QUE HAN SUPRIMIDO LA APOSTILLA

En esta trayectoria hacia la supresión de formalidades de los documentos públicos, existen otros convenios internacionales que suprimen no solo la legalización, sino también la apostilla entre los Estados firmantes del Convenio, como por ejemplo el Convenio de la Comisión Internacional del Estado Civil del 15 de septiembre de  1977 que suprime, en los Estados participantes, cualquier formalidad para los actos y documentos relativos al estado civil, la capacidad o la situación familiar de las personas físicas, su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que se destinen y también  de todos los documentos presentados para la celebración de un matrimonio o el establecimiento de un registro de estado civil.

Eso quiere decir que cualquiera de estos documentos siempre que procedan de países firmantes del convenio no necesita ninguna formalidad para ser válidos en España.

Con todos estos antecedentes caminando en la dirección de la supresión de formalidades, ha visto la luz el Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.° 1024/2012, que será de aplicación a partir del 16 de febrero de 2019.

CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA APOSTILLA

Conforme a este texto, las autoridades de los Estados miembros (en nuestro caso las españolas) no podrán exigir la apostilla de un documento público si dicho documento ha sido expedido en otro Estado Comunitario siempre y cuando el objetivo del documento público sea establecer uno de los siguientes hechos: el nacimiento, que una persona está viva, la defunción, el nombre, el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), el divorcio, la separación judicial o la anulación del matrimonio, la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada, la filiación, la adopción, el domicilio o la residencia, o la nacionalidad, entre otros.

Las copias certificadas también quedan exentas de formalidad alguna.

El Reglamento también establece unos impresos estándar multilingües para que se adjunten a los documentos públicos. Estos impresos son una ayuda para la traducción y comprensión de los documentos, pero no tienen valor jurídico en sí mismos.

Los impresos los tiene que hacer la autoridad pública del Estado emisor del documento:

• en su lengua oficial (si tiene varias lenguas oficiales, en una lengua oficial del lugar donde se expide el impreso)
• en la lengua oficial del Estado Miembro en el que vaya a presentarse el documento público (si tiene varias lenguas, en una de las lenguas oficiales en que vaya a presentarse el documento y que sea una lengua oficial de las Instituciones de la Unión Europea)

El Reglamento también incorpora un sistema que permite a las autoridades ante las que se presentan los documentos indagar acerca de la autenticidad de los mismos, si es que tuvieran alguna duda.

Hay que darle la bienvenida a este Reglamento que, sin duda, contribuirá a la agilidad de nuestros procedimientos y sigue la línea de exención de formalidades iniciada hace tiempo por los textos internacionales.

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